Turvallisuus ja uutuudenviehätys tuovat kongresseja Suomeen

Luotettavuus, luonnonläheisyys ja hiljaisuus ovat syitä, miksi Suomesta on tulossa yksi kokous- ja tapahtumajärjestäjien suosikkimaista. Katse on kuitenkin suunnattava eteenpäin. Kysyimme asiantuntijoilta, kuinka Suomi säilyttää osansa haluttavana kongressimaana alati kiihtyvässä kilpailussa.

Matkailu on lisääntynyt koko maailmassa. UNWTO:n ennustuksen mukaan 3,3 prosenttia vuosittain vuodesta 2010 ainakin vuoteen 2030 asti.

Ei ole siis ennenkuulumatonta, että myös Suomeen suuntautuvan matkailun luvut ovat lisääntyneet: vuosi 2017 oli Suomessa pidettyjen järjestökongressien kaikkien aikojen ennätysvuosi.

Matkailu- ja Ravintolapalvelut MaRa ry:n samaisena vuonna perustettu tapahtuma- ja kongressialan työryhmä toteutti keväällä 2018 Suomessa uraauurtavan koko alaa koskevan tutkimuksen. Vihdoin saatiin tietoa ei vain tieteellisistä järjestökongresseista, vaan myös kansainvälisistä yritysten järjestämistä kokouksista ja tapahtumista. Kaikki samoissa kansissa.

Kyseinen tutkimus kertoo, että kongresseja ja tapahtumia oli pidetty edelliseen vuoteen nähden lähes 15 prosenttia enemmän. Samanaikaisesti Suomi ja Helsinki nauttivat paikasta maailman 20 suosituimman kongressikaupungin ja -maan joukossa.

Tavoitellessa isoja kansainvälisiä järjestökongresseja, on asiaa aina helpompi viedä eteenpäin, jos organisaation toiminnassa on mukana alan osaajat.”

Lentoyhteydet valttia

Kasvava kiinnostus Suomea kohtaan kongressimaana näkyy erityisesti järjestöjen kanssa käytävissä keskusteluissa.

– Suomi ja Pohjoismaat kokonaisuudessaan ovat nyt erittäin houkuttelevia kongres­sien pitopaikkoja, kertoo Visit Espoon Director, Conventions & Tourism Miikka Valo.

Congress Network Finlandin (CNF) puheenjohtaja Anu Kärkkäisen mielestä Donald Trumpin ja Vladimir Putinin vierailu Suomessa alleviivaa, että täällä osataan järjestää tapahtumia lyhyelläkin varoitusajalla. Myös hyvät lentoyhteydet ovat valttia.

– Suomea pidetään nyt eksoottisena ja trendikkäänä matkailumaana. Tapahtumajärjestäjät etsivätkin aina uusia, mutta myös turvallisia kohteita.

Miikka Valo.

Tukijoukot kuntoon

Hiljattain Espoo Ambassadoriksi valittu systeemianalyysin professori Ahti Salo tietää, miten paljon ja millaista työtä tapahtuman järjestäminen vaatii: kongressit eivät synny nappia painamalla. Salo on järjestänyt monta kansainvälistä tiedetapahtumaa, eikä loppua näy.

– Kaiken takana on halu ja uskallus kantaa vastuuta tapahtumien järjestämisestä. Tutkimus on viime kädessä yhteisöllistä työtä, joka saa kimmokkeita kohtaamisista. Sosiaalisuus on valttia.

Myös Anu Kärkkäinen painottaa rohkeutta. Pelkkä aloitteellisuus ei kuitenkaan sekään riitä. Taustajoukkojen on oltava kunnossa.

– Tavoitellessa isoja kansainvälisiä järjestökongresseja, on asiaa aina helpompi viedä eteenpäin, jos organisaation toiminnassa on mukana alan osaajat. He ovat niitä avainhenkilöitä, jotka vievät Suomi-viestiä eteenpäin ja puhuvat Suomen puolesta maailmalla.

Salon järjestämien tapahtumien kotimaisia mahdollistajia ovat olleet Tieteellisten seurain valtuuskunnan myöntämä taloudellinen tuki, Aalto-yliopiston oma viestintä- ja tapahtumakoordinaattori sekä Visit Espoo -organisaatio, jonka Ambassador-ohjelmaa on kehuttu ja joka on ollut inspiraation kohteena muuallakin Suomessa.

Ambassador-ohjelma on tuonut Espooseen kymmenen vuoden aikana 4,2 miljoonaa euroa. Ohjelma on merkittävä niin kaupungin elinkeinolle kuin yliopiston tutkimuksellekin. Valo on varma Ambassador-ohjelman onnistumisesta. Onhan kiinnostus kongressipalveluita, kongressien järjestämistä sekä itse Ambassador-ohjelmaa kohtaan kasvanut vuosi vuodelta.

– Kyselyitä tulee lähes päivittäin, tai ainakin useamman kerran viikossa, mikä on tietysti aivan mahtava asia, hän iloitsee.

Myös Kärkkäisen johtama CNF on luonteeltaan yksi niistä taustajoukoista, joihin Salo viittaa. Kärkkäinen kertoo järjestön edistävän erityisesti jäsentensä verkostoitumista sekä ammatillista kehittymistä.

– Työtä on tehtävä todella pitkäjänteisesti ja tämä tuntuu kaupunkitasolla usein unohtuvan. Kuvitellaan, että tuloksia saadaan hetkessä ja pahimmillaan organisaatioita myllätään lähes vuosittain uusiksi.

CNF:n missio onkin edistää ja löytää keinoja kokous-, kongressi- ja tapahtuma-alaa yhteistyöelimenä valtion, kaupunkien ja yritysten välillä.

Verkot rohkeasti vesillä

Kongresseissa kokoonnutaan osaamisen ja tiedon äärelle. Erityisesti kansainvälisissä kohtaamisissa halutaan tavata alan huippuja ja oppia samalla itse. Suomi on tunnettu nimenomaan korkeatasoisesta koulutuksestaan, joka tuottaa huipputekijöitä ja -tutkijoita eri aloille. 

Vuonna 2017 Suomessa järjestetyissä kansainvälisissä kongresseissa edustetut kolme suurinta alaa olivat Finland Convention Bureau FCB:n mukaan luonnontieteet ja matematiikka (20 %) yhteiskunta, historia ja turvallisuus (19 %) sekä talous, teollisuus, palvelut ja viestintä (16 %). Suomi on siis ennen kaikkea yhteiskunta- ja luonnontieteellisten alojen kongressien luvattu maa.

Kaikkia munia ei kuitenkaan kannata laittaa samaan koriin, kuuluu sanonta. Samaa mieltä on myös Salo.

– Se, että leimaisimme Suomen vain tietotekniikkaan erikoistuneeksi maaksi, saattaisi vähentää intoa järjestää täällä muiden alojen tapahtumia. Kaikkien alojen professorien tulisi tuntea voivansa tuoda oman alansa kongressi Suomeen.

Anu Kärkkäinen.
Anu Kärkkäinen.
Ahti Salo (kesk.).
Ahti Salo (kesk.).

Suuri työmäärä ja valtavasti voimavaroja tarvitaan nimenomaan haku- ja kilpailuvaiheessa.

Kärkkäinen komppaa Saloa: Suomeen mahtuisi paljon enemmän erilaisia tapahtumia. Tausta- ja tutkimustyötä olisi vaan tehtävä vielä nykyistäkin tasoa enemmän. Salo korostaa kuitenkin aloitteellisuuden voimaa.

– Alkumetreillä yksilötason aloitteellisuus on tärkeää. Sen kautta lähtee liikkeelle se työ, joka viime kädessä johtaa sitoumuksiin ylemmillä portailla tai tahoilla.

Mitään tiettyjä uusia aluevaltauksia eivät Kärkkäinen tai Salo nimeä. Se, mistä tekijöitä kum­puaa, on kuitenkin selvää.

– Kaikki uudet aluevaltaukset löytyvät meidän eri yliopistojen, koulutuslaitosten, kaupunkien ja yritysten osaamisesta. Kunkin alueen vahvuustekijät olisi tärkeää löytää, kertoo Kärkkäinen.

Ensin voitto, sitten tila

Kongressin tai minkä tahansa suuren tapahtuman järjestäminen vaatii taustakartoituksen lisäksi myös olennaisesti suuren tilan.

– Olemme harkitsemassa suuren, ehkä noin 3 000 henkilön kansainvälisen konferenssin järjestämistä Espoon Otaniemessä vuonna 2022. Yhdeksi käytännön haasteeksi voi tulla se, miten valtaosa osallistujista pystyy illastamaan yhdessä, pohtii Salo.

– Mikäli kaikki osallistujat halutaan samaan tilaan, Espoon kapasiteetti yliopiston rakennuksissa riittää noin 1 000:lle hengelle, Valo kertoo.

Teknologinen kehitys on kuitenkin mahdollistanut tilojen virtuaalisen yhdistämisen ja monikäytön. Esimerkiksi 3 000 hengen kongresseja voidaan järjestää Aalto-yliopiston kampuksella, jossa tilojen käytön suhteen voidaan tehdä kompromisseja.

– Kaikkien osallistujien ei tarvitse olla samassa salissa kerrallaan, vaan puheenvuoroja voidaan suoratoistaa toisiin saleihin. Tällainen tilojen käyttö mahdollistaa isompienkin kongressien järjestämisen, iloitsee Valo.

Kärkkäinen muistuttaa, että ennen tapahtuman suunnittelua, pitää se kuitenkin ensin ”voittaa Suomeen”. Hänen mukaansa suuri työmäärä ja valtavasti voimavaroja tarvitaan nimenomaan haku- ja kilpailuvaiheessa.

– Nämä resurssit ovat monissa kaupungeissa rajalliset tai jopa alimitoitetut. Helposti kuvitellaan, että pelkät kokoustilat riittävät.

Monia isoja kansainvälisiä kongresseja saatetaan hakea useita kertoja, ennen kuin tapahtuma voitetaan Suomeen. Tämä tarkoittaa myös monien vuosien hakuprosessia. Kyse onkin pitkäjänteisestä työstä koko alan eteen.

– Kun myönteinen päätös on saatu, sen jälkeen alkaa vasta tapahtuman käytännön valmistelu. Tämä Suomessa osataan. Meillä on paljon huippuammattilaisia, jotka hoitavat kongressien eri osa-alueita, Kärkkäinen lisää.

Käsi kädessä voimakkaampina

Kehitys kuitenkin kehittyy ja maailma etenee hurjaa tempoa uusine innovaatioineen. Tapahtumajärjestäjät kyllästyvät loppujen lopuksi uuden uutukaisiin paikkoihin, ja metsästävät taas mielenkiintoisempia paikkoja. Yksi Suomen valteista kasvavassa kilpailussa näyttäisi Valoa kuunnellessa olevan Suomen huippuosaamisen jakaminen ja yhteistyö.

– Autan mielelläni uusia ja ensikertalaisia kongressien järjestäjiä – tiedän, kuinka palkitsevaa onnistuneen kongressin järjestäminen on: siihen peliin laittaa kuitenkin koko kehonsa ja sielunsa mukaan.

Kysyttäessä ”haavetapahtumasta”, jonka Valo haluaisi toteutuvan muiden kongressien rinnalla, on vastaus koko maapalloa syleilevä.

– Näkisin mieluusti kestävään kehitykseen liittyviä kongresseja, valittiinhan Espoo vuonna 2017 Euroopan kestävimmäksi kaupungiksi. Koen, että Espoolla olisi paljon annettavaa maailmalle tällä saralla.

Ennalta-arvaamattomuuden aspektin ja haasteen koko alalle tuo jokaisen kong­ressin erilaisuus. Salon peräänkuuluttaman kaupunkien ja toimijoiden välisen yhteistyön tärkeys juontaa juurensa juurikin kongressien järjestämisen epävarmuudesta.

– Iso osa menoista on kiinteitä, mutta tulot paljolti muuttuvia.

Yksi on kuitenkin tässä epävarmassa maail­massa varmaa, ja se pätee niin kongressien ja tapahtumien järjestämiseen, kuin muihinkin itselle tärkeiden asioiden saavuttamiseen.

– Riskejä kannattaa ottaa, harkitusti, Salo linjaa.