Sisäpiiriläiset: Sarja yllättäviä yllätyksiä

Tuottajat, nuo alamme sankarit, keksivät pyörän aina uudelleen ja uudelleen. Tuottajat, nuo heti palomiesten jälkeen stressaavinta työtä pallomme päällä tekevät. Tuottajat, kiireaddiktit, jotka ovat harvoja, jotka saavat kasvattaa oman huumeensa ihan itse – ja vielä maksua vastaan.

Hei moi! Tosi kiva nähdä! (tähän halaus)

– Moikka! Niin on, ihanaa nähdä. Miten sulla menee?

– Ei erikoisempaa. Tuotantoja pukkaa. Ihan hirvee kiire taas.

– Mulla ihan sama, järkyttävä kiire, joku viimiset viisi vuotta. Hyvä että ehtii himaan kääntymään.

– Se on niin tätä. Ihan sama setti meillä… ollaan kato asuntosäästäjiä molemmat, kun ei siellä paljoa ehditä olemaan. Viimeksi kun näin perhettä, niin vaikuttivat ihan mukavilta ihmisiltä. Mutta hei, tuottajan duuni… kuka lupas muuta?

– Niinpä! Pää kolmantena jalkana saa mennä, mut en kyllä vaihtais pois! Jokainen prokkis on niin magee, kun saa luoda uutta…

– Joo, se on niinku parasta tässä. Ei ole samanlaista päivää – eikä yksikään tuotanto ole samanlainen.

– Juu ei. Todellakaan. Mut hei, oli hauska nähdä. Nyt on pakko juosta. Dedikset painaa ja pitkä ilta luvassa.

– Jes, sama täällä! Pidä ittes tuottajana!

– Will do!!

Tervepä terve, rakas lukijamussukka!

Herra X ja Rouva B tässä taas. Onpa ihanaa taas päästä sanailemaan teille tapahtuma-alan asioista. Pakko myöntää kyllä, että viime artikkelissa lähti kynä vähän laukalle, kun saimme vapauden kirjoittaa näin nimimerkkien suojista. Mutta tappouhkauksia ei tullut (ethän toisaalta tiennyt, mihin niitä lähettää) ja onkin tuntunut syntisen nautinnolliselta kulkea joukossanne eri tapahtumissa, kuulla keskusteluja kannanotoistamme ja olla juuri se, jota et ikinä uskonut asian kirjoittajaksi. Tunne, jonka saa siitä, että on incognito omiensa joukossa, on kuin huumetta meille nimimerkkikirjailijoille. Niinpä jatkamme vailla omantunnontuskia samalla linjalla.

Tuo alussa kuvattu kohtaus on toistunut noin miljardi kertaa sitten alamme ajanlaskun alun. Nyt on aika laittaa tuotanto halki, poikki ja pinoon.

Mitä se tapahtumatuotanto oikein on? Sen voi tiivistää kolmeen sanaan: sarja yllättäviä yllätyksiä. Siis miksi? Puretaanpa kuvaus sana sanalta.

”Sarja”

Tuotanto etenee ajassa lineaarisesti. Ensin on tehtävä asia A, jotta voidaan tehdä asia B ja sitten C. Tapahtumaa tuotetaan kasaan ja asiat etenevät sarjassa. Mitä isompi produktio, sitä enemmän voi olla rinnakkaisia tai jopa päällekkäisiä sarjoja. Kuitenkin pääosin sama sarja toistuu koosta huolimatta samanlaisena.

”Yllättävä”

Niin, yllättäviä. Yllättävä tarkoittaa jotain odottamatonta, ennalta arvaamatonta, siis yllättävää. Yllättäviä asioita tapahtuu sitä enemmän, mitä heikommin haasteisiin on valmistauduttu. Toki olosuhteet ja luonnonvoimat, kuten kaikki muut asioita säätävät ihmiset, aiheuttavat ihan aitojakin yllättäviä tilanteita.

”Yllätys”

Yllätys eroaa sanasta yllättävä siten, että yllätys on yksittäinen asia, joka tulee sen kohteelle täysin puskista. Jäädään kiinni niin sanotusti housut kintussa tai päädytään kebabkioskille. Esimerkiksi kirjassa voi olla yllättävä juonenkäänne, mutta mikäli ne kuuluvat kirjailijan tyyliin, ei asian pitäisi olla yllätys.

Tuotantoprosesseissa taas näitä ennalta-arvaamattomuuden superpommeja, yllättäviä yllätyksiä, tulee aina sarjassa. Siitä syntyy kiire, palomiestason stressi (vaikka kyseessä ei ole ihmishenki, vaan esimerkiksi teemakukkatilauksen unohtaminen) ja – ah niin ihailtava – tuottajan elämä.

Miksi näin?

Oman analyysimme mukaan kyseessä on valuvika. Ensinnäkin asiakkaillehan kaikki tulee myydä uniikkina, räätälöitynä ja vain heille suunniteltuna. Laskutusperusteen luomiseksi on aloitettava tyhjältä pöydältä. Eihän kukaan asiakas halua ostaa jotain, joka myydään näin:

”Ei tässä teidän yritystarinassa ole oikeastaan mitään mistään poikkeavaa. Puulaakinne 50-vuotisjuhlat voidaan siis vetää ihan perusteemalla. Ollaan tehty tällaisia karkeloita satoja ja meillä on aivan valmis kaava näihin. Käytetään aina samaa bändiäkin, koska eihän nää vieraat just teidän viiskymppisissä ennen ole olleet. Nää on kaikki ihan kopioita toisistaan ja just tästä syystä voidaan hoitaa nää tuotannot täysin stressittömästi ja halvalla. Ollaan jätetty se pseudo-luovuus minimiin. Että laitetaanko pakettiin?”

Ei. Itse emme ainakaan ostaisi. Vaikka totuushan tuossa tulisi ilmi, mutta kuka siitä maksaisi. Siksi aiemmasta ei saa oppia, jo tehtyä ei saa hyödyntää toistamiseen ja ideoiden (myönnetty) kierrätys on kiellettyä. On oltava uniikkia, vaikka juuri eilen tehtiin ihan samanlaiset bileet.

Toiseksi, epäilemme, että vuosikymmeniä kestänyt stressitila on aiheuttanut sen, että aina on liian kiire kehittää ja standardoida toimintatapoja.

Herra X istuu tätä kirjoittaessa lentokoneessa matkalla taas yhteen uniikkiin yritystilaisuuteen, eikä hän malttanut olla miettimättä analogiaa lentokoneella lentämiseen ja tapahtuman tuottamiseen. Viimeksi käytimme vertausta keihäänheittoon, joten sallittakoon tällainen lentävä teema taas.

Oletetaan siis, että koneen kippari on edellisessä elämässään ollut tuottaja ja luonteelleen tyypillisesti on tuonut tuotantomaailman työtavat uuteen duuniinsa. Aamu alkaa yllätyksellä siitä, että ei hitto, tänään on se päivä, jolloin lennetään! Olenkohan muistanut pitää asiakkaat ajan tasalla tilanteesta, että muistavat tulla kentälle ajoissa? Entä matkustamohenkilökunta – toivottavasti kaikki ovat ajan tasalla ja kahvia keitetään. Muistinko mainita asiakkaalle, että kone vaihtui viikko sitten Finnairista Norraan? Ehkä… täytyy tutkia tämä nälkävuotta pidempi meilikeskustelu, joka on otsikoitu ”Detskui…”. JES! Sieltä se info löytyi, samassa vastauksessa, jossa kuittasin, että polttoaineet on tilattu ja selkänojan roskapusseihin kannattaisi meidän luovan tiimin ja designerin mielestä tilata firman logot kohopainatuksella.

Sitten on aika lähteä kentälle – vähän myöhässä totta kai. Onhan samaan aikaan hoidettava parin muun lennon ”detskui” kuntoon.

Ohjaamoon saavuttuaan pilotti etsii vanhasta muistista vuosikymmenien aikana hyviksi todettuja check list -mappeja. Mutta ai niin, tämähän on täysin uniikki lento, asiakkaat ovat ainutkertaisia ja turvakuulutustakin on vielä eilen hiottu copyn kanssa yömyöhään, koska haluttiin tehdä siitä asiakkaiden näköinen. Alkuun saatiin vielä firman brand anthem soimaan, ja se kuulostaa tosi päheeltä! Koska kaikki on siis ainutkertaista, päätettiin check listit polttaa jo vuosikymmeniä sitten.

Alkaa vimmattu viimeistely. Stressitasot ovat huipussa, koska sekä pilotti että perämies koittavat ulkomuististaan suorittaa viimeisiä tarkistuksia. Ongelma on vain se, että perämies on vasta siirtynyt tähän tehtävään, joten molemmilla on vähän eri näkemys aiheesta. Pakko tosin sanoa, että ei perämies ihan noviisi ole, sillä onhan hän toiminut saman alan logistiikkatehtävissä, eli matkatavaralastaajana, jo monta vuotta. Hyvin tää varmasti menee, kun vaan tsemataan, puhalletaan yhteen hiileen ja pidetään hyvä fiilis päällä, vaikka onkin hirveä kiire ja Ouran readines näytti taas alle neljääkymppiä. Tuottajalle sekin on tosin parikymppiä yli keskiarvon.

Nää on kaikki ihan kopioita toisistaan ja just tästä syystä voidaan hoitaa nää tuotannot täysin stressittömästi ja halvalla.”

Sinänsä pirun harmi, että se toinen ammattimainen pilotti jouduttiin irrottamaan toiseen projektiin vielä eilen illalla, kun siellä tuli sarja yllättäviä yllätyksiä ihan viime tingassa. Tarvittiin rautaa rajalle ja osaamista eetteriin.

Kone saadaan lähtökuntoon kaikkien yhteisellä venymisellä vain muutamaa minuuttia ennen kuin asiakkaat marssivat sisään. Viime hetkillä arvuutellaan vielä, että onhan kaikki sisällä, kunnes joku asiakkaan edustaja ilmoittaa luulevansa näin. Jes! Nyt vaan hymy naamalle ja aloitetaan show!

Hyvin se alkaakin! Ihan vartavasten asiakkaalle personoitu turvallisuuskuulutus toimii kuin häkä. Kukaan ei onneksi huomaa, että se turvallisuusosio unohtui, mutta Janne Porkan vetämä Jaajo-imitaatio nauratti kaikkia. Sitten vaan konetta ilmaan.

Meinattiin lähteä rullaamaan väärälle kiitotielle, mutta onneksi todella pitkän linjan purseri piti pakan hallussa ja tarkisti juontokorteistaan oikean rullausreitin, heitti luontevan vitsin, vinkkasi pilotille taas oikean suunnan ja osallisti asiakkaan toimarin. Juuri tällaisia ammattilaisia tarvitaan jokaiselle lennolle!

Lento nousi, samoin tunnelma – lähes samassa tahdissa kuin kuplat skumpassa. Nyt voidaan antaa vain fiiliksen viedä. Matkustamohenkilökunta hoitaa homman omalla osaamisellaan luontevasti, eikä enää pitäisi tulla sarjaa yllättäviä yllätyksiä. Ainakaan ennen laskeutumista. Mutta murehditaan niitä silloin.

Nyt kun Herra X sai putkiaivoillaan avattua ihan normaalin tuotannon etenemistä, niin Neiti B vastaa keskeltä ihanaa yritystapahtumaa Tallinnan laivalla. Nokkelampi varmaan jo ymmärsi, että olisiko syytä pysähtyä välillä ja tunnistaa toistuva prosessi tuotannossa. Kirjoittaa prosessi auki ja rakentaa järjestelmä tukemaan prosessia. Jos vaikka tulevaisuudessa perustekeminen olisikin suunniteltua, jolloin vapautuvan ajan voisi käyttää oikeasti luovaan työhön ja ainutkertaisten kokemusten rakentamiseen.

Toivon todella, että lentoliikenne toimii tarkkaan määritellyn prosessin ja sääntöjen mukaan, missä mahdollisista virheistä opitaan, niitä ei peitellä tai hävetä. Tapahtuma-alan pitää lopettaa virheen korjaaminen laastareilla ja oppia käyttämään hyväksi nykyaikaisia toiminnanohjausjärjestelmiä ohjaamaan tekemistä tehokkaammaksi. Jos ei löydy osaamista, niin kannattaa kysyä asiakkailta. Heille nämä ovat jo osa ihan normaalia arkea. Toiminnanohjausjärjestelmä voi myös mahdollistaa monenlaista muuta hauskaa markkinoinnin, myynnin, johtamisen, hallinnon ja asiakastyön parantamiseen datan avulla.

Ehkä me siirrymme seuraavassa kirjoituksessa jo kertomaan teille rakentavia ajatuksia pään aukomisen sijaan. Tai sitten teemme sen hieman myöhemmin. Hienointa tapahtumien tekemisessä on hetkessä eläminen ja kyky reagoida yllättäviin yllätyksiin. Niitä kun tulee aina.

 

Kiitos ja anteeksi, tuottajat.

Herra X ja Rouva B

Kirjoittajista Herra X rakastaa nopeita autoja ja Exceliä täynnä ihanaa dataa. Rouva B puolestaan rakastaa nopeita miehiä ja BI-softan visuaalisuutta sekä julkisia tietovarastoja.

Julkaistu Evento-lehdessä 3/2019.

Osa 2

Tässä artikkelisarjassa kaksi sisäpiiriläistä yrittää avata, missä tapahtuma-alalla mennään. Jos nilkkaan sattuu lukiessasi, se on hyvä. Kipu on hetkellistä, mutta muutos on ikuista. Se vasta sattuukin, jos yrittää taistella vastaan.