Valta lisää liikematkustajan hyvinvointia

Mahdollisuus vaikuttaa matkan yksityiskohtiin ja selkeät ohjeet poikkeustilanteiden varalta parantavat liikematkustajien työhyvinvointia.

Liikematkustajien työhyvinvointiin kiinnitetään huomiota etenkin sellaisissa organisaatioissa, joissa matkatyötä tehdään paljon. Suomen Liikematkayhdistys FBTA:lla on noin 160 jäsenyritystä. Ne ovat tyypillisesti vientiyrityksiä, joiden liiketoiminnassa matkustus on merkittävä kustannuserä.

– Harvassa isossakaan yrityksessä on isoa matkatiimiä, joka vastaisi matkustusasioista. Parhaimmillaan on hankinnassa henkilö, joka vastaa sopimuksista. Travel managerin tehtävä on omien matkustajien ohjeistus ja opastus. Useimmiten tämäkin on paljon, Liikematkayhdistyksen toiminnanjohtaja Sari Viljamaa toteaa.

Niissä yrityksissä, joissa matkahallinto on vaikkapa säästösyistä lakkautettu ja tehtävät jaettu ympäri organisaatiota, liikematkustamisen kustannustaso yleensä nousee, koska omistajuutta ei ole kenelläkään. Silloin ei paljon pohdita matkustamisen vaikutuksia työhyvinvointiinkaan.

– Jos yrityksessä on matkustuksesta vastaava taho, yleensä myös mietitään, miten pystytään helpottamaan paljon matkustavien taakkaa, ja mitä voimavaratekijöitä voidaan ottaa käyttöön.

Matkustuspolitiikalla iso merkitys

Yritysmatkustamisessa työhyvinvoinnin näkökulma on erilainen eri henkilöstöryhmissä sen mukaan, paljonko matkoja on ja suuntautuvatko ne eri aikavyöhykkeille. Yrityksen matkustuspolitiikka vaikuttaa silti kaikkien matkatyötä tekevien hyvinvointiin.

– Jos politiikkana on mennä aina halvimmalla, se aiheut­taa pitkiä matkustusaikoja välilaskuineen. Silloin aikaerokohteisiin mennään turistiluokassa keskipaikalla ilman mitään lounge-mukavuuksia. Se tietysti kuluttaa paljon enemmän, kuin jos matkustajalla on edes jotain valtaa valita käyttämänsä palvelut.

Jos matkustuspolitiikka sallii joustoja ja omaa harkintaa matkustajalle, hänen ei ehkä tarvitsekaan lähteä kotoa sunnuntai-iltana, vaan ehtii asiakastapaamiseen suoremmalla lennolla vasta maanantaiaamuna. Viljamaan mukaan oman vaikutusmahdollisuuden ei tarvitse tarkoittaa, että aina matkustetaan bisnesluokassa ja hyödynnetään nopeita turvatarkastuksia.

– Lentoyhtiöillä on joustavia hintatyyppejä myös niin kutsuttuihin väliluokkiin, joissa matkustusmukavuus on vähän parempi.

Päiväraha ei monellekaan kompensoi sunnuntai-iltana perheen parista lähtemisellä menetettyä vapaa-aikaa.

Matkustuspolitiikasta voi tulla yritykselle kilpailuvaltti.”

– Kun tietyillä aloilla alkaa olla pula osaavasta työvoimasta, matkustuspolitiikasta voi tulla yritykselle jopa kilpailuvaltti, Viljamaa sanoo.

Kokous- tai kongressimatkalle lähdetään yleensä tapahtuman ohjelman takia, mutta siihenkin pystyy paikan päällä vaikuttamaan.

– Ihan varmasti jonkin kokkarin tai kekkerin voi jättää väliin, ja mennäkin sen ajaksi kävelemään ja tutustumaan kohteeseen. Omaa hyvinvointiaan edistää parhaiten sillä, ettei luovu kaikesta normaalista tekemisestä matkan aikana, vaan pyrkii ylläpitämään omia rutiinejaan ja asioita, jotka edistävät omaa hyvää fiilistä myös matkalla, Viljamaa neuvoo.

Tietääkö kukaan, missä olen?

Nykyään matkalaskua voi alkaa tehdä jo reissun päällä ja hoitaa muitakin rutiinihommia vaikka lentokentällä, mutta digitalisaatiolla on myös kääntöpuolensa. Eri aikavyöhykkeellä pidetyn kokouspäivän jälkeen hotelliin palaavan työmatkalaisen sähköposti kotimaasta alkaa vasta kilkattaa. Ennen ei odotettu, että matkan aikanakin työntekijällä on toinen jalka työpaikallaan.

– Moni ei nykyään edes käytä mitään out of office -ilmoituksia, vaan kuka tahansa voi olla yhteydessä milloin tahansa. Siitä tulee helposti noidankehä.

Poikkeustilanteet, kuten lennolta myöhästyminen tai lennon peruuntuminen, tutkitusti heikentävät liikematkustajan hyvinvointia, jos niihin liittyy epävarmuus oikeista toimintatavoista.

– Mitä paremmin yritys pystyy ohjeistamaan poikkeustilanteissa toimimisen, sitä vähemmän on säätöä ja epätietoisuutta. Myös matkustajan tunne, että joku tietää missä olen ja pystyy auttamaan, on tärkeä. Poikkeustilanteita on yhä useammanlaisia, Viljamaa sanoo.

Esimerkiksi viestiyhteyksiin vaikuttavien luonnonmullistusten varalta FBTA suosittelee kaikkia tekemään ulkoministeriön matkustusilmoituksen.

Ostajat ja myyjät samassa organisaatiossa

Matkustajien hyvinvoinnin parantaminen on jatkuvasti Liikematkayhdistyksen koulutusagendalla. Normivuonna yhdistyksen noin kymmeneen tilaisuuteen osallistuu 600–800 henkilöä. FBTA:n omien tilaisuuksien lisäksi jäseniä käy GBTA:n (Global Business Travel Association) kansainvälisissä tapahtumissa.

– Iso yhteinen ponnistus on Nordic Business Travel Summit, joka oli maaliskuussa Kööpenhaminassa ja viime vuonna Suomessa. Ne ovat verkostoitumis- ja koulutustapahtumia, joihin osallistuu sekä ostajia että palveluntar­joajia, Viljamaa kertoo.

Suosittu osa koulutustarjontaa on FBTA:n yhdessä kauppakamarin kanssa toteuttama matkahallinnon tutkinto. Viidestä moduulista koostuva koulutussarja kattaa matkahallinnon perusteet ja yritysmatkustamisen organisoinnin, hankinnan, sopimukset ja ympäristövaikutukset. Kolmatta vuotta järjestettävällä kurssilla on kerrallaan tusinan verran tutkinnon suorittajia, mutta moduulit ovat myynnissä myös yksittäisinä.

– Esimerkiksi verottomien matkakustannusten korvauksia käsittelevään koulutuspäivään saattaa osallistua moninkertainen määrä koulutettavia.

Ennen ei odotettu, että matkan aikanakin toinen jalka on työpaikalla.

Kauppakamarin neuvottelukunnasta omaksi yhdistykseksi 32 vuotta sitten muodostettu Liikematkayhdistys on elinkeinoelämän järjestö, joten sillä ei ole henkilöjäseniä. Liikematka- ja kokouspalveluja käyttävien yritysten ja organisaatioiden lisäksi tämän vuosisadan puolella on otettu mukaan myös palveluntarjoajia, kuten lentoyhtiöitä, liikematkatoimistoja ja hotelliketjuja.

– Olemme aidosti verkosto, joka kattaa kaikki liikematkustamisen osapuolet, Viljamaa sanoo.

Tapahtumat ja kokoukset travel managereille

Viime vuosina travel managereiden rooliin on monessa yrityksessä sisällytetty kokous- ja tapahtumapalvelut. Yritykset haluavat tarkemman käsityksen, mihin niissä toiminnoissa rahojaan käyttävät.

– Matkahallinto on monessa yrityksessä jo hyvissäkin kantimissa; prosessit ovat suhteellisen suorat ja automatiikkaa käytetään missä voidaan, mutta kokous- ja tapahtumahallinnon puoli ei ole vielä yhtä hyvin hallinnassa.

Jos yrityksessä ei ole erillistä matka-asioista vastaavaa, tehtävä kuuluu usein johdon assistentille. Hänen kuuluu tietää, miten yrityksessä matkustetaan ja mitä palveluntarjoajia käytetään. Kokoustoiminnoissa pyritään samaan.

Viljamaan mukaan liikematkustamista ostavien pöydillä päällimmäisinä ovat tällä hetkellä ympäristöasiat, brexit ja lentojen jakelukanavat.

– Isot lentoyhtiöt ovat alkaneet preferoida omia jakelukanaviaan yleisten varausjärjestelmien ohi, jolloin niiden koko tarjonta on vain lentoyhtiöryhmän omassa portaalissa. Se heikentää vertailumahdollisuuksia.

Brexit vaikuttaa lentoliikenteeseen suuresti. Vaikka viisumiton matkustus Britannian ja EU:n välillä jatkuisikin, brittiyhtiöt pystyisivät liikennöimään EU:n alueella vain kahdenvälisillä reiteillä.

Vastuullisuus- ja CRS-ohjelmiaan laativat yritykset taas pohtivat, pitäisikö liikematkustuksen ympäristövaikutuksia kompensoida vuositasolla vai varauskohtaisesti, ja pitäisikö yhteistyökumppaneita vaihtaa vastuullisuusperusteilla.

Julkaistu Evento-lehdessä 3/2019.