Ruuan tilaus- ja toimitusyritys Foodora kokeili virtuaaliaktiviteettia yhtenä osana syksyn henkilöstöpäivässä. Foodoran henkilöstöjohtaja Sanna Salmiheimo sanoo, että henkilöstö on luonteeltaan sosiaalista, ja koska fyysiseen kohtaamiseen ei ole ollut mahdollisuutta, fyysiselle kohtaamiselle oli tärkeää löytää erilaisia keinoja.
	– Onneksi työyhteisömme heittäytyy ennakkoluulottomasti ja hyvällä fiiliksellä erilaisiin aktiviteetteihin.
Ruuan tilaus- ja toimitusyritys Foodora kokeili virtuaaliaktiviteettia yhtenä osana syksyn henkilöstöpäivässä. Foodoran henkilöstöjohtaja Sanna Salmiheimo sanoo, että henkilöstö on luonteeltaan sosiaalista, ja koska fyysiseen kohtaamiseen ei ole ollut mahdollisuutta, fyysiselle kohtaamiselle oli tärkeää löytää erilaisia keinoja. – Onneksi työyhteisömme heittäytyy ennakkoluulottomasti ja hyvällä fiiliksellä erilaisiin aktiviteetteihin.

Tiimejä aktivoidaan nyt virtuaalisesti – pelillistämisestä tuli tiiminrakentamisen arkipäivää verkossa

Jos pörssiyhtiön tiimin aikoo saada myöhään perjantai-iltapäivänä riemastumaan kokoontumisesta, webinaari-tyylinen monologi tuskin toimii. Virtuaalisen tiimiaktiviteetin ei tarvitse olla tylsä, sillä erilaisia aktivointiohjelmia on jo nyt maailmalla useita, ja lanseerataan lisää koko ajan.

Yhtenä virtuaalisena tiimiaktiviteettina käytetään pelillistämistä. Se voi olla rentoutumisharjoitus, pakopelityyppinen ongelmanratkaisu tai lähes mitä tahansa tiimityöskentelyä, jossa esimerkiksi paineensietokykyä voidaan testata turvallisessa ympäristössä. Toiminta perustuu vuorovaikutukseen ja yhteisesti jaettuun kokemukseen.

Catalyst Global on maailmanlaajuinen tiiminrakennusverkosto, joka otti itsekin melkoisen digiloikan koronakurimuksen iskettyä. Verkosto koostuu 60 itsenäisestä lisenssinhaltijasta, joilla on kaikilla samanlainen tiimiaktiviteettien valikoima. Yhdistämällä osaamisensa ja resurssinsa verkosto on kehittänyt jo yli 20 täysin etänä toteutettavaa tiimiaktiviteettia. Yksi suosituimmista on alun perin tunisialaisten verkkoversio Loputtomasta luupista, eli yhdestä maailman ensimmäisistä virtuaalisista tiimiaktiviteetiohjelmista.

Mitä tiimiaktivointi käytännössä tarkoittaa?

Aktivointi voi myös yllättää tiimin jäsenet konkreettisesti. Erään tiimin jäsenille lähetettiin kotiin etukäteen keltaisia, vihreitä ja pinkkejä tiskihanskoja, joissa oli yrityksen logo. Mukana oli viesti: tarvitset näitä ensi tiistaina kello 14. Vastaanottajat miettivät ymmällään, pitääkö tässä vielä siivota työnantajan määräyk­sestä. Tapahtumapäivänä kotiin saapui lähetys, joka piti sisällään omavalintaisen etnisen ruokalähetyksen. Sen kanssa kukin pystyi halutessaan yhdistämään vaikka lasillisen viiniä. Lopulta virtuaalinen ilta paljastui räätälöidyksi, musiikilliseksi etätapahtumaksi.

Yritykset ovat aktiviteettien järjestäjien mukaan heittäytyneet virtuaalimaailmaan yllättävänkin ennakkoluulottomasti. Race Around the World -aktivoinnissa osallistujat olivat mukana muuntautumisleikissä, johon osa kaivoi jopa kotinsa lastenhuonetta myöten rekvisiittaa kulloinkin eteen tulevien haastetehtävien mukaisesti.

Virtuaalisten tiimiaktiviteettien ytimenä on osallistuminen ja osallistaminen. Ideana on todellisen ja virtuaalisen maailman yhdistäminen tiimien aktivointiin pelillistämisen keinoin erikoistuneella teknisellä alustalla. Tyypillisessä virtuaaliaktivoinnissa yksi tiimin jäsenistä liikkuu virtuaalimaailmassa esimerkiksi pakohuonepelin tyylisissä huoneissa. Muut tiimin jäsenet antavat hänelle ohjeita ja vinkkejä, joilla hän ratkoo eteen tulevia pelissä kutsuttuja älypähkinöitä. Ratkaistuaan tehtävän hän voi edetä seuraavaan huoneeseen.

Virtuaalisessa huoneessa liikkuva tiimin jäsen ei näe samaa näkymää kuin muut tiimin jäsenet. Ratkaistuaan tehtävän hän voi edetä seuraavaan huoneeseen, jolloin roolit vaihtuvat.

Onnistunut virtuaalinen tiiminrakentamispäivä edellyttää, että tapahtuman kulkua verkossa vetää ammattitaitoinen seremoniamestari.”

Aktiviteeteissa korostuvat jokaisen tiimin jäsenen osallistuminen, keskinäinen kommunikointi ja mielipiteiden huomiointi. Innokkaimmat pelaajat heittäytyvät pelin sisältöihin ja etenevät tehtävästä toiseen vauhdilla. Peleissä ei tarvita virtuaalilaseja, vaan niihin voi osallistua oman tietokoneensa ääreltä esimerkiksi kotitoimistolta.

­Olennaista on, että aktivoinnissa voidaan keskittyä itse asiaan, ja ettei heidän tarvitse painia teknisten haasteiden parissa. Pelin visuaalisuus ratkaisee mielenkiinnon. Miten osallistuja saadaan koukutettua ja miten pelillä voidaan auttaa osallistujat saavuttamaan tavoitteet ja helpottaa konkreettisissa työhön liittyvissä arjen haasteissa.

Onnistunut virtuaalinen tiiminrakentamispäivä edellyttää, että tapahtuman kulkua verkossa vetää ammattitaitoinen seremoniamestari. Ari Peltomäki kertoo kokemuksistaan seremoniamestarina. Hän on vetänyt useita eri yritysten aktivointitapahtumia verkossa.

– Suomalaiset eivät tunnetusti ole iloluonteisia ekstroverettejä. Heiltä pitää vääntää palautekeskusteluissa rätillä kommenttia, hän kuvailee.

Yrityksen ikärakenne vaikuttaa siihen, miten ennakkoluulottomasti aktivointeihin lopulta heittäydytään. Nuorekkaamman teknologia-alan yrityksen työntekijä kokee luonnollisesti digitaalisen ympäristön omakseen.

Globaali verkosto sparraajana

Seikkailu oy:n vetäjä Timo Heinaro sanoo, että kysyntä etä- ja hybriditiimiaktiviteeteille on kasvanut räjähdyksenomaisesti, kun etätöihin siirryttiin kertaheitolla, ja tarve ja suhtautuminen matkustamiseen on muuttunut.

Virtuaalimaailmaan siirtyminen on ollut Heinaron mukaan asiakasyrityksille paikoittain rankkaa. Toiminnan on jatkuttava lähes normaalisti, mutta entisillä työskentelytyyleillä se ei enää ole mahdollista. Osa yrityksistä jäi odottamaan rajoitusten purkua, mutta osa otti digiloikan.

– Uusien työntekijöiden sulautuminen työyhteisöön on ollut pandemian aikaisten rajoitusten ja etätyösuositusten takia työläämpää. 

Tiimiaktiviteetit parantavat Heinaron mukaan ilmapiiriä ja ihmiset tutustuvat toisiinsa eri tavoin kuin virtuaalisissa tiimipalavereissa. Uusiin toimintamalleihin sitoudutaan vahvemmin, kun tiimin henkeä on onnistuttu parantamaan tai ylläpitämään entisellään. Foodora-aktiviteetissa esimerkiksi käydään purkukeskustelut ja tunnelmat tehtävien jälkeen. Tiimit kertovat, missä he ovat onnistuneet ja missä on parantamisen varaa ja miten kokemukset siirretään työelämään.

– Aasialaiset ovat hyvä kohderyhmä ja testialusta aktiviteeteille. Heiltä saa armotonta kritiikkiä, jos jokin ei miellyttänyt heitä. He antavat myös uudistusehdotuksia heti.

Uusiin toimintamalleihin sitoudutaan vahvemmin, kun tiimin henkeä on onnistuttu parantamaan tai ylläpitämään entisellään.”

Pandemiasta on ollut Heinaron mukaan jotain hyötyäkin. Tiimiaktiviteetteihin erikoistuneet ammattilaiset lähentyivät maailmanlaajuisesti. Nyt he ovat yhteydessä aktiivisemmin toisiinsa, ja heidän resurssejaan voidaan hyödyntää virtuaalitapahtumissa monipuolisemmin. Aiemmin henkilöstöä piti esimerkiksi lennättää fyysisesti paikasta toiseen.

Virtuaaliset tiiminrakennustoteutukset näyttäytyvät tapahtumajärjestäjälle niin, että yhdellä tiimillä voi olla jopa kuusi asiakasta samana päivänä.

– Aikaisemmin se oli täysin mahdotonta. Jos keikka oli kauempana, valmisteluihin meni aikaa. Nyt tiiminrakentamiseen perehtynyt työntekijäkaarti ei lopu ainakaan kovin helposti kesken. Meillä on 400 kollegaa käytössämme ympäri maailman. Esimerkiksi skotlantilaisten kanssa on vedetty jo lukuisia onnistuneita tiimiaktiviteettitoteutuksia.

Heinaro toteaa, että yksittäisen toimiston on omin voimin lähes mahdotonta rakentaa vastaavanlainen teknisiä tiimiaktiviteettialustoja asiak­kaalleen. Siksi lisensointiin perustuva palvelu on perusteltua Seikkailun kaltaiselle yritykselle. Alustaa testataan joka viikko tapahtumatiimin sisällä. Havaittuihin ongelmiin haetaan parannusehdotuksia ja ratkaisuja globaalista verkostosta. Vaikka toiminta on muuten globaalia, toisen lisenssinhaltijan markkinoille ei palvelua voida myydä, mutta asiakkaan toteutuksia voi globaalisti tehdä muillakin markkinoilla.

Paluuta entisenlaiseen, täysin fyysiseen tiimien aktivointiin ei Heinaron arvion mukaan ole. Virtuaalitapahtumat ovat resurssi- ja kustannustehokkaana keinona tulleet hänen mielestään jäädäkseen. Silti konkari uskoo jotain säilyvän entisestä.

– Sosiaalinen kanssakäymistä ja kasvokkain kohtaamisia tarvitaan yhä. Korona-aikana tervehdykset ovat olleet entistäkin riemukkaampia. Ainoastaan halata ei ole voinut.

Foodoran työyhteisö on kasvanut koronaepidemian aikana useammalla kymmenellä henkilöllä, joten yhteisöllisyyden säilyttäminen on ollut keskeistä. Tavoitteena on ollut, että uudet työntekijät kokevat olevansa osa työyhteisöä. Virtuaalitapahtumien lisäksi on kokeiltu myös etätiimilounaita.

Foodoran Nordics Product Analyst Mikko Salenius sanoo, että virtuaalitapahtumat ovat hienoja kokemuksia, sillä niissä oppii tuntemaan työyhteisön uusia ihmisiä ja voi kokea tavallisesta poikkeavia, erilaisia aktiviteetteja. Salenius oli hyvin mielissään, että hänen kymmenkuinen tyttärensä Sofia pääsi tapahtumaan maskotiksi mukaan.

Sofia piti virtuaalitapahtumasta, sillä hän sai ihmetellä ihmisiä ruudulla ja leikkiä ilmapalloilla.

Julkaistu Evento-lehdessä 6/2020.

Tilaa Evento!

Tilaa digilehti!

Sulje mainos Tilaa Evento