Esiintyjän kannalta oleellista on selvittää etukäteen, miten projektorilogiikka ja esityksen rytmitys toimivat. Onko valkokankaita yksi vai useampia? Onko lavalla näyttö puhujan käytettävissä? Näkyvätkö puhujan omat muistiinpanot lavan näytöllä? Näkyykö näytöllä tämän hetkisen dian lisäksi seuraava dia?

Jos valkokankaita on vain yksi, kuva ei välttämättä vaihdu puhujan klikkauksella, sillä teknikko on vastuussa näkymän vaihtumisesta. Kokematon puhuja voi hätääntyä ja painella esityksen dioja edestakaisin.

– Isommissa tapahtumissa, kuten Nordic Business Forumissa, kuva puhujasta ja esityksestä ovat erillään, joten tällaista ongelmaa ei synny, sanoo Christoffer Weiss.

Nykyään puhujien esityskäytössä suosittu pdf-muoto säilyttää esityksen muodon tietokoneesta riippumatta. Silloin puhujan kannattaa kuitenkin muistaa se, että omia muistiinpanoja ei saa näkyviin lavan näytölle samalla tavalla kuin PowerPointin tai Keynoten avulla.

Puhujat suosivat kuitenkin tänä päivänä pdf-muotoa, sillä tiedoston sisältö säilyy muuttumattomana. Jos puhuja käyttää esityksessä PowerPointia, tuotannolle kannattaa antaa ohjeistus siitä. Jos tiedosto on luotu Macilla ja esitetään PC:llä tai toisinpäin, voi sisältö näyttäytyä sekavana.

– Välillä käy niin, että perusasiat unohtuvat, kun halutaan luoda elämyksellinen tapahtuma. Keskitytään eniten tapahtuman sisältöön ja tekniset asiat unohtuvat. Jos toteutus ontuu, on tapahtumasta elämyksellisyys kaukana.

Älä unohda live-seuraajia

Jos tapahtuma tallennetaan tai live-lähetetään, on syytä huomioida kaikki yleisöt.

– Vaikka tapahtumalla olisi iso tallenneyleisö, niin tärkeintä on aina se, mitä paikan päällä tapahtuu. Virtuaaliselle yleisölle pitää välittää kuvan avulla tapahtuman tunnelma. Paikan päällä oleva yleisö aistii sen itse. Sen vuoksi tapahtumaa ei ole hyvä ohjata live-tallenne edellä.

Ensisijaista on aina se, millainen tapahtuman tunnelma on paikan päällä.

Läsnä olevan ei tarvitse nähdä tilaa, yleisöä tai yleiskuvaa. Hän haluaa nähdä isolta ruudulta puhujan: valkokankaalla voidaan näyttää 90 prosenttia ajasta puhujaa. Virtuaaliselle yleisölle pitää näyttää tapahtuma kokonaisuutena. Miltä tilassa näyttää, millainen yleisö paikan päällä on ja minkälainen tunnelma tapahtumassa on.

– Silloin tapahtumaan tarvitaan erillinen ohjaaja tai teknikko. Tähän kannattaa panostaa, sillä tapahtuman laatu saadaan ihan eri tasolle, sanoo Weiss.

thechristofferweiss.com

weiss.events