Työpaikan konfliktien varoitusmerkit

Konflikteilta ei voida täysin välttyä työpaikoilla. Oikeanlaisilla toimintatavoilla voidaan kuitenkin välttää erimielisyyksien syntyminen tai ainakin vaikuttaa siihen, minkälaisia mittasuhteita riidat saavat.

Työpaikat ovat osa elävää elämää ja myös työpaikoilla syntyy erilaisia ristiriitoja. Työelämässä on tunnistettavissa tyyppitilanteita, jotka ovat usein myötävaikuttamassa työriitojen syntyyn ja laajentumiseen. Oikeanlaisilla toimintatavoilla voidaan välttää erimielisyyksien syntyminen tai ainakin vaikuttaa siihen, minkälaisia mittasuhteita riidat saavat, muuttuvatko ne vuosia kestäviksi oikeudenkäynneiksi vai päättyvätkö ne alkumetreille.

Vaikka arjessa on kiire, on järkevää huolehtia etukäteen siitä, että työpaikalla on toimivat käytännöt. Parhaimmillaan ne ennaltaehkäisevät riitoja tai ainakin helpottavat niiden selvittämistä; tulehtuneet ja pitkittyneet työyhteisökonfliktit haittaavat ilmapiiriä ja syövät työpaikan resursseja.

Tärkeä vuorovaikutus

Monesti syy erilaisiin työyhteisökonflikteihin on jollakin tavalla epäonnistunut kanssakäyminen ja viestintä. Riidan siemen löytyy usein kiireellä ja ajattelemattomuuttaan puutteellisesti hoidetussa kommunikaatiossa. Oikeudenkäyntien taustalla on usein loukattuja tunteita ja itsensä tavalla tai toisella väärin kohdelluksi kokenut ihminen. Myös heikko työskentelyilmapiiri ja erilaiset kuormitustekijät toimivat sytykkeinä erimielisyyksille.

Päivittäisen vuorovaikutuksen, avoimen tiedottamisen sekä molemminpuolisen ja oikea-aikaisen palautteen merkitystä toimivan työyhteisön peruspilareina ei voi korostaa liikaa. Työnjohdollisten keskustelujen, kuten koeaika- tai kehityskeskustelujen, käymisen lisäksi vapaamuotoisen keskusteluyhteyden luominen on olennaista työpaikan onnistuneen vuorovaikutuksen kannalta. Työpaikan arjessa tapahtuva jatkuva ja avoin dialogi on keskeinen elementti, joka helpottaa myös kielteisten ja vaikeiden asioiden käsittelemistä työyhteisössä. Aito vuorovaikutus auttaa myös hallitsemaan muuttuvan työelämän aiheuttamia haasteita.

Vaikeiden keskustelujen käyminen

Osana hyvää johtamista on kyky ja halu käydä vaikeita keskusteluita ja puuttua epäkohtiin oikea-aikaisesti. Usein työpaikan tulehduspesäkkeiksi muodostuneiden ongelmatilanteiden taustalla on liian kiltti ja joustava johtaminen – tai vaikeiden tilanteiden välttely. Liian kiltti johtaja on osaltaan häiriökäyttäytymisen mahdollistaja. Osana hyvää johtamista on kyettävä käymään ryhdikkäästi kiusallisia keskusteluja ja antamaan rehellistä palautetta avoimesti. Silmien sulkeminen työpaikan häirikön käyttäytymiseltä tai epämotivoituneen työntekijän alisuoriutumiselta on usein osasyy ongelmaan.

Salliessaan häiriökäyttäytymisen tai pitkäkestoisen alisuoriutumisen liian ymmärtäväinen johtaja kuormittaa huomaamattaan muuta työyhteisöä ja synnyttää maaperää erilaisille työpaikkakonflikteille. Työnantajalla on velvollisuus asettaa rajat sopivan ja sopimattoman käytöksen välille.

Aktiivisella, läsnä olevalla ja keskustelevalla johtamisella työpaikan ongelmia voidaan ennaltaehkäistä ja niihin voidaan puuttua sekä vaikuttaa ennen kuin tilanne on edennyt liian pitkälle.

#metoo?

On olennaista, että työpaikalla on toimivat prosessit häiriötilanteiden varalle. Viime aikoina runsaasti huomiota saanut seksuaalista häirintää koskeva Me too -kampanja on osaltaan lisännyt tietoisuutta työpaikoilla tapahtuvasta häirinnästä ja herättänyt kysymyksiä toimintatavoista erilaisten häirintätilanteiden käsittelyssä.

Epäasialliseen käytökseen puuttuminen on työnantajan velvollisuus, ja työnantajan tehtävänä on huolehtia, että häirintätilanteiden käsittelyä koskevat kirjalliset ohjeet ovat kaikkien työyhteisön jäsenten tiedossa ja helposti saatavilla. Tällöin häirintää kokenut tietää, millä tavoin ja kenen puoleen voi kääntyä. On tärkeää, että kaikilla työyhteisön jäsenillä on tiedossa, minkälainen selvitysprosessi on, kuinka se etenee ja mitä häirintäväitteen käsittely ylipäänsä tarkoittaa. Koska häirintätilanteet ovat luonteeltaan hyvin erilaisia, työpaikoilla on myös suositeltava pohtia erilaisia vaihtoehtoisia ja kevennettyjä tapoja puuttua ja ennaltaehkäistä epätoivottua käytöstä.

Kun ohjeistukset ja käytännöt ovat kunnossa ja asioiden selvittämisestä vastaavat tahot tehtäviensä tasalla, asioiden selvittäminen on vaikeissakin tilanteissa mahdollisimman sujuvaa.

Paperityö on tärkeää

Vaikka kaikki olisi kunnossa, erimielisyyksiä esiintyy toisinaan. Riitojen selvittämiseen ja ratkaisemiseen voidaan riittävällä varautumisella valmistautua jo ennalta. Myös oikeanlaisella dokumentaatiolla voi vaikuttaa siihen, kuinka pitkälle työpaikan erimielisyystilanteet etenevät ja kuinka ne ratkeavat.

Kun työpaikan toimintakulttuurin osana on tehdä kirjalliset sopimukset, tavoitteet ja budjetit, monet epäselvyydet työsuhteen keskeisistä seikoista voidaan välttää. Myös työnjohdollisten keskustelujen, kuten varoitus- ja kuulemiskeskustelujen, kirjaamisesta esimerkiksi keskustelumuistioon on hyötyä mahdollisia tulevia erimielisyyksiä ajatellen. Huolellinen asiakirjahallinta helpottaa menneiden tapahtumien selvittämistä vuosia myöhemmin myös tilanteissa, joissa tapahtumista tietävät henkilöt eivät enää ole työnantajan palveluksessa.

Huolellisesti hoidettu dokumentaatio hillitsee osaltaan erimielisyyksien pahenemista. Jos työsuhteen tapahtumat ja käydyt keskustelut on asianmukaisesti kirjattu, epäselvyyksiä tapahtumatiedoista ei myöhemmin synny niin herkästi.

Tarkoituksenmukaiset toimintatavat ja avoin keskustelukulttuuri on koko työyhteisön etu.

Ohjeita työpaikoille

  • Jokapäiväinen vuorovaikutus auttaa vaikeiden aikojen yli.
  • Vaikeiden keskustelujen käyminen on osa hyvää johtajuutta.
  • Askelmerkit kohdilleen – toimivat prosessit helpottavat työpaikan arkea.
  • Riittävä dokumentaatio työpaikan toimintatavaksi.

Tässä juttusarjassa työoikeusjuristi, asianajaja Mari Mohsen käsittelee tyypillisimpiä haasteita, joihin työpaikoilla tänä päivänä törmätään.