Tapahtuma-alan konkari Vesa Walden kehitti Opens.fi-alustan kaiken kokoisille ja näköisille tapahtumille. Kehitystyö lähti liikkeelle omista kokemuksista ja tarpeista.
Tapahtuma-alan konkari Vesa Walden kehitti Opens.fi-alustan kaiken kokoisille ja näköisille tapahtumille. Kehitystyö lähti liikkeelle omista kokemuksista ja tarpeista.

Työkalupakki kuntoon

Livetapahtumatkin suunnitellaan verkossa. Oli kyseessä sitten pieni kokous tai suuri festivaali, oikein valittuja sovelluksia ja työkaluja käyttämällä säästyy aikaa ja rahaa.

Tapahtuman järjestämiseksi tarvitaan paljon yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikasta aina pohjakuvasta sähkö- ja hälytysjärjestelmiin.

Iso ongelma on, että tätä tietoa ei ole kovin hyvin saatavilla, vaan sitä pitää lypsää ja etsiä monesta eri paikasta tai se on dokumentoitu hyvin yksilöllisellä omalla tavalla.

Vesa Walden lähti kehittämään Opens.fi-alustaa tapahtuma-alan ammattilaisille, koska tiesi tällaisen palvelun tarpeellisuuden omasta kokemuksesta. Opens on digitaalisten työvälineiden tuoteperhe tapahtumasuunnitteluun, -johtamiseen ja -myyntiin.

– Kun Opens-alustan kehittäminen alkoi vuonna 2016, olin ollut tavalla tai toisella mukana 3 000 tapahtuman järjestämisessä. Oli tarve alustalle, johon saataisiin yhteen paikkaan kerättyä kaikki projektissa tarvittava tieto helposti löydettävään ja ymmärrettävään muotoon, Walden sanoo.

Tarve määrittää työkalun

Yleisimpiä Opensin käyttäjiä ovat tapahtumapaikat ja tapahtumajärjestäjät. Yksi alustan käyttöön ottaneista on Joensuun Ilosaarirockin tuotantopäällikkö Jani Salomaa.

– Opensissa mennään muita ohjelmistoja syvemmälle tuotannon mutkiin. Sillä on mahdollista suunnitella artistituotantoakin, takahuoneeseen toimitettavien Vichy-pullojen määrää myöten, Salomaa kertoo.

Voidaan päästä jopa 10 000–15 000 euron säästöihin, kun tilaukset mitoitetaan oikein ja hävikki saadaan minimoitua.”

Opensin lisäksi markkinoilla on toki paljon muitakin tapahtumahallinnan työkaluja. Yksi suosituimmista on Lyyti.fi- palvelu, jonka avulla voi luoda kohtaamisia paikan päällä tai verkossa sekä näitä yhdistelevissä hybriditapahtumissa. Webropol.fi:n kaltaisten kyselytyökalujen palveluita taas voi hyödyntää luomalla kyselyitä ja tutkimuksia sekä keräämällä ilmoittautumisia ja palautetta ennen tai jälkeen tapahtuman.

Sähköiset työkalut mahdollistavat tapahtumatuotannon optimoimisen, minkä avulla voidaan säästää merkittävästi paitsi aikaa myös rahaa. Waldenin mukaan tuotantobudjetin ollessa 100 000 euroa voidaan päästä jopa 10 000– 15 000 euron säästöihin, kun tilaukset mitoitetaan oikein ja hävikki saadaan minimoitua.

Työkalut täydentävät toisiaan

Walden muistuttaa, että yksi työkalu ei riitä, vaan jokaisen on luotava oma ekosysteeminsä useampaa eri työkalua yhdistelemällä. Pelkkä Opens ei siten riitä hänelle itselleenkään.

– Myynnin ja markkinoinnin työkaluja itselläni ovat myös muun muassa Active Campaign markkinoinnin automatisoimiseen sekä Pipe Drive myyntiprosessien ja asiakastiedon hallinnointiin. Verkkosivuja ja verkkokauppaa hallinnoin WordPress-ohjelmalla. Taloushallintoon käytän muun muassa Procountoria ja arkiseen kanssakäymiseen Teamsia, hän luettelee.

Julkaistu Eventossa 5-6/21.

Sulje mainos Tilaa Evento