SVV:llä on Helsingin Messukeskuksessa kolme studiota, joista kahdessa green screen -tausta. Kolmas on iso halli, jolla Valentina Voronovan mukaan varaudutaan jo hybriditapahtumien tekoon.
SVV:llä on Helsingin Messukeskuksessa kolme studiota, joista kahdessa green screen -tausta. Kolmas on iso halli, jolla Valentina Voronovan mukaan varaudutaan jo hybriditapahtumien tekoon.

Tulevaisuuden hybriditapahtumissa ansaintamahdollisuudet kasvavat työmäärän lisäksi

Tapahtumajärjestäjät voivat hyödyntää virtuaalitapahtumien kuvavirtaa myös striimauksen jälkeen. Hybriditapahtumien mahdollistuessa se on keino rahoittaa budjettien väistämätön kasvu.

Korona on muuttanut Valentina Voronovan työnkuvaa Suomen Videoviestintä SVV:llä tuntuvasti. Myyntipäällikkö on virtuaalitapahtu­mien tuotannossa paljon enemmän apuna kuin aiemmin, jolloin hänen vastuullaan oli paikan päällä järjestettäviä messuja ja koulutuksia.

– Aika usein asiakkaat tulevat meille nyt suoraan, eikä heillä ole tietoa, millainen alusta sopii juuri heidän online-tapahtumalleen parhaiten. Jos välissä on tapahtumatoimisto, on sillä yleensä myös jokin suositus alustasta, tai toimisto voi pyytää vinkin av-yritykseltä, Voronova kertoo.

Messukeskuksen tytäryhtiö SVV on toteuttanut korona-aikana jo yli sata tapahtumastriimia. Kyseessä on uusi palvelu, joka on aloitettu vasta korona-aikana.

– Se toimii tosi hyvin, ja jää osaksi tulevaisuuden palveluita, kun koronan jälkeen hybriditapahtumat tulevat taas mahdollisiksi, Voronova sanoo.

Hän uskoo, että hybriditapahtumat, joihin voi osallistua sekä paikan päällä että etäyhteydellä, ovat koronan jälkeisen ajan suunta. Korona on pakottanut koko toimialan digiloikkaan.

– Olemme vielä siinä prosessissa, miten voimme järjestää elämyksellisiä virtuaalitapahtumia. Samaan aikaan pitää kuitenkin jo miettiä ensi syksyä ja ensi vuotta, eli miten järjestämme hybriditapahtumia. Periaatteessa se tarkoittaa tuplatyötä tapahtuman järjestäjille, kun tapahtuma pitää suunnitella sekä paikalla että verkossa toimivaksi ja varmistaa, että molemmat yleisöt on otettu huomioon.

Koronan aikana osa tapahtumayleisöstä on jäänyt kaipaamaan paikan päällä osallistumista, osa on huomannut kotonakin katsottavan sisällön toimivan.

– Tietenkin järjestämme face-to-face tapahtumia heti, kun se on mahdollista, mutta digielementti jää pysyväksi, Voronova ennustaa.

Uusi formaatti tuonut uusia ajatuksia

Koronan pakottama digiloikka on vapauttanut tapahtuma-alalle paljon luovuutta, kun perinteiset tapahtumat on pitänyt siirtää virtuaalisiksi.

– Monet asiakkaat ovat sanoneet tehneensä jotakin tapahtumaa monta vuotta samalla tavalla. Korona on ollut syy, ja tietysti pakkokin, tehdä eri tavalla. Uusi formaatti tuo aina jotakin uutta.

Voronova sanoo olevansa ylpeä siitä, kuinka nopeasti tapahtumajärjestäjät lähtivät kokeilemaan uutta teknologiaa. Virtuaalisuus ei kuitenkaan vähennä tapahtuman tarvitsemaa työmäärää. Hänellä on pitkä check list alkukeskusteluihin asiakkaiden kanssa.

Virtuaalisuus ei vähennä tapahtuman tarvitsemaa työmäärää.”

– Usein ajatellaan, että online-tapahtuma on helpompi tehdä kuin f-to-f, mutta se ei ole totta. Paikan päällä järjestettävän tapahtuman agendaa ei voi suoraan kopioida virtuaalitapahtumaksi. Online-tapahtumassa osallistujille näkyviä elementtejä ovat vain kuva ja ääni. Siksi visuaalisuus on todella tärkeää. Esimerkiksi miten tapahtuma alkaa, käytetäänkö taustamusiikkia, mikä on ensimmäinen kuva ja millä tavalla esitellään puhujat, Voronova luettelee.

Virtuaalitapahtumassa on myös oltava taukoja. Myös tauko-ohjelma on ennalta suunniteltava; näytetäänkö tauoilla mainosvideoita, vaihdetaanko studion kalusteet vai onko osallistujille ohjattu jumppatuokio.

Käytännössä SVV tekee tapahtumalle ”ajolistan” asiakkaalta saadun ohjelmaluonnoksen perusteella. Siitä selviää, mitä online-yleisölle näkyy vaikkapa juontajan ollessa lavalla, mitä hänen poistuessaan ja mitä silloin, kun seuraavaa puhujaa odotellaan kameran eteen.

Yhtiöllä on Helsingin Messukeskuksessa kolme studiotilaa, joista kahdessa on niin sanottu vihreä tausta eli taustakuvaksi voi laittaa minkä tahansa still-, video- tai animoidun kuvan.

– Kolmas studio on iso halli, jossa voidaan järjestää isot online- ja hybriditapahtumat, koska ajattelemme jo seuraavaa steppiä, Voronova kertoo.

SVV tekee paljon kansainvälisiä konferensseja ja isoja messuja, joten käytössä oleva tekniikkakin on laadukasta. Tekniseen tuotantoon markkinoilla on paljon palveluntarjoajia. Asiakkaan valittavaksi jää, kuinka korkealaatuinen tuotanto halutaan. Voronovan mukaan kuva- ja äänitekniikan laatu näkyy myös online-tapahtumien osallistujille. Monikameratekniikalla pienryhmän paneelikeskustelu on kiinnostavampi seurata kuin yhdellä kiinteällä kameralla.

– Samoin datateknikon ammattitaito on tärkeässä roolissa virtuaalitapahtumissa. Hän miksaa osallistujille näkyvää kuvasignaalia; vaihtaa taustakuvia ja tuo etäpuhujat mukaan. Meillä on oma tapamme varmistaa etäpuhu-jien nettiyhteys ja testata se etukäteen.

Alusta tarpeen mukaan

Virtuaalitapahtuman alusta on periaatteessa mikä tahansa nettisivu, jolle tapahtuma striimataan. Se voi olla vaikka tapahtumajärjestäjän oma web-sivu. Tarkoitukseen suunnitellut alustat tuovat lisää mahdollisuuksia varsinkin vuorovaikutukseen, verkostoitumiseen ja sponsorointiin.

Tarpeen määrittää tapahtuman tavoite, eli miksi ja kenelle tapahtuma järjestetään. Siitä riippuu, millaisia vuorovaikutusmahdollisuuksia tarvitaan; onko oltava chat, ryhmäkeskustelu tai kyselymahdollisuus.

– Kun tiedetään nämä ja tapahtuman budjetti, järjestäjä valitsee alustan ja kumppanin, Voronova neuvoo.

Jos järjestäjä tekee yhteistyötä suoraan av-yrityksen kanssa, täytyy ottaa huomioon myös järjestäjän oma resursointi. Onko esimerkiksi tapahtuman moderoija ja studion ohjaaja talon omaa väkeä, vai kutsutaanko heidät paikalle ostopalveluna?

Erilaisia tapahtuma-alustoja on listattu esimerkiksi eventmanagerblog.com-sivustolla. Niitä on satoja, puolen tusinaa suomalaistakin. Käytetyimpien kotimaisten kärjessä ovat Brella, Prospectum ja Liveto.

SVV:n väkeä on koulutettu käyttämään muutamaa alustaa, mikäli asiakas haluaa ostaa heiltä myös alustan konfiguroinnin ja moderoinnin.

Tapahtuma-alustan voi ottaa käyttöön kertaluonteisesti tai kuukausimaksulla, hinnoittelumalleja on paljon.

– Ei ole ideaalialustaa, vaan aina pitää ottaa kohderyhmä huomioon. Mikä on heille tutuin työkalu, ja millainen on osaamisen taso, Voronova toteaa.

Tapahtuma-alustat eivät yleensä edellytä osallistujilta sovellusten lataamisia, vaan toimivat selaimessa linkin kautta. Maksullisissa tapahtumissa salasana tai henkilökohtainen kirjautumislinkki toimii pääsylippuna, mutta kirjautumista saatetaan edellyttää ilmaistapahtumienkin yleisöltä. Ainakin nimen ja sähköpostiosoitteen antamalla voi osallistua tapahtuman keskusteluareenoille omalla nimellään.

Hybriditapahtuman järjestäminen on kalliimpaa kuin paikan päällä tai pelkästään virtuaalisesti tapahtuvan.
Hybriditapahtuman järjestäminen on kalliimpaa kuin paikan päällä tai pelkästään virtuaalisesti tapahtuvan.
Valentina Voronova.
Valentina Voronova.

Online-tapahtumasta paljon dataa

Kirjautumisen ansiosta online-tapahtuman järjestäjällä on käytössään paljon dataa alkaen siitä, kuka on oikeasti osallistunut tapahtumaan. Jos alustalla on eri sessioita eli tapahtumalavoja samaan aikaan, suosituimmat ohjelmanumerot ja puhujat on helppo todeta. Myös sponsoreilla on mahdollisuus nähdä todelliset kontaktimääränsä.

– Virtuaalitapahtumasta dataa saa monipuolisemmin kuin paikan päällä järjestettävästä, mutta alustat kehittyvät koko ajan. Nyt jo mietitään, miten vastaavaa voisi kerätä f-to-t tapahtumissa. Sovelluksessa voi olla erilaisia crowd control -toiminnallisuuksia, joista näkee esimerkiksi suosituimman alueen karttakuvalla, tai jolla näytteilleasettajat voivat kerät liidejä. Uskon, että teknologia mullistaa myös messuja ja muita f-to-f tapahtumia.

Tapahtuma-alustojen erot liittyvät tällä hetkellä vuorovaikutustapoihin. Osa on supersimppeleitä, joissa on vain striimi-ikkuna ja chatti. Sellaiset ovat helppoja kenen tahansa käyttää.

– Jos kyseessä on enemmänkin koulutus, ja halutaan vuorovaikutuksen toimivan vain moderoidun chatin ja kyselyn kautta, sellainen toimii ihan hyvin. Mutta jos tapahtuman päätavoite on verkostoituminen, ovat siihen liittyvät toiminnallisuudet tärkeitä. Kannattaa tutkia, ovatko ne tekoälyohjattuja, ja miten hyvin ne palvelevat verkostoitumista, Voronova sanoo.

Osassa alustoista on videoryhmäkeskustelu, jossa voi olla omilla mikrofoneillaan ja kameroillaan kymmeniä osallistujia, ja vielä useampi voi kommentoida chatin kautta. Videokeskustelu voi olla myös kahdenvälinen. Alusta liittää yhteen samoja avainsanoja ilmoittaneet, tapahtuman ohjelman kannalta sopivana ajankohtana.

Budjetit paisuvat

Kun korona joskus hellittää, osa yleisöstä haluaa osallistua tapahtumiin edelleen etänä, osa paikalla. Eri ihmistyypit preferoivat erilaisia osallistumistapoja esimerkiksi verkostoitumisessa:

– Toiset saavat energiaa kasvokkain tapaamisista, toiset ovat rohkeampia verkossa.

Hybriditapahtuma tarkoittaa tapahtumajärjestäjälle kasvavaa työmäärää ja sitä kautta paisuvaa budjettia, mutta myös mahdollisuutta lisätuloihin.

– Järjestäjä voi myydä luentoja ja puheenvuoroja tapahtuman aikana reaaliajassa striimattuina, tai on demand -palveluna tapahtuman jälkeen. Niitä voi käyttää myöhemmin myös seuraavan tapahtuman markkinoinnissa.

Ihmiset preferoivat erilaisia tapoja verkostoitumisessa.”

Kun luentojen ja muiden puheiden laatutasoa halutaan nostaa, ne voidaan kuvata ja editoida jo etukäteen, ja ajaa tapahtuman striimiin. Yhtä helppo niitä on myydä yleisöille myöhemminkin.

Voronovan mielestä tapahtumajärjestäjien kannattaa miettiä yhteistyössä näytteilleasettajien ja sponsoreidensa kanssa, miten tapahtuman striimauksessa kuvattua materiaalia voidaan hyödyntää paremmin.

– Se kannattaa tehdä kaikessa rauhassa nyt, jotta on valmiina sitten, kun hybriditapahtumat tulevat.

Tapahtumia myös tapahtumajärjestäjille

Pietarista kotoisin oleva Valentina Voronova tuli Suomeen opiskelijaksi Kuopioon. Sosiaa-lialan opinnoista huolimatta hän päätyi ensin seitsemäksi vuodeksi myymään ja kehittämään kuopiolaisen Data Prisman tapahtumahallintajärjestelmää. SVV:llä on vierähtänyt jo kolme ja puoli vuotta, joten hänellä on yli kymmenen vuoden kokemus tapahtuma-alalta.

Yhtä kauan hän on järjestänyt tapahtumia myös vapaa-ajallaan. Ne liittyvät irlantilaiseen tanssiin, jota hän harrastuksenaan opettaa.

– On ihanaa, että sama intohimo ja intressi toteutuu vapaa-ajalla ja työn kautta, Voronova sanoo.

Korona-aika on yhdistänyt myös tapahtumajärjestäjiä.

– Olen itse osallistunut useisiin online-tapahtumiin, joissa puhutaan alan tulevaisuudesta. On hienoa, että myös meidän alan ihmisille on mahdollisuuksia verkostoitua ympäri maailmaa.

Yksi verkostoitumisen kanava on MPI Finland (Meeting Professionals International), jonka presidenttinä Voronova toimi viime vuoden. Hän kuvailee presidenttiyden olleen kuin toinen työ päivätyön rinnalla.

– MPI on järjestänyt hybriditapahtumia omille jäsenilleen USA:ssa jo vuonna 2016. Jäsenenä olen saanut paljon tukea koronan aikana ja pystynyt tutustumaan uusiin ihmisiin ympäri maailmaa. Haastava aika on tuonut ammattilaiset yhteen ja näyttänyt, miten paljon voi oppia verkoston kautta, Voronova kertoo.

Julkaistu Evento-lehdessä 1–2/2021.

Sulje mainos Tilaa Evento