Työ etänä – mitä laki siihen sanoo?

Koronavirustilanteen myötä etätyöt ovat hyvine ja huonoine puolineen käyneet laajasti tutuiksi. Sellaisetkin työpaikat, joilla ei etätyötä ole perinteisesti tehty, ovat joutuneet taipumaan uusiin työntekotapoihin.

  Toisaalta, monet aiemmin etätyöhön kaivanneet työntekijät ovat havainneet aiempaa paremmin toimistolla työskentelyn itsestäänselvyyksinäkin pidetyt edut. Voimme kaikki oppia näinä poikkeusaikoina uusia näkökulmia ja taitoja toimiviin etätyökäytäntöihin myös tulevaisuutta ajatellen.

Etätyön hyötyjä ovat muun muassa työn tehokkuuden kasvu ja työmatkakustannusten vähentyminen. Lisäksi etätyö mahdollistaa työn- ja yksityiselämän joustavan yhteensovittamisen. Etätyöhön liittyy mahdollisuuksien lisäksi myös ongelmia. Haasteita voivat aiheuttaa esimerkiksi työnjohdon järjestäminen ja työturvallisuudesta huolehtiminen. Olisikin hyvä, jos työnantajat olisivat pohtineet etätyöhön liittyviä kysymyksiä ja laatineet ohjeistuksia jo ennen etätyön laajamittaista käyttöönottoa.

Erityisesti esimiehille olisi hyvä tarjota ohjeistusta siitä, mitä heiltä odotetaan, kun he johtavat etätyötä.”

Etätyöhön siirtyminen on lähtökohtaisesti mahdollista, jos työnantaja ja työntekijä niin sopivat. Etätyötä koskeva sopimus on suositeltavaa tehdä kirjallisena epäselvyyksien välttämiseksi. Toimiva etätyöjärjestely edellyttää ennen kaikkea osapuolten välistä luottamusta ja yhteisiä pelisääntöjä, siitä miten työtehtävät hoidetaan niin sanotusti työnantajan välittömän valvonnan ulottumattomissa. Tärkeä osa luottamuksen ja toimivan etätyökäytännön luomista on työnantajan laatima etätyöohjeistus. Yhtä tärkeää kuin ohjeiden laatiminen on myös niistä henkilöstölle tiedottaminen ja henkilöstön kouluttaminen. Erityisesti esimiehille olisi hyvä tarjota ohjeistusta siitä, mitä heiltä odotetaan, kun he johtavat etätyötä.

Työnantaja, huolehdi ohjeistuksista

Se, minkälainen vapaus työntekijällä on suhteessa tekemäänsä etätyöhön, määräytyy työtehtävien perusteella, etätyösopimuksen ja työnantajan etätyöohjeistuksen mukaisesti. Etätyön tekeminen ei sinällään aiheuta muutoksia työsuhteesta aiheutuviin osapuolten velvollisuuksiin. Esimerkiksi työntekijä on edelleen velvollinen noudattamaan työnantajan ohjeita ja määräyksiä työntekoon liittyen ja työnantajan on velvollinen huolehtimaan työturvallisuudesta, valvomaan työn suorittamista ja seuraamaan työntekijän työaikaa. Myös työajan kirjaamiskäytäntöjen päivittämisestä vastaamaan etätyön tarpeita on tärkeää huolehtia.

Etätyösopimuksia tai ohjeistusta laatiessaan työnantajan on keskeistä arvioida, millainen tarve työntekijöiden tavoitettavuudelle tai fyysiselle läsnäololle on. Etätyöohjeistuksessa- tai sopimuksessa voidaan esimerkiksi määrittää, että etätyön tekeminen edellyttää aina esimiehen lupaa tai että etätyötä tehdessään työntekijän on oltava työnantajan tavoitettavissa sähköisesti tai puhelimitse.

Missä työ tehdään?

Jos tarvetta sille, että työntekijä suorittaisi tehtäviään fyysisesti työpaikalla on vain vähäisissä määrin, voidaan etätyön tekemisaika ja -paikka määrittää joissain tilanteissa varsin laajaksikin. Jos taas työnantaja arvioi, että tarvetta kutsua työntekijä työntekopaikalle voi ilmetä, tämä ja tähän liittyvät pelisäännöt olisi syytä huomioida sopiessa etätyöstä. Sopimuksessa etätyöpaikaksi voidaan esimerkiksi määrittää ainoastaan työntekijän koti. Lisäksi voidaan edellyttää, että työntekijän on tarvittaessa työnantajan pyynnöstä tultava suorittamaan työ työpaikalle. Jos etätyöstä olisi sovittu tällaisin ehdoin ja työntekijä ilmoittamatta matkustaisi esimerkiksi ulkomaille, jossa hän aikoo tehdä etätyötä, voi kyseessä olla luvaton poissaolo, jos tarve työntekijän läsnäololle ilmenisi. Lisäksi etätyösopimuksen ehtoja olisi rikottu, mikä voisi johtaa työnjohdollisiin seuraamuksiin.

Mitä vakuutus kattaa?

Työnantaja voi lisäksi edellyttää työntekijöitä raportoimaan työn etenemisestä ja työn tuloksista. Käytännössä työnantajan olisi hyvä huomioida, ettei raportointivelvollisuus etätyötä tehdessä muodostuisi liian rasittavaksi suhteessa työn suorittamiseen työpaikalla. Jos esimerkiksi etätyöpäivän tuloksista olisi kirjoitettava laaja raportti, tämä saattaa aiheuttaa vastahakoisuutta etätyöpäiviä kohtaan.

Etätyökäytäntöjä harkittaessa on syytä huomioida myös vakuutussuojan kattavuus ja se, että etätyön osalta vakuutusturva työtapaturmien osalta voi olla rajoitetumpi kuin työntekopaikalla tehtävän työn osalta.Tapaturmavakuutuslaki koskee lähtökohtaisesti kaikkea työsuhteessa tehtävää työtä, myös etätyötä.

Juttua korjattu 10.6. klo 15.40: Tekstistä on korjattu vakuutussuojan kattavuudesta ja etätyöhön liittyvien työtapaturmien vakuutusturvasta kertovaa osuutta.

 

Huomioitavaa etätyöohjeistuksessa ja etätyöstä sovittaessa 

  • Etätyön määrä ja työtehtävät – tavanomaiset tehtävät vai erikseen sovitut
  • Esimiehen oikeus myöntää tai evätä etätyöpäivä
  • Miten etätyön tekemispaikka rajataan – vai rajataanko
  • Työntekijän tavoitettavuus etätyössä, työntekijän velvoittaminen saapumaan työpaikalle
  • Kuinka työajan seuranta ja työn mahdollinen raportointi toteutetaan
  • Tietoturva- ja salassapitokysymykset
  • Työvälineet etätyössä (esimerkiksi internet-yhteys)
  • Työturvallisuusasioiden käsittely
  • Etätyöjärjestelyn kesto ja irtisanominen

Julkaistu Evento-lehdessä 3/2020.