OSALLISTUJATIEDON keräämiseen ja hallintaan erikoistuneen Lyytin toimitusjohtajana Petri Hollmén törmää päivittäin taidokkaasti järjestettyihin tapahtumiin, jotka ansaitsisivat tunnustusta, mutta ovat tähän mennessä jääneet Evento Awardsin kilpailukategorioiden ulkopuolelle.

– Suomessa on paljon yrityksiä ja muita organisaatioita, joille tapahtumat ovat tärkeä osa strategiaa. Tapahtumia eivät kuitenkaan ole toteuttamassa tapahtumatoimistot, vaan oman talon osaajat. Sopivan kilpailukategorian puuttuessa inhouse-osaajien ammattitaito ei ole tähän mennessä saanut näkyvyyttä Evento Awardsissa, Hollmén sanoo.

Uuden Tapahtumatoteuttaja-sarjan myötä tilanne kuitenkin muuttuu ja tähän saakka tutkan alla lentäneet tilaisuudet pääsevät mukaan kilpailuun. Syytäkin on. 

– Inhouse-tuotantona toteutettavat tapahtumat saattavat olla kooltaan pieniä, mutta organisaation omien tavoitteiden saavuttamisessa niillä on merkittävä rooli, Hollmén korostaa.

– Tavoitteita voivat olla esimerkiksi myynnin tai markkinoinnin edistäminen, henkilöstön kouluttaminen, jäsenhankinta tai sidosryhmien sitouttaminen. Kyse voi olla yksittäisestä tapahtumasta, tapahtumasarjasta tai koko organisaation tapahtumatoiminnasta. Yhteistä tapahtumille on kuitenkin se, että ne ovat organisaatiolleen strategisesti tärkeä kilpailutekijä.

Evento Awardsiin ilmoitettavat organisaatiot ja tapahtumatuottajat voivat tuottaa tapahtumia kokonaan organisaation omin voimin tai hyödyntää niissä tapahtumatoimistojen osaamista. Olennaista on kuitenkin se, että tapahtuman johtaminen ja tapahtumatoiminnan kehittäminen löytyvät organisaation omien seinien sisältä.

– Tapahtumia arvioidessaan tuomaristo kiinnittää huomiota tapahtumatoiminnan strategisuuteen ja johdonmukaisuuteen, tulosten mitattavuuteen ja toiminnan tulospohjaiseen kehittämiseen, Hollmén toteaa.

– Tärkeää on, että tapahtumat nähdään organisaatiossa kilpailuetuna ja vaikuttamiskeinona, ja että tapahtumatoiminta on ammattimaisesti johdettua.   

Data täyteen käyttöön

Yhtenä Tapahtumatoteuttaja-sarjan keskeisenä tavoitteena on nostaa esille myös osallistujadatan pitkäjänteistä hyödyntämistä.

– Usein tapahtumassa kerättyä dataa käytetään vain kiitosviestien lähettämiseen, vaikka mahdollisuuksia sen hyödyntämiseen olisi loputtomiin, Hollmén pahoittelee.

– Tapahtumatoimistoilla ei yleensä ole mahdollisuutta vaikuttaa kerätyn datan käyttöön. Organisaatioiden omat tapahtumaosaajat puolestaan pääsevät siihen käsiksi ja ymmärtävät, miten sen avulla voidaan vaikuttaa, myydä ja markkinoida sekä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana että sen jälkeen. 

Hollmén painottaa tapahtumien olevan strateginen osa myyntiä ja markkinointia – siis yksi sisältömarkkinoinnin keino muiden joukossa.

– Tapahtumia ei tarvitse keinotekoisesti erottaa muusta markkinoinnista, vaan niitä voidaan käyttää muiden markkinoinnin muotojen ohella sen mukaan, millainen toimenpide kulloinkin palvelee myynnin tavoitteita. Kun tapahtumat nähdään osana markkinointia, ne muuttuvat kertapanostuksesta osaksi pitkäjänteisempää prosessia, ja tässä prosessissa organisaation sisäinen tapahtumaosaaminen on kultaakin kalliimpaa.