Tavaramerkkinä turvallisuus

Finlandia-talossa on järjestetty korkean turvallisuusluokituksen tapahtumia koko sen pian 50-vuotisen historian ajan. Kuuluisien marmoriseinien katveessa turvallisuus syntyy huolellisesta ennakoinnista, tavoitteellisesta turvallisuusjohtamisesta, selkeästä viestinnästä sekä hyvästä viranomaisyhteistyöstä.

– Jokaisen turvallisen tapahtuman perustana on ennakointi, tiivistää Finlandia-talon tuotanto- ja palvelupäällikkö Heikki Mäkelä.

– Ennakointi on mahdollisimman tarkan tilannekuvan muodostamista tulevasta tapahtumasta. Lisäksi se on pelastuslain mukaisista poistumisväylistä ja paloturvallisuudesta huolehtimista sekä esimerkiksi säännöllisten tarkistusrutiinien läpivientiä.

Olennainen osa tapahtumaturvallisuutta on myös henkilökunnan tieto- ja taitotason systemaattinen ylläpitäminen ja osaamisen seuranta.

– Finlandia-talon henkilökunnalle järjestetään säännöllisesti paloturvallisuus-, hätäensiapu-, evakuointi- ja uhkatilanne­koulutuksia. Kerran läpäisty koulutus ei kuitenkaan riitä, vaan osaamista kerrataan ja täydennetään määräajoin, linjaa talon tuotannonsuunnittelija Juha Kuisma.

–  Uudet työntekijät perehdytetään aina pikaisesti saman tiedon piiriin. Lisäksi turvaselvitysten tekeminen sekä omasta että yhteistyökumppaniemme henkilökunnasta on meille itsestäänselvyys.

Kuisma kertoo Finlandia-talon työn­tekijöiden osallistuvan Tapahtumaturvallisuuspäiville sekä kuuluvan Facebookissa aktiivisesti toimivaan Tapahtumaturvallisuusryhmään. Yleisistä turvallisuuteen liittyvistä asioista keskustellaan myös muiden lähistöllä toimivien tapahtumatalojen kanssa.

– Haastetta turvallisuusjohtamiseen tuo tapahtuma-alalle ominainen työvoi­man vaihtuvuus. Siksi voimmekin olla erittäin tyytyväisiä sitoutuneisiin tapahtumatyöntekijöihimme, Kuisma kiittää.

Turvallisuus on yhteistyötä

Finlandia-talon oma pelastussuunnitelma toimii lähtökohtana kaikille tiloissa järjestettäville tapahtumille. Koska henkilökunta tuntee sen läpikotaisin, ei asiakkaan tarvitse kuluttaa aikaa omien suunnitelmien laatimiseen.

– Korkean turvallisuusluokituksen tapahtumissa asiakkailla on lisäksi omat turvallisuusorganisaationsa, joiden kanssa tilaisuuden kulku ja mahdollisiin turvallisuusuhkiin varautuminen käydään läpi yksityiskohtaisesti. Turvallisuustiimimme on hyvin joustava, joten se mukautuu ketterästi eri tilaisuuksien ja niiden järjestäjien vaatimuksiin, Mäkelä huomauttaa.    

Kuisma painottaa myös mutkattoman pelastuslaitos- ja poliisiyhteistyön merki­tystä. 

– Poliisille tehdään tapahtumailmoitukset neljännesvuosittain ja tiloihimme koottavat messu- ja muut rakennelmat hyväksytetään palotarkastajalla. Kahden vuoden takaisen Trump-Putin-tapaamisen mediakeskuksen ja vuodenvaihteessa päättyneiden EU-puheenjohtajakokousten myötä viranomaisyhteistyömme on vain hioutunut entisestään.

Viranomaisviestinnän ohella tiedon on liikuttava tehokkaasti ja yksiselitteisesti myös talon sisällä.

– Henkilökuntamme saa tapahtuman kulusta ja turvallisuudesta aina sen tiedon, jota tehtävien hyvä hoitaminen edellyttää, Kuisma toteaa.

Näkymätön palapeli tähtää sujuvuuteen

Tapahtumaturvallisuus on kuin palapeli, joka tarvitsee ison paketin ja paljon kokoamistilaa. Riskien hallintaan ja arviointiin liittyy myös runsaasti kaikkein ilmeisimmän turvallisuuskäsityksen ulkopuolelle jääviä osa-alueita.

– EU-puheenjohtajakokousten alla arvioim­me muun muassa tietoliikenneyhteyksiin ja talotekniikkaan kohdistuvien häiriöiden todennäköisyyttä ja suunnittelimme, miten mahdolliset ongelmatilanteet ratkaistaan nopeasti. Omat ulottuvuutensa pohdintaan toivat puheenjohtajakauden alkuun osunut lomakausi sekä toimintamme suojellussa rakennuksessa, Mäkelä mainitsee.    

Valtavan kokonaisuuden hallintaa helpottavat kuitenkin Finlandia-talon huippuunsa hiotut toimintaprosessit.

– Jokaiselle tilaisuudelle on oma tapahtumakoordinaattorinsa, joka tekee tiivistä yhteistyötä tuotannonsuunnittelijan kanssa ja pitelee käsissään kaikkia tilaisuuteen liittyviä lankoja. Hän tuntee tapahtuman jokaista yksityiskohtaa myöten ja tietää, miten yllättävissä tilanteissa tulee toimia, Mäkelä vakuuttaa.

Tapahtumaturvallisuuteen liittyvä työ tehdään aina suurelta osin kulisseissa, piilossa tapahtumavieraiden katseilta.

– Paiskitut työtunnit heijastuvat sujuvuutena ja konkretisoituvat harvinaisissa poikkeustilanteissa. Kun kaikki on hoitunut ennakoidusti, olemme tehneet itsemme näkymättömiksi ja voimme onnitella tiimiämme onnistumisesta, Mäkelä ja Kuisma summaavat. 

Kuva: Jarno Kuusinen
Kuva: Jarno Kuusinen

Finlandia-talo ansioitui Suomen EU-puheenjohtaja­kauden kokous­paikkana

Suomi toimi Euroopan unionin neuvoston puheenjohtajana viime vuoden heinäkuusta joulukuuhun. Kokouspaikaksi valikoitui Finlandia- talo, jossa järjestettiin puolen vuoden aikana kuusi ministeri­tason kokousta ja yli 70 virkamieskokousta. Ministerikokousten aikana turvallisuusjärjestelyt sulkivat talon ja sen ulkoalueet muilta käyttäjiltä, virkamieskokousten aikana talo oli kongressisiipeä lukuun ottamatta myös muiden asiakkaiden käytössä.

Valtioneuvoston kanslian valmiusyksikön turvallisuusasioiden erityisasiantuntija Mika Tikkanen kertoo suunnittelutyön alkaneen jo noin vuosi ennen puheenjohtajakauden alkua. Tavoitteena oli varmistaa kokousten sujuminen häiriöttä sekä turvata kokousvieraita, tietoa, omaisuutta ja Suomen mainetta turvallisten kokoustapahtumien järjestäjämaana.

– Ulkopuolelle näkyi vain kokousten aikainen toiminta, mutta kokonaisuutta ajatellen suurin työ oli varautumisessa. Siihen kuului esimerkiksi turvallisuustoimien suhteuttaminen eri kokousten tarpeisiin sekä tarvittavan turvallisuusinfran rakentaminen, Tikkanen selvittää.

Finlandia-talolla pystyttiin hänen mukaansa hyödyntämään jo olemassa olevia järjestelmiä ja teknisiä ratkaisuja, kuten kulunvalvonta- ja kameravalvontajärjestelmiä. Lisäksi laadittiin muun muassa ohjeistukset hätätilanteiden varalta.

–  Yhteistyö Finlandia-talon henkilökunnan kanssa oli erittäin sujuvaa ja kaikki osa-alueet toimivat moitteettomasti. Osaaminen ja ammattitaito ovatkin talon ehdottomia etuja, jotka mahdollistivat tälläkin kertaa onnistuneen ja turvallisen kokousrupeaman, Tikkanen päättää.