Työpaikan välttämätön vuorovaikutus

Yksi yleisimmistä tyytymättömyyden aiheista työpaikoilla on huono tiedonkulku. Ongelma on ehkä yllättäen yhteinen niin suurille kuin pienillekin työyhteisöille. Avoimen tiedonkulun, aktiivisen vuorovaikutuksen ja molemminpuolisen oikea-aikaisen palautteen merkitys työhyvinvointiin on keskeinen. Paitsi, että toimiva vuorovaikutus parantaa työtyytyväisyyttä, sillä on suuri merkitys myös monissa juridisissa kysymyksissä.

Tyypillisesti työhyvinvointia heikentää kokemus siitä, että tietoa työpaikan tapahtumista ei anneta riittävästi tai oikea-aikaisesti. Sisällöltään asianmukainenkaan tiedottaminen ei pelasta tilannetta, jos tiedottaminen tapahtuu vasta, kun asia on jo työyhteisössä tai jopa työpaikan ulkopuolella laajasti tiedossa. Omaa työpaikkaa koskevien tietojen kuuleminen ensimmäistä kertaa työpaikan ulkopuolelta myös asettaa työyhteisön kielteiseen valoon ja heikentää työnantajan mainetta ja työnantajakuvaa. Pidättäytyminen salassa pidettävien seikkojen tiedottamisesta henkilöstölle saattaa synnyttää kuvan, että henkilöstöön ei luoteta, vaikka työntekijöitä sitoo jo suoraan lainsäädännön nojalla työnantajan yrityssalaisuuksien suoja.

On myös harkittava, mikä on kulloinkin tarkoituksenmukainen tiedottamisen tapa. Jos tiedottamisesta ei huolehdita asianmukaisesti, työyhteisössä voi syntyä käsitys, että henkilöstöä ei arvosteta. Sen sijaan esimerkiksi organisaation johdon pitämät säännölliset sisäiset tiedotustilaisuudet osoittavat, että henkilöstöstä välitetään, mikä vahvistaa osaltaan työntekijöiden sitoutumista. Johdon tiedottamistavat vaikuttavat esimerkillään myös työyhteisön yleiseen viestintäkulttuuriin.

”Se on siellä intrassa”

Tiedottamisessa ja vuorovaikutuksessa ei ole kysymys ainoastaan työhyvinvoinnista. Tiedottamisella on keskeinen merkitys myös työnantajan ohjeistusten ja määräysten noudattamisen kannalta.

Esimerkiksi työturvallisuusvelvoitteiden täyttämiseksi ei ole riittävää, että työnantajalla on sinänsä kattavat ohjeistukset työvälineiden käytöstä. Työnantajalla on vastuu siitä, että ohjeistukset ovat työpaikalla tiedossa ja asianmukainen perehdytys on tehty. Toisena esimerkkinä työnantajan luottokortin väärinkäytöstilanteissa voi syntyä riita siitä, onko työntekijällä ollut tiedossa luottokortin pelisääntöjä koskeva ohjeistus. Selvät ohjeet ja niistä informoiminen ennaltaehkäisevät väärinkäytöksiä ja selkeyttävät riitatilanteiden selvittämistä.

Toimiva tiedonkulku ja palautteen anto organisaation jokaisella portaalla parantaa työhyvinvointia ja työyhteisön toimivuutta merkittävästi.

Ongelmaksi muodostuu toisinaan liian suuri määrä tietoa, kun työpaikan tietotulva – tyypillisesti intranetissä – hukuttaa alleen keskeiset ohjeistukset.

Viestintä muutostilanteissa vähentää epävarmuutta

Viestinnän merkitys korostuu muutostilanteissa, kuten organisaatiouudistusten tai yhteistoimintaneuvotteluiden yhteydessä. Muutokset aiheuttavat paljon epävarmuutta, huolta ja pelkoa – niissäkin, jotka eivät olisi suoraan muutosten kohteena. Muutostilanteissa on juridisten seikkojen ohella välttämätöntä huolehtia etupainotteisesta ja inhimillisestä tiedottamisesta ja henkilöstön kuuntelemisesta. Tulevaisuuden kannalta on olennaista, että työpaikalla ymmärretään aidosti, mitä organisaatiossa tapahtuu, miksi muutoksia tarvitaan, mitä muutoksella tavoitellaan ja minkälaisia muutoksia suunnitellaan. Ikävätkin ratkaisut, jotka on toteutettu avoimesti henkilöstöä arvostaen ja vuorovaikutuksesta huolehtien, on työyhteisössä helpompi hyväksyä. Epäonnistunut viestintä sen sijaan toimii siemenenä tyytymättömyydelle, joka voi pahimmillaan johtaa vuosien pituisiin oikeusprosesseihin.

Ääritilanteissa puutteellinen viestintä ja sen synnyttämä epävarmuus voi olla myös yksi osatekijä, joka lisää osaltaan työn aiheuttamia henkisiä kuormitustekijöitä, mikä työnantajan on huomioitava työsuojeluvelvoitteensakin näkökulmasta.

Vuorovaikutus apuna työsuhteen häiriötilanteissa

Hyvän viestintäkulttuurin ja vuorovaikutuksen merkitys korostuu myös yksittäisen työsuhteen elinkaaren häiriötilanteissa. Hyvinä aikoina luotu luonteva ja luottamuksellinen keskusteluyhteys helpottaa myös vaikeiden, kuten esimerkiksi tällä hetkellä ajankohtaisten #metoo-kampanjan esille tuomien arkaluonteisten, keskustelujen käymistä.

Toimiva vuorovaikutus mahdollistaa sen, että kielteinen palaute pystytään antamaan välittömästi, kun tarve ilmenee, eivätkä ongelmat ehdi paisua ja myrkyttää työskentelyilmapiiriä. Kun esimies käy kehitys-, varoitus- tai päättämiskeskustelua, on myös välttämätöntä, että palautteen saaja sisäistää saamansa palautteen ja sen syyt. Muutosta ei tapahdu, jos henkilö ei ymmärrä, mistä häntä moititaan. Toimiva vuorovaikutus on avain riitojen ennaltaehkäisyyn, jos päättämistilanteessa työntekijälle aidosti ja häntä arvostaen kerrotaan, mitkä syyt ovat johtaneet työnantajan ratkaisuun. Kielteisen palautteen antaminen on vaativaa, mutta sekä inhimillisesti että juridisesti välttämätöntä.

Muista myös myönteinen palaute

Osana toimivaa vuorovaikutusta on myös myönteisen palautteen antaminen. Turhan usein palautteen antaminen mielletään organisaatiossa ylhäältä alaspäin annetuksi palautteeksi. Toimivassa työyhteisössä palautetta annetaan luontevasti myös alhaalta ylöspäin, kuten myös kollegojen kesken. Toimiva tiedonkulku ja palautteen anto organisaation jokaisella portaalla parantaa työhyvinvointia ja työyhteisön toimivuutta merkittävästi.

Tässä juttusarjassa työoikeusjuristi, asianajaja Mari Mohsen käsittelee tyypillisimpiä haasteita, joihin työpaikoilla tänä päivänä törmätään.