Tapahtuma-alan ammattilaisten EMEC-konferenssissa ylitettiin rajoja

MPI:n EMEC-konferenssi, European Meetings and Events Conference kokoaa yhteen tapahtuma-alan ammattilaiset ja palveluntarjoajat sekä Euroopasta että Pohjois-Amerikasta joka vuosi. Tämän vuoden konferenssi oli pitkälti järjestetty BeaWorld-palkinnon saaneen EMEC 2019 -mallin mukaisesti.

MPI:n hallituksen jäsenet EMECissä: Merja Hart,
Valentina Voronova ja Linda Nilsson.

Konferenssin sisältöön kuuluivat ”learning journeys” eli elämyksiä ja oivalluksia yhdistäviä oppimistilaisuuksia ja ”education tracks” eli rinnakkaisia luentoja, musiikkia ja pelillistämistä. Tänä vuonna konferenssi pidettiin Sevillassa Espanjassa. Pääteemana oli omien rajojen ylittäminen.

Valmistaudu rajojesi ylittämiseen

MPI käyttää muun muassa Event Canvas -työkalua tapahtumien suunnitteluun ja osallistujilla oli mahdollisuus vaikuttaa seuraavan vuoden konferenssin sisältöön osallistumalla design-sessioon.

Konferenssi alkoi aarteenetsinnällä, johon osallistuivat lähes kaikki konferenssin 300 osallistujaa. Pelin tavoitteena oli yhdessä rohkeuden eliksiirin tekeminen, joka liittyi tapahtuman pääteemaan. EMEC alkoi ja loppui DearWorld-elämyksellä. DearWorld toi osallistujien omat tarinat näkyville ja loi koskettavia muistoja sekä lisäsi tapahtuman yhteisöllisyyttä. DearWorldin avulla jokainen osallistuja pystyi kirjoittamaan ja kertomaan oman tarinan. Oman jutun luonti oli moderoitu ja sen moton pystyi kirjoittamaan omalle keholle ja valokuvaamaan sen. Avajaiset jäivät poikkeuksellisen hyvin monille mieleen tällaisen kokemuksen jälkeen.

Saanko tapahtuman sisältömenun, kiitos!

Seuraavana päivänä jokaisella osallistujalla oli oman valintansa mukainen ohjelma, jonka hän oli koostanut opintopoluista ja rinnakkaissessioista.

Aamu alkoi rinnakkaisluentojen puhujien pitchauksella, jonka jälkeen vielä ehti päättämään mihin sessioon haluaa osallistua. Opetus oli ryhmitelty neljään osioon: Design Thinking, Complex Problem Solving, Storytelling, Leadership and Change Management.

Sessioiden lisäksi osallistujat lähtivät etukäteen valituille opetuspoluille. Neljästä polusta sai valita yhden. Päätös oli vaikea, kun tarjolla oli stressin hallintaa Airbus-tiloissa, johtamisen opettelua hevosten avulla, tarinankerrontaa oopperassa sekä vastuullisen ohjelman luomista syrjäytymisvaarassa oleville nuorille palvelumuotoilutekniikalla.

Antti Lumiainen Helsinki Marketingista valitsi stressin hallinnan:

”Selkeä huippukohta tämän vuoden EMECissä olivat Learning Journey -osuudet. Valitsin polun, jossa suunnattiin Airbusin lentokonetehtaalle. Tämä oli mielenkiintoinen vierailu, jossa parasta oli entisen laivaston taistelulentäjän, Pierre-Henri Chuetin oppitunti stressinsietokyvystä äärimmäisissä olosuhteissa. Tiivistettynä kaikki on kiinni kommunikaatiosta ja siitä, miten saat aivosi kanavoitua ottamaan vastaan vain tehtävälle oleellista tietoa.”

Parhaat lavalle

Tapahtuman aikana osallistujilla oli käytössä konferenssin sovellus, jossa oli aikataulu, osallistujien tiedot, kartta ja palautekysely. Kyselyiden avulla osallistujat valitsivat parhaat puhujat, joiden sessiot toistettiin viimeisenä päivänä. Näin järjestäjät varmistivat, että osallistujille ei jäänyt ”FOMO” eli fear of missing out -tunnetta, jos joku rinnakaissessio jäi kuuntelematta.

Konferenssi päättyi DearWorldin loppu-elämykseen. Lavalle kutsuttiin muutamia osallistujia jakamaan oma tarinansa yleisön kanssa. Tunnelma oli käsinkosketeltava, kun yleisö kuunteli MPI-kollegoiden kertomusta heidän elämänsä tärkeästä hetkestä. Jotkut olivat puhumassa ensimmäistä kertaa niin isolle yleisölle, mutta esitykset olivat aitoudessaan hyvin koskettavia ja ne lisäsivät yhteisöllisyyttä.

DearWorldin elämyksen, opintopolkujen ja sessioiden kautta jokaisella oli mahdollisuus rakentaa oma konferenssikokemus, jonka avulla pystyy ylittämään rajojaan, oppimaan uutta ja tapaamaan tapahtuma-alan ammattilaisia. Osallistujia oli yli 300 ja mahtava henki, jonka osallistujat loivat itse, oli iso osa EMECin kokemusta.

Linda Nilsson (Nillin Consulting, MPI Finland VP of Comms, President Elect) kertoo:

”EMEC oli mahtava kokemus siitä syystä kun pääsi tutustumaan samanmielisiin alan ammattilaisiin ja verkostoitumaan heidän kanssaan uskomattoman kauniissa puitteissa. Päällimmäiseksi itselleni jäi mieleen DearWorld-esitys, jossa kuvan kautta kerrotaan tarinasi, sekä Paul Hughesin Storytelling. Sain näistä aivan uskomattoman paljon inspiraatiota ja uskon, että nämä tulevat olemaan iso osa elämääni tulevaisuudessakin, sekä henkilökohtaisella että ammatillisella tasolla. Suosittelen kaikille!”

Mitä voisit ottaa käyttöön omiin tapahtumiin?

  • Pelillistämistä verkostoitumisen vahvistamiseen.
  • Live-musiikkia tapahtuman aiheen avaamiseen.
  • Elämyksiä, jotka yhdistävät tapahtuman alkua ja loppua / Frame the event.

Mikä?

Meeting Professionals International (MPI) on maailman suurin kokous- ja tapahtuma-alan puolueeton ja voittoa tavoittelematon yhteistyöjärjestö. Järjestön tavoitteena on luoda menestysmahdollisuuksia maailmanlaajuisesti noin 17 000 jäsenelleen tarjoamalla alan innovatiivista tietoa ja oppimiskokemuksia, yhdistämällä ihmisiä ja ideoita sekä luomalla bisnesmahdollisuuksia. MPI Finland on kansainvälisen Meeting Professionals International (MPI) -järjestön Suomen osasto.

mpi.org/finland

Julkaistu Evento-lehdessä 2/2020.

Kirjoittajat: Valentina Voronova, Suomen Videoviestintä SVV Oy, MPI Finland President ja Merja Hart, TTE – The Travel Experience, MPI Finland VP of Membership