Tapahtumissa kokoonnutaan, opitaan, tutustutaan ja pidetään hauskaa. Kun yhdessä on suuri joukko ihmisiä, voi myös sattua ja tapahtua.

– Mediassa puhutaan paljon tapahtumiin ja kokoontumisiin liittyvistä uhkakuvista, mutta jos jotain käy, on useimmiten kyse tahattomista sattumuksista: kiireen keskellä portaissa nyrjähtäneestä nilkasta, ramppikuumeesta johtuvasta hetkellisestä huimauksesta tai vaikka harmittomasta paperiviillosta kokouksen tiimellyksessä, hymähtää Jyväskylän Paviljongin palvelupäällikkö Inka-Sofia Hokkanen.

Jyväskylän Paviljongissa tapahtumaturvallisuudesta ei silti koskaan tingitä. Turvallisuutta ei pidetä itsestäänselvyytenä, vaan se otetaan vakavasti ja osana kokonaisvaltaista asiakas­kokemusta.

– Meillä on töissä erittäin ammattitaitoista väkeä. Suurin osa asiakaspalveluhenkilöstöstämme on suorittanut järjestyksenvalvontakoulutuksen ja koko vakituinen henkilökuntamme osaa antaa hätäensiapua, Hokkanen sanoo.

– Sama pätee myös toisin päin. Järjes­tyksenvalvojat ja muu turvallisuushenkilöstömme ovat asiakaspalvelijoita, jotka osaavat kohdata asiakkaan mitä moninaisemmissa tilanteissa.

 

 

 

Yhteistyötä ja ohjeistusta

Jyväskylän Paviljongin myyntipäällikkö Aapo Nives vastaa suurimmasta osasta Paviljongin keikka- ja konserttitapahtumia.

– Teemme tiivistä yhteistyötä paikallisviranomaisten ja esimerkiksi taksikeskuksen kanssa. Viihdetapahtumista antamiemme ennakko­ilmoitusten ansiosta poliisi on konserteistamme tietoinen ja myös taksikeskus osaa varautua mahdollisiin asiakaspiikkeihin, Nives huomauttaa.

– Lisäksi viranomaisyhteistyöllä varmistetaan se, että tapahtumissamme on aina riittävästi järjestyksenvalvojia. Hyvä yhteistyö on avainasemassa muidenkin tapahtumiin liitty­vien määräysten huomioimisessa.

Konsertteihin – aivan kuin muihinkin tilaisuuksiin – kuuluu olennaisena osana myös käytettävän tekniikan turvallisuus.

– Monissa konserteissa esiintyjällä on oma tekniikka mukanaan. Toimitamme asiakkaalle aina etukäteen kattavan infopaketin talon tekniikasta, roudausreiteistä, ripustuksista, teknisistä tiedoista, kartoista ja mitoista. Perusteellisilla ohjekokonaisuuksilla varmistetaan tapahtuman sujuvuus ja turvallisuus tekniikankin osalta, Nives kertoo.

– Talon teknikko on aina paikalla ja henkilöstö pitää huolen siitä, että asiakas muistaa hakea tarvittavat luvat esimerkiksi pyrotekniikkaan ja muihin lupaa vaativiin erikoisjärjestelyihin.

Paviljongissa asiakasta ei missään tilanteessa jätetäkään valmistelemaan, pitämään tai purkamaan tapahtumaansa yksin.

– Kun asiakas on paikalla, olemme mekin paikalla. Oli tapahtuman luonne mikä tahansa, on asiakkaalla alusta loppuun asti apunaan talon käytänteet tunteva ammattitaitoinen henkilökunta.

 

Sujuvuutta ja huolellista suunnittelua

Jyväskylän Paviljongissa turvallisuus tarkoittaa aina myös sujuvuutta. Tapahtumat suunnitellaan huolellisesti kiirettä välttäen ja aikatauluista kiinni pitäen.

– Kun tapahtuman kaikki osa-alueet ovat kunnossa pienintä yksityiskohtaa myöten ja mahdollisiin yllätyksiinkin on varauduttu, on sekä järjestäjällä että osallistujilla hyvä ja varma mieli, Inka-Sofia Hokkanen muistuttaa.

– Vanha sanonta suunnittelun tärkeydestä pitää edelleen paikkansa. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty! Huolellisella varautumisella voi merkittävästi vähentää tapahtuman riskejä ja vahinkoja.

Hokkasen mukaan paviljonkilaisten positiivinen asenne näkyy haluna tuottaa viimeisen päälle hiottuja, turvallisia ja moitteettomasti toimivia tapahtumakokonaisuuksia.

– Me teemme tapahtumia suurella sydämellä. Tyytyväisten ja tavoitteissaan onnistuneiden asiakkaiden palaute osoittaa, että niin kuuluukin tehdä.

Paviljongin henkilökunta ymmärtää joustavuuden ja turvallisuuteen liittyvän varautumisen. Käytännössä tämä tarkoittaa henkilöstön erinomaisen asiakaslähtöisyyden ylittävää palvelualttiutta. Turvallisuus ei saa olla hössötystä, vaan ammattimaista valmistautumista, jossa Paviljongin henkilökunta on toiminut meille hyvänä tukena.”

Matias Ollila

Järjestösuunnittelija, Suomen Keskusta

 

Turvallisia tarjoiluja

Turvallisuus on myös sitä, ettei vatsa möyryä tapahtuman jälkeen sopimattomista syötävistä. Siksi Jyväskylän Paviljongissa ei ruoalla leikitä.

– Ravintolapalvelumme suhtautuvat erityisruokavalioihin ja ruoka-aine-allergioihin asiaan kuuluvalla vakavuudella, vakuuttaa Paviljonki Ravintoloiden keittiömestari Ilkka Paakkari.

– Tapahtumavieraan tulee voida luottaa siihen, että hänen ruokavalio-toiveensa otetaan huomioon, oli niiden taustalla sitten allergioita, yliherkkyyksiä tai vakaumuksellisia seikkoja. Paviljongissa voi onneksi aina ruokailla turvallisella mielellä.

10.–11.9.2019
Tapahtumaturvallisuuspäivät Jyväskylän Paviljonki

Onhan turvallisuusosaamisesi ajan tasalla? Tapahtuma-alan ja turvallisuuden ammattilaiset kokoontuvat ensi syksynä Jyväskylän Paviljongissa. Tule mukaan verkostoitumaan, keskustelemaan, jakamaan kokemuksia ja oppimaan uutta!

paviljonki.fi/tapahtumaturvallisuuspaivat2019

Messu- ja tapahtumakeskus
Jyväskylän Paviljonki

  • Kuuden toimijan kokonaisuus: Jyväskylän Messut, Jyväskylän Kongressikeskus, Paviljonki Ravintolat, Solo Sokos Hotel Paviljonki, SuperPark ja Jyväs-Parkin pysäköintitalot.
  • Vuosittain yli 1 000 tapahtumaa, joissa 400 000 kävijää.• Yli 20 000 m2 hallipinta-alaa, lisäksi yli 20 000 m2 ulkotilaa tapahtuma-aukioilla.
  • 15 erillistä kokoustilaa 10–1 200 hengelle. Suuremmat, jopa yli 5 000 henkilön kokoukset hallitiloissa.
  • 100 metriä Jyväskylän matkakeskuksesta, 200 metriä kaupungin keskustasta.
  • Yli 2 000 hotellivuodepaikkaa kävelymatkan päässä Paviljongista.

paviljonki.fi