Tietopaketti sopimusasioista – Näin vältät sudenkuopat

Tuskailetko myyntityön haasteiden kourissa? Onko myyminen sinulle pakkopullaa? Voimanaiset yllättävät ja ihastuttavat sinua blogisarjassa myyntivinkeillään. Helppojen, konkreettisten ja käytännönläheisten neuvojen avulla jörrikästäkin kehittyy myyntityön taitaja. Tällä kertaa paneudutaan sopimuksen tekemiseen asiakkaan kanssa. Blogisarjamme ensimmäinen osuus lähestyy loppuhuipennustaan ja sen viimeinen osa tulee käsittelemään jälkihoitoa diilin saamisen jälkeen. Tämän jälkeen siirrymme tarjoilemaan käsinkosketeltavia vinkkejä myyntiasenteen käynnistämiseksi, stay tuned for more!

Olemme kuljettaneet sinut läpi tapaamisen, soittotyön, sähköpostin lähettämisen ja tarjouksen teon ja nyt olet vihdoin saanut asiakkaalta myöntävän vastauksen ja pääset hommiin – stop vielä siihen! Tiedän, että tekisi mieli heti lähteä tuottamaan juuri saatua projektia, mutta ensin on laitettava sopimukset kuntoon. Tiedän, että tämä voi tuntua monella pistona sydämessä, sillä itsekin urani alkuvaiheessa helposti ohitin sopimusasiat ja syöksyin suoraan hommiin, mikä taas kostautui ongelmina, kun asioita ei oltu selkeästi kirjattu ylös. Tulenkin seuraavaksi antamaan sinulle hyviä vinkkejä sopimuksen laatimiseen, jotta vältyt ongelmilta tuotantoprojektin aikana ja sen jälkeen.

Tarjouksesta sopimuksen tekemiseen

Kuten edellisessä blogissamme kerroimme, tarjouksesta tulee käydä ilmi tarpeeksi seikkaperäisesti, mitä tarjoat ja mikä ei kuulu tarjoukseesi. Mitä yksityiskohtaisemmin tarjous on tehty, sitä suurempi todennäköisyys on, että kaikki menee niin kuin Strömsössä. Liian laajasti tai ympäripyöreästi kirjattu kokonaisuus jättää porsaanreikiä, joista olet myyjänä vastuussa. Tämä kaikki pätee myös sopimustekstiä kirjoittaessa.

Muita tarjoukseen tulevia konkreettisia asioita ovat toteutuksen aikataulu, toteutuspaikka ja työvälineet. Mitkä osa-alueet ovat sinun vastuullasi ja mitkä asiakas hoitaa itse? Yleensä, jos asiakas on vain tilannut työvoiman, niin on luontevaa, että kaikki työvälineet tulevat heiltä. Mutta mitä kiireisemmällä aikataululla toimitaan, sitä todennäköisempää on, että tehtävänäsi on tarjota kaikki avaimet käteen -periaatteella. Mitä enemmän erilaisia palveluita tarjoat, sitä perusteellisemmin sinun tulee laatia vaadittavat sopimusdokumentit. Lakiasiantuntijamme Janita Korva jakaa tässä blogissa näkemystään sopimusasioihin liittyen ja Mimosa Sukanen käytännön kokemuksiaan tapahtuma-alan sopimuskäytännöistä.

Hyvä sopimus säästää aikaa ja hermoja 

Usein sopimus koetaan ylimääräisenä työnä ja byrokratiana, joten se pyritään ohittamaan mahdollisimman nopeasti, pahimmillaan jopa jättämään tekemättä. Tällöin osapuolille voi jäädä täysin eri kuva siitä, mitä onkaan tarkkaan ottaen sovittu. Sopimuksen voi kuitenkin tehdä sujuvasti ja ammattimaisesti osana tarjousprosessia ilman, että se pitkittäisi tai vaikeuttaisi varsinaiseen työhön ryhtymistä. 

Kirjallisiin sopimuksiin saatetaan suhtautua epäluottamuksen ilmauksena, vaikka kyseessä on vain osoitus ammattimaisesta ja toimintansa loppuun saakka miettineestä toimijasta. Se, että huolehtii sopimusasioista ei tarkoita, että pitäisit asiakkaitasi vain omaa etuaan ajavina vedättäjinä – päinvastoin. Sopimusehdoilla osoitat, että toimit ammattimaisesti ja huolehdit, että pelisäännöt ovat selvät molemmille osapuolille.

Suullinen sopimus on lain silmissä yhtä sitova kuin kirjallinen sopimus, mutta osapuolten on jälkikäteen vaikea osoittaa, mitä tarkkaan ottaen sovittiinkaan. Yritysten välisessä toiminnassa kirjallinen sopimus on siksi ehdoton lähtökohta kaikilla vakavasti otettavilla toimijoilla. Jos sopimus jätetään tekemättä, tulkitaan pelkästään lähettämääsi tarjousasiakirjaa sopimuksena. Siitä näkyy toivottavasti ainakin se, mitä olet luvannut tehdä ja mihin hintaan, mutta monet muut seikat paistavat todennäköisesti poissaolollaan.

Vakioehdot ja valmiit sopimuspohjat helpottavat elämää

”Sopimus ei ole itseisarvo, vaan työväline, jonka tulee kyetä täyttämään sille asetetut tarpeet. Siitä tulee selkeästi ilmetä se, mitä on sovittu, mitä kenenkin vastuulle kuuluu ja mitä mahdollisessa ongelmatilanteessa tehdään ”, lakimies Janita Korva toteaa. ”Sopimusta pitäisi pystyä käyttämään päivittäisen työskentelyn tukena ja muistilappuna siitä, miten homman pitäisi edetä. Sopimus, jota kukaan muu kuin yrityksen juristi ei ymmärrä sen rakenteen tai kielen vuoksi, on epäonnistunut tehtävässään”, hän täydentää. Selkeyden lisäksi sopimuksen tulee olla myös täsmällinen ja helposti tulkittavissa. Tästä syystä sopimukset kannattaa laatia yhteistyössä oman juristin kanssa, jotta päästään tavoiteltuun lopputulokseen eikä sopimuksen tulkinta aiheuta yllätyksiä myöhemmin.

Usein yrityksillä on käytössään vakiosopimusehtoja, jotka liitetään automaattisesti kaikkiin sopimuksiin. Valmiit sopimuspohjat nopeuttavat huomattavasti tarjousten tekemistä ja silloin voi varmistua, että mikään tärkeä asia ei jää mainitsematta. Tarjoan yleisiä ehtoja aina tarjouksen liitteenä ja kun asiakas hyväksyy tarjouksen, niin samalla myös yleiset ehdot hyväksytään. 

Tällaisten ehtojen laatimisessa kannattaa hyödyntää oikeudellista asiantuntemusta, sillä niihin jääneet virheet ja turhat riskit kertautuvat muutoin yrityksen kaikissa sopimuksissa. Vakiosopimuksia käytettäessä ei aina tarvitse käydä läpi jokaista käytännön yksityiskohtaa ja resursseja jää muuhun toimintaan. Sopimusneuvotteluissa voidaan keskittyä tietyn toimeksiannon sisältöön. Vakiosopimusehdot helpottavat yrityksen päivittäistä toimintaa, kun toimitaan aina tiettyjen vakiintuneiden käytäntöjen mukaisesti. Muista, että sopimusta tulkitaan aina laatijansa vahingoksi, joten tarjoamissasi yleisissä ehdoissa olevat epäselvyydet tulkitaan asiakkaasi parhaaksi. Siksi on suositeltavaa käyttää oikeudellista osaamista apuna niitä sopimuksia laadittaessa.

Tarjousvaiheen sopimusneuvotteluja vauhdittaakseen yrityksellä pitäisi ainakin olla seuraavat sopimusdokumentit olemassa:

  • yleiset ehdot
  • toimeksiantosopimus

Näistä toimeksiantosopimusta voidaan muokata aina kulloisenkin toimeksiannon tarpeiden mukaisesti. Sen tarkoitus on täydentää tarjousta. Kun yritykselläsi on olemassa yleiset ehdot, jotka liitetään kaikkiin tarjouksiin automaattisesti, muodostaa tarjous ja asiakkaan kirjallisesti antama suostumus pitävän sopimuksen. Arkistoi tämä keskustelu liitteineen itsellesi. Näin teidän ei tarvitse asiakkaan kanssa käydä erillisiä sopimusneuvotteluja. Tämä malli toimii satunnaisissa ja kooltaan pienissä toimeksiannoissa. Jos asiakkaan kanssa poiketaan tarjouksen sisällöstä, tulee tällöin esimerkiksi poikkeamat yleisin ehtoihin tai tarjousasiakirjaan kirjata selkeästi toimeksiantosopimukseen.

Suuremmissa ja kestoltaan pidemmissä asiakkuuksissa kannattaa tehdä puitesopimus, jossa sovitaan selkeästi yhteistyön ehdot. Tällöin yksittäisissä toimeksiannoissa riittää, kun viitataan puitesopimukseen ja tehdään toimeksiantosopimus. Yleisiä ehtoja ym. ei tarvitse liittää jokaiseen sopimukseen mukaan, kun ne ovat jo osa puitesopimusta, jonka liitteeksi yksittäinen toimeksiantosopimus tulee. Lisäksi yrityksellä voi olla erillisiä salassapitosopimuksia tai alihankkijasopimus, jotka voi muokata yleisten ehtojen ja oman yritystoiminnan tarpeiden mukaan. Salassapitoon liittyviä lausekkeita voi sisältyä myös vakioehtoihin. 

Oman haasteensa tuo kansainvälinen liiketoiminta, jossa pitää ottaa huomioon kahden maan sopimuskäytännöt. Tällaisessa tilanteessa ei riitä, että tuntee Suomen lainsäädännön ja toimintatavat, vaan kannattaa aikaisessa vaiheessa pyytää neuvoja asiantuntijalta, joka tuntee alan ja kansainvälisen bisneksen kuin omat taskunsa. Alihankintayhteistyötä voi olla houkuttavaa tehdä kustannussyistä esimerkiksi virolaisten yritysten kanssa. Sen lisäksi, että yhteistyösuhteen vakiinnuttaminen vaatii aikaa, niin on huomioitava erilainen yrityskulttuuri, vaikka sopimusasiat olisivatkin kunnossa. Kansainvälisiin sopimuksiin tulee aina lisätä viittaus oikeuspaikkaan eli missä ja miten mahdolliset riitatilanteet selvitetään: onko kyseessä käräjäoikeus, missä maassa tuo käräjäoikeus sijaitsee vai käsitelläänkö asiat välimiesmenettelyssä eli ilman julkista käsittelyä. Lisäksi sopimuksessa tulee olla lakiviittaus eli selkeä merkintä siitä, minkä maan lainsäädäntöä sopimukseen sovelletaan.

Sopimuksen minimisisältö

Sopimuksen sisältö riippuu aina käsillä olevasta tapauksesta. Minimissään siitä tulee kuitenkin ilmetä se, mitä ollaan tekemässä ja ketkä ovat sopimuskumppaneita.

Alihankkijoiden kanssa kannattaa sopia vastuualueista sekä alihankkijan vastuusta sopimusrikkomustilanteessa. Oleellista on myös määrittää onko sopimus toistaiseksi voimassaoleva vai määräaikainen. Toistaiseksi voimassaolevasta sopimuksesta tulee löytyä irtisanomisehto. Yhteistyösopimuksen rikkomisesta kannattaa asettaa tarpeeksi suuri sopimussakko, jotta ei olla siinä tilanteessa, että rikkeen tekeminen olisi vastapuolelle edullisempaa kuin sopimussakon maksaminen.

Mikäli teet tapahtumajärjestäjänä henkilöstön vuokrausta alihankintana, niin sopimuskumppanin kanssa kannattaa käydä läpi rekrytointiin liittyvät asiat. ”Itse käytämme omaa keikkatyöntekijähenkilökuntaa, jolla voin varmistaa, että toimintatavat ja työn laatu on ensiluokkaista. Välttäisin viimeiseen asti kiireessä alihankintana hankittua lisätyövoimaa, jonka olisi tarkoitus edustaa omaa yritystäsi. Alihankintana käytetyt palvelut ovat tapahtuma-alalla arkipäivää, mutta mitä etäisempi yhteistyösuhde, niin sitä varmemmin jokin asia jää viestimättä työntekijöiden ja tilaavan yrityksen välillä. Harmillisesti hävisin yhden tarjouskilpailun, koska alihankkijayrityksen työntekijät eivät olleet valmistelleet etätehtävää toivotulla tavalla, vaikka asiat oli sovittu henkilöstövälitysyrityksen kanssa”, kertoo Mimosa. Muista, että sopimuksissa usein on lauseke, jonka mukaan vastaat käyttämiesi alihankkijoiden työstä kuin omastasi. Ja vaikka tätä ei olisikaan, näin asia asiakkaallesi näyttäytyy.

Ongelmat sopimuksia laadittaessa

Todennäköisyys sille, että kehnosti tehtyihin sopimuksiin liittyvät riskit realisoituisivat, tuntuu usein yhteistyön alussa kaukaisilta. Usein vasta kokemus siitä, miten paljon työaikaa ja resursseja huonosti laadittuihin sopimuksiin liittyvät pulmat voivat aiheuttaa, herättää panostamaan myös tähän osaan myyntiä.

Tapahtuma-ala on hektistä ja monesti myös hyvin kausiluonteista, jolloin juhlapyhät ja merkkivuodet rytmittävät työtä. Sattumalla on myös monesti sormensa pelissä ja tästä hyvänä esimerkkinä Mimosa kertoo PuskaPromotionin viime syksyn elokuusta marraskuuhun jatkuneen intensiivisen keikkaputken. Samalla kun kysyntä kasvaa, vauhdittuu myös eri palveluiden hankinta ja erilaisten tarjousten ja sopimusten läpikäynti, joka vaatii paljon keskittymistä. Sillä on siis paljon merkitystä, minkälaisen tarjouksen ja sopimuksen saat asiakkaillesi luotua. Mitä selkeämpi ja yksinkertaisempi sopimus, niin sitä helpommin asiakas on valmis tilaamaan. Periaatteessa ihan itsestään selvä asia, joka tuo ostamisen helppoutta. Ostajalla on vastuu sopimuksen lukemisesta ja sen hyväksymisestä, mutta lopullista hintaa tai lisäkuluja ei pitäisi joutua etsimään suurennuslasin kanssa. Kannattaa siis luetuttaa uusi tarjous- tai tilauspohja myös oman alan kollegoilla tai potentiaalisilla asiakkailla lakiasiantuntijan lisäksi, jotta asiakirjasta saa mahdollisimman selkeän. 

Kirjallinen hyvin laadittu sopimus on osa ammattimaisen toimijan riskien hallintaa. Kun toimeksiantoon liittyvät vastuut ja velvoitteet on mietitty heti alussa läpi, on itse toimeksianto helppo toteuttaa sen perusteella. Sopimuksen voi myös tehdä puhelimessa, mutta sopimukseen vetoavan on pystyttävä osoittamaan sovitut asiat toteen, mikäli erimielisyyksiä ilmenee. Puhelimessa keskustellut ja sovitut asiat voidaan esimerkiksi pyytää vahvistamaan sähköpostitse, sillä kirjallinen vastaus on varmin tapa todistaa mitä on keskusteltu. Ei myöskään kannata jäädä odottamaan, jos asiakkaan vastausta ei kuulu. Työ aloitetaan vasta, kun kirjallinen vahvistus on saatu ja tämä kannattaa asiakkaalle kertoa yksiselitteisesti. Toinen osapuoli ei silloin myöskään voi vedota siihen, ettei mitään sopimusta olisi koskaan tehty tai hyväksytty. Ilman asianmukaista sopimusta on vaikea lähteä peräämään omia oikeuksiaan esimerkiksi käräjäoikeuden tai perinnän kautta.

Haasteita voi syntyä tilanteessa, jossa molemmat yritykset haluavat käyttää omia vakioehtojaan. Tällöin joudutaan neuvottelemaan siitä, kumman ehdoilla edetään ja voidaanko toimeksiannon sopimukseen neuvotella poikkeamia suhteessa käytettyihin vakiosopimusehtoihin. Asiakas voi myös haluta muuttaa jotain yksittäistä kohtaa yleisissä ehdoissasi, mutta muuten hyväksyä ne. Näitä tilanteita varten yrityksellä tulee olla mietittynä ne seikat, joista he voivat omalta osaltaan joustaa ja mikä on heille ehdoton edellytys sopimukseen pääsemiselle.

”Kuulopuheen mukaan eräät yritykset eivät edes avaa tarjouksia, joihin on liitetty kirjalliset ehdot, mikä kuulostaa hyvin ylimieliseltä toimintatavalta alalla, jossa moni asia voi mennä vinoon toteutuksen aikana. Jos joku on näin tehnyt, niin et tarvitse sellaista asiakasta. Tosin uskon tämän olevan enemmänkin urbaani legenda”, Mimosa toteaa.

Oman lakimiehen kanssa kannattaa myös keskustella, miten yksityiskohtaisesti tiettyjä yhteistyökäytäntöjä kirjataan. Liian ympäripyöreät sopimukset voivat olla sudenkuoppa, jos ohjeen soveltamisesta tulee epäselvyyttä osapuolien kesken. Toisaalta taas liian yksityiskohtaisesti kirjattu sopimus voi toimia tietyssä tilanteessa, mutta sen käyttäminen vakiopohjana voi olla ongelmallista.

Miksi soittaa lakimiehelle?

”Henkilökohtaisesti suosittelen käyttämään lakimiehen kautta pyöräytettyjä sopimuspohjia ihan kaikkien osapuolien etua ajatellen. Lakiammattilaisen käyttäminen tulee pitkässä juoksussa edullisemmaksi kuin yhden ison tarjouksen tai mönkään menneen projektin selvittäminen. Tarjouksen ja yleiset ehdot luettuaan ei voi väittää, etteikö yksityiskohdista olisi huolehdittu ja asioita hoidettu kunnolla”, Mimosa linjaa kokemuksiaan.

Sopimusehdoilla vältetään myös ne kuuluisat epäselvyydet liittyen tarjoajan ja asiakkaan oikeuksiin ja vastuisiin. Mimosa toteaa, että kovat oppirahat maksaneena tietää, että lakimies on kaveri, josta kannattaa pitää kiinni. Elämä on niin paljon helpompaa, kun keskittyy siihen missä on ammattilainen, ja antaa kaikki muut tehtävät luotettavan yhteistyökumppanin käsiin. Jokaista sopimusta ei tarvitse käyttää lakimiehen kautta, mutta yrityksen vakiopohjia luodessa kannattaa olla yhteydessä alan asiantuntijaan, jotta pohjat saadaan parhaalla mahdollisella tavalla vastaamaan tarpeitasi. Liiketoiminnan kasvaessa tai muuttuessa oleellisesti on hyvä käydä omat sopimusasiakirjat läpi ja päivittää ne tarvittaessa. Mustavalkoisen lakitekstin pänttääminen voi kuulostaa kauhealta pakkopullalta ja kidutukselta, mutta on todellakin vaivan väärti. Jos itse et tiedä mitä olet luvannut, niin sinusta tulee helppo höynäytettävä. Etsi siis verkostosi kautta sinulle sopiva mentori tai asiantuntija lakiasiaoissa ja kiität itseäsi kymmenen vuoden kuluttua!

Seuraavassa blogissamme paneudumme sopimuksen hyväksymisen jälkilöylyihin. Uusi asiakas tai toimeksianto vaatii paljon panostusta ja yhteydenpitoa, jotta hyvä yhteistyösuhde saadaan luotua. Sopimuksen jälkihoito on vasta kaiken alkua, johon saat vinkkejä Puskan myyntimimmien blogin seuraavassa osassa. 

 

Mistä apua lakiasioissa?

  • Sopimusasioissa voit saada neuvoa yrittäjäjärjestöjen, kuten Suomen Yrittäjien kautta
  • Asianajajaliiton sivuilla on ”etsi asianajajia” sivu, josta voit etsiä lähelläsi olevia ammatinharjoittajia https://www.asianajajaliitto.fi/etsi_asianajaja
  • Hyödynnä myös omia verkostojasi ja kysele suosituksia lakimiehistä

 

Kotitehtävä:

  • Selvitä mitä sopimusdokumentteja sinulta puuttuu
  • Päivitä olemassa olevat dokumentit
  • Luetuta uudet sopimusasiakirjat ja tee palautteen perusteella tarvittavat muutokset

 

Rakkaudella,

Mimosa

puskapromotion.fi

https://fi.linkedin.com/in/sussiina-mimosa-sukanen-75216057

 

ja

 

Janita Korva

puskapromotion.fi

https://www.linkedin.com/in/janita-korva-34871557/

Mimosa Sukanen on PuskaPromotionin perustaja ja nykyinen toimitusjohtaja. Hän on European Sales Competition 2015 finalisti (4. sija) ja Haaga-Helian myyntityön alumni. Mimosa on jämäkkä johtaja, todellinen boss lady, joka ei epäröi klousata diiliä. Mimosan tärkeimmät tärpit myyntiin ovat proaktiivisuus, pitkäjänteisyys ja asiakkaan johtaminen tapaamisissa.

Janita on PuskaPromotionin hallituksen lakimiesvahvistus. Hänellä on monipuolista sopimusosaamista sekä kokemusta pk-yritysten oikeudellisesta neuvonnasta sopimuksiin ja IPR-asioihin liittyen. Päivisin hän työskentelee yliopistosektroilla sopimusasioiden parissa.