Tapahtumaturvallisuudella hallitaan mainetta

Tapahtuman turvallisuutta johdetaan samalla tavalla kuin muitakin tapahtuman osa-alueita. Sitä suunnitellaan, seurataan, mitataan ja kehitetään jatkuvasti. Myös riskien kartoitus, yhdenmukainen viestintä ja selkeä vastuunjako ovat avainasemassa turvallisen tapahtuman järjestämisessä.

Turvallisuuden johtamiseen kuuluu myös yhteistyö viranomaisten, asiantuntijoiden ja muiden kumppaneiden kanssa. Turvallisuuden johtamisessa huomioidaan sekä normaaliolot että ennakoitavissa olevat poikkeustilanteet ja -olosuhteet. Yleisötapahtumat ovat kuluttajaturvallisuuslain tarkoittamia kuluttajapalveluita.

– Eroa ei käytännössä ole siinä, onko kyseessä bisnestapahtuma vai yleisötapahtuma, sillä kuluttajaturvallisuuslaki rinnastaa kävijät ja vieraat kuluttajiksi. Ainoa poikkeus on organisaation omat, sisäiset tapahtumat, joihin ei tule edes puolisoita mukaan. Tapahtumajärjestäjän pitää noudattaa kuluttajaturvallisuuslain yleisiä vaatimuksia, sanoo Tukesin ylitarkastaja Kari Koponen.

Luvat kuntoon ajoissa

Pelastuslaki, kokoontumislaki ja kuluttajaturvallisuuslaki vaativat omat suunnitelmat, jotka voidaan koota yhteen turvallisuussuunnitelmaan.

– Kokoontumislaki velvoittaa tapahtumajärjestäjän hakemaan tapahtumalle luvan poliisilta. Pelastussuunnitelma pitää tehdä pelastuslain asettamien ehtojen mukaisesti.

Minkälaisiin tapahtumiin lupa sitten pitää hakea?

Tapahtuman luonne ja paikka määrittelevät luvan tarpeen.”

– Tapahtuman luonne ja laajuus määrittelevät luvan tarpeen. Pääsääntönä on, että jos tapahtumaan tarvitaan järjestyksenvalvoja, niin tällöin poliisi yleensä edellyttää, että tehdään yleisötilaisuusilmoitus, vaikka yleisön määrä tai erityisominaisuudet eivät pelastussuunnitelmaa vaatisikaan. Asia kannattaa aina varmistaa omalta poliisilaitokselta, sanoo Koponen.

Pelastusssuunnitelma on tehtävä tapahtumaan, jossa yleisöä on 200 henkilöä tai enemmän tai jos tapahtumassa on muuta erityistä vaaraa, esimerkiksi yleisö koostuu lapsista, vanhuksista tai liikuntarajoitteisista.

– Tapahtuman järjestäjä vastaa aina turvallisuudesta, vaikka turvallisuuspalvelut olisivat ulkoistettu tai tapahtumassa olisi alihankkijoita tuottamassa palveluita, muistuttaa Koponen.

Tapahtuman laajuus ja luonne määrittelevät

Tapahtuman luonteeseen vaikuttaa se, mitä tapahtumassa tehdään ja ketkä siihen osallistuvat. Urheilutapahtuman riskit ovat erilaiset kuin tieteellisen konferenssin riskit. Tapahtuman laajuus arvioidaan muun muassa yleisömäärän mukaan. Laajuuteen vaikuttavat myös tapahtuma-alueen ominaisuudet, rakenteet, tilat ja niiden käyttö ja tapahtuman ajallinen kesto.

–  Jos järjestetään bisnestapahtuma esimerkiksi auditoriossa, joka on suunniteltu kokousten ja seminaarien järjestämiseen, ei erillistä lupaa tarvita. Tapahtumatiloissa on niitä varten laaditut turvallisuus- ja pelastussuunnitelmat, jotka riittävät, sanoo Visit Tampereen tapahtuma-asiantuntija Marko Stenström.

Stenström muistuttaa, että yrityksen osalta riskilistaan pitää lisätä maineenhallinta.

– Yrityksen järjestämässä tilaisuudessa onnettomuuden sattuessa on yrityksen maine vaarassa. Organisaation kriisiviestinnän pitää olla kunnossa.

Brändää turvallisuus

Visit Tampere suhtautuu tapahtumien turvallisuusasioihin asian vaatimalla vakavuudella.

– Haluamme brändätä itsemme turvalliseksi tapahtumapaikaksi. Olemme laatineet kattavan tapahtumajärjestäjän oppaan, missä käsitellään myös turvallisuutta laajasti. Käymme jatkuvasti keskustelua viranomaisten kanssa ja kehitämme tapahtumapaikkoja koko ajan, kertoo Stenström.

Lisäksi Tampereella on toiminut vuodesta 2011 alkaen Turvallisuusklusteri, joka koostuu viranomaisista, asiantuntijoista sekä tutkijoista. Klusteri keskustelee ja tutkii turvallisuutta laajempana käsitteenä ja esimerkiksi järjestää aiheeseen liittyviä työpajoja.

– Tapahtumat ovat mukana yhtenä osa-alueena. Klusterissa turvallisuutta ajatellaan sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Se on laaja yhteisö, mutta aika monet asiat, joista siellä keskustellaan, voi viedä suoraan tapahtumamaailmaan.

Visit Tampere järjestää tapahtumajärjestäjille myös koulutuksia.

– Haluamme myös jakaa vastuuta järjestäjän kanssa. Pohdimme aktiivisesti, miten voimme auttaa tapahtumajärjestäjiä tapahtumaturvallisuuden saralla, Stenström sanoo.

Tukes ohjaa ja valvoo

Tukesin ohjeistus tapahtumajärjestäjille uusittiin juuri ja julkaistiin helmikuussa.

– Kahdeksansivuinen ohjeistus on luettavissa Tukesin verkkosivuilla. Opas on laadittu siten, että se on käytännönläheinen ja helppolukuinen. Sen avulla voi määritellä myös tapahtuman luonteen.

Tukes valvoo kuluttajaturvallisuuslain noudattamista tapahtumissa.

– Meillä on viranomaisena oikeus käyttää pakkokeinoja ja voimme ryhtyä välittömiin toimiin, jos tilanne niin vaatii. Voimme esimerkiksi keskeyttää tapahtuman, jos katsomme, että se on yleisön turvaamisen vuoksi välttämätöntä, Koponen sanoo.

Riskit haltuun

Riskit koskevat sekä pieniä että suuria tilaisuuksia. Tyypilliset riskit, joihin on syytä varautua, ovat tapaturmat, rakennelmien sortuminen, säätilan aiheuttamat riskit, esimerkiksi kova tuuli tai liukas keli, vesialueiden läheisyys, pyrotekniikan aiheuttamat riskit ja väkivaltainen isku. Kun riskien arvioinnissa ei ole huomioitu läheltä piti -tilannetta tai onnettomuusriskiä, mikä toteutuu, siitä pitää ilmoittaa Tukesille.

– Tämä on kuitenkin lajiriippuvaista. Jos vaikkapa moottoripyöräilyssä katkeaa nilkka tai ranne, niin se on niin sanottu tyypillinen onnettomuus lajissa eikä vaadi raportointia.

Kun onnettomuus tai vaaratilanne on sattunut, Tukes ei etsi syyllistä.

– Meidän tehtävä on miettiä, miten vastaavanlaiset onnettomuudet voitaisiin estää jatkossa.

tukes.fi/tapahtumaturvallisuus

 

Pelastussuunnitelma pitää laatia tapahtumaan, jos:

  • Tapahtumassa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä, yleisön koostuessa erityisryhmästä tai tapahtuma järjestetään sisätilassa, jota ei ole suunniteltu yleisötapahtumiin ja yleisömäärä on yli 100 henkilöä.
  • Tapahtumassa käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja.
  • Tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta.
  • Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.
  • Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista.

Lähde: Pelastuslaitos

 

Huomioi nämä turvallisuuden osa-alueet

  • Yleisöturvallisuus.
  • Paloturvallisuus.
  • Ensiapu.
  • Järjestyksenpito.
  • Rikosturvallisuus.
  • Elintarviketurvallisuus.
  • Henkilökunnan riittävä määrä ja perehdyttäminen.