Vinkit virtuaalisen tapahtuman järjestäjälle

Kokous, kongressi, seminaari, juhlat, tapahtuma… Mistä kannattaa aloittaa online-tapahtuman suunnittelu?

Määrittele kohderyhmä ja tavoite. Silloin tiedät, miksi ylipäätään olet järjestämässä tapahtumaa ja mikä on toivottu lopputulos. Perusasiat ovat samat sekä virtuaalisessa että livetapahtumassa.

Valitse fyysinen tila. Tila voi olla joko kuvausstudio green screenillä tai muu sopiva tila. Tärkeintä on, että tilassa on hyvät valot, puheäänentoisto, kiinteä netti sekä tekniikka striimausta varten.

Valitse alusta. Alustoja on monia ja niiden ominaisuudet vaihtelevat. Pyydä demoesitys ja varmista, että alusta on omiin tarpeisiisi sopiva. Striimin voi lähettää myös someen tai omille websivuille.

Pohdi, miten vuorovaikutus tapahtumassa toteutetaan. Millä tavalla osallistujat lähettävät kysymyksiä puhujille ja keskustelevat keskenään? Riittääkö Q&A-ominaisuus, vai tarvitsetko myös chatin? Onko tapahtumassa verkostoitumista, ryhmäkeskusteluja tai/ja virtuaalinen näyttely?

Mahdollista etänä puhuminen. Jos puhuja ei pääse paikalle, etäyhteydet pelastavat tilanteen. Hyvä nettiyhteys, mikrofoni ja erillinen webkamera ovat ykkösasioita etäpuhujalle. Etäyhteydet kannattaa testata etukäteen.

Graafisilla materiaaleilla on iso rooli. Mieti etukäteen, miten tapahtuma alkaa ja mitä online-yleisö näkee striimissä? Miten esittelet seuraavat puhujat, mitä kuvaa näytetään tauolla ja miltä näyttää lopetusdia? Videoiden ja kuvien käyttö rikastaa online-osallistujien kokemusta tapahtumasta. 

Oma taustamusiikki. Taustamusiikkia voi soittaa ennen tapahtuman alkua, tauolla ja lopuksi.

Resursoi oma työpanoksesi. Mieti etukäteen, kuka juontaa tapahtuman, kuka moderoi chattiä/Q&A:ta ja kuka ohjaa puhujia. Sovi etukäteen av-yrityksen kanssa, miten jaatte nämä roolit.

Muista tauottaa tapahtuma. Online-yleisö tarvitsee myös taukoja. Taukoja voi hyödyntää näyttämällä mainosvideoita tai markkinoimalla tulevia tapahtumia.

Harjoittele! Varaa aikaa harjoitteluun; käy tapahtuman agenda yhdessä av-yrityksen, puhujien ja moderaattorin kanssa.

Vinkit antoi Suomen Videoviestintä SVV oy:n Valentina Voronova.

Julkaistu Evento-lehdessä 6/2020.

Tilaa Evento!

Tilaa digilehti!