Alustan valinnan pitää aina perustua tapahtuman tavoitteisiin ja ohjelmaan. Alustat kehittyvät koko ajan, sen takia niiden ominaisuuksiin kannattaa tutustua jatkuvasti.

Puhun tässä tekstissä tapahtuma-alustoista, en webinaarityökaluista. Tapahtuma-alustalla tarkoitan verkkopalvelua, jossa näytetään striimiä ja jossa osallistujat voivat esimerkiksi verkostoitua, osallistua näyttelyyn, lähettää viestejä tai äänestää.

Mistä aloittaa? Päätä ensin, mikä on tapahtumassa tärkeintä, ja sen jälkeen valitse muutama alusta vertailuun. Toivon, että listani auttaa sinua siinä!

1. Ilmoittautuminen. Onko alustalla oma ilmoittautuminen/lippujen myynti vai voisitko tuoda oman osallistujalistan suoraan järjestelmään? Löytyykö integraatio asiakastietojärjestelmääsi, vai luoko osallistuja oman tilin kirjautuessaan tapahtumaan? Veloitetaanko sinua, jos myyt lippuja alustan kautta?

2. Kirjautuminen ja oikeudet. Miten osallistujat kirjautuvat sisään, mitä tietoa kerätään, ja miten sen voi tehdä turvallisesti (henkilökohtainen URL, SMS-vahvistus jne.)? Voitko päättää, mitä kukin osallistuja näkee ja mihin sessioihin pääsee? Voitko rajata pääsyä sessioihin osallistujatyypin/lipputyypin perusteella? Voitko itse luoda VIP-alueita alustalla, vai pitääkö tämä tehdä palveluntarjoajan kautta?

3. Lavat ja sessiot. Lavat: montaako samanaikaista lavaa (striimiä) alusta tukee? Maksaako lisälava lisää vai kuuluuko hintaan? Sama koskee sessioita (sessiolla tarkoitan video-ryhmäkeskustelua). Montako osallistujaa pääsee sessioon videoyhteydellä, ja montako vain kuuntelemaan?

4. Striimi. Mitkä striimiratkaisut toimivat alustalla? Mitä tapahtuu, kun osallistuja lähtee lavalta katsomaan esim. näyttelyä, näkyykö päästriimi edelleen pienessä popup ikkunassa vai sulkeeko sen lavalta poistuessa.

5. Vuorovaikutus. Miten vuorovaikutus alustalla ylipäätänsä onnistuu? Chat (anonyymi vai ei)? Voivatko osallistujat lähettää linkkejä chatiin? Q&A? Kyselyt? Äänestykset? Pelit? Kuka ne moderoi ja miten?

6. Moderointi. Onko alustalla käyttäjähallinta? Voiko yhdellä käyttäjällä olla eri roolit eri tapahtumissa? Onko oma näkymä juontajalle? Voiko olla monta moderoijaa?

7. Pelillistäminen. Onko alustalla pelillistämisen elementtejä (visailut, kilpailut)? Hyödyttävätkö ne näyttely-yleisön aktivoinnissa ja liidien keräämisessä? Kuuluvatko hintaan?

8. Brändäys. Miten helposti alustan visuaalista ilmettä voi muokata ja kenen toimesta se onnistuu? Voitko käyttää omia värejä? Mihin voit laittaa logon ja muuta grafiikkaa?

9. Verkostoituminen. Miten se toimii? Onko AI-pohjainen? Onnistuuko videochatin kautta? Miten toimii hybriditapahtumassa.

10. Sponsorointi. Millä tavalla sponsorit voivat tuoda omia palveluitaan näkyviin? Onko alustalla jo valmiit paikat bannereille? Voiko käyttää animoituja bannereita? Onko alustalla valmiiksi rakennettuja sponsori-paketteja?

11. Näyttely. Kuuluuko näyttely hintaan vai onko lisämaksullinen ominaisuus? Onko alustalla jo valmiiksi tuotteistettuja osastotasoja, joita myydä? Pääsevätkö näytteilleasettajat itse luomaan omia osastoja ja lisäämään logoja ja muita materiaalia? Jos ei, kenen vastuulla on luoda osastot ja lisätä näytteilleasettajien tiedot?  Onko virtuaalisella osastolla chat tai videochat? Mitä tiedostoja saa lisätä osastolle? Onko jotain rajoituksia? Mitä data osaston kautta kerätään? Millaisia raportteja näytteilleasettaja saa tapahtumasta?

12. Analytiikka. Mitä dataa kerätään ja miten syvällisesti? Onko helppo luoda jaettavia, dynaamisia raportteja? Miten kauan data on saatavilla? Voiko datan viedä esim. CRM-järjestelmään?

13. Hallintaportaali. Voitko itse luoda omia virtuaalitapahtumia vai tekeekö joku sen puolestasi? Jos portaali on olemassa, mitä kaikkea pystyt tekemään siellä itse ja mitä menee tarjoajan tuen kautta? Montako käyttäjää kuuluu hintaan?

14. Asiakastuki: Kuuluuko asiakastuki hintaan? Millä tavalla saat tukea: puhelin, sähköposti, tukiportaali, videot? Saatteko kunnon koulutuksen tai tapahtumakohtaisen tuen? Maksaako se?

15. Osallistujatuki: Onko tapahtuma-alustalla oma alue osallistujatuelle (chat, UKK)?

16. Käyttöönotto. Miten nopeasti alustan saa käyttöön? Mitä pitää tehdä ennen sitä?

17. Kieli. Millä kielellä käyttöliittymä on? Onko sitä mahdollista kääntää?

18. Testitili. Saatko testata alustaa itse, ennen kun teet ostopäätöksen?

19. Ominaisuus-lista. Pyydä lista kaikista ominaisuuksista. Näin tiedät mitä kuuluu lisenssiin ja mitä ei. Esimerkiksi: Miten kauan tapahtumat saa olla auki? Onko osallistujamäärälle ylärajaa? Paljonko maksaa lisäosallistuja? Voitko käyttää alustaa on-demand -palveluna?  Onko tapahtumakohtaisia lisenssejä?

20. Budjetti. Mikä on tapahtuman budjetti? Voitko tinkiä jostain ominaisuuksista, jotta pääset budjettiin? Voitko rahoittaa tapahtumaa näyttelyllä ja on-demand -palvelujen kautta?

Riippuen tapahtuman tavoitteesta ja sisällöstä voit päättää mitkä asiat käyt läpi alustaan tutustuessa. Lista saattaa vaikuttaa pitkältä, mutta sen läpikäynti tuo lopulta mielenrauhaa!

Tulevaisuutemme on hybridi, joten muista myös kysyä, kuinka alusta palvelee hybriditapahtumaa, jossa osa yleisöstä on paikan päällä ja osa osallistuu verkon kautta? Erityisesti – miten alustan näyttely ja verkostoituminen toimivat hybriditapahtumassa?

 

Tsemppiä kaikille tuleviin tapahtumiin!

Valentina Voronova