Punaista lankaa pitkin maaliin

Tapahtumat ovat parhaimmillaan kuin suuria tarinoita. Sekä hyvässä tarinassa että hyvässä tapahtumassa on juoni, yllätyksellisyyttä, onnellinen loppu sekä onnistuneet näyttelijävalinnat.

 Oivalluksen pohjalta alkoi tapahtumanjärjestäjiä kouluttavan Helena Vallon ja tarinallistaja Anne Kalliomäen yhteistyö. Heidän yhteisessä koulutuskokonaisuudessaan kehotetaan kurkottamaan kohti tapahtumien tähtihetkiä tarinallistamalla.

– Hyvissä tapahtumissa on aina punainen lanka. Ja erinomaisissa tapahtumissa kaikki elementit kertovat samaa tarinaa, tarinaelementit kulkevat tapahtumassa mukana, kuvaa Vallo, jonka yritys Faustus kouluttaa, arvioi, mittaa ja konsultoi tapahtumamarkkinoinnin tekijöitä.

 – Tarinallistaminen tekee yrityksen brändistä elävän, siitä tulee osa toimintaa ja asiakkaan elämystä. Tämä jättää vahvan muistijäljen, täydentää Kalliomäki, joka yrityksensä Tarinakoneen nimissä tekee tarinaidentiteettejä, tarinanäyttämöiden suunnitelmia ja palveluiden tarinakäsikirjoituksia yrityksille.

Tarinallistaminen tarkoittaa asiakkaan kokemuksen kokonaisvaltaista kehittämistä tarinaksi, palvelussa konkreettisesti näkyvien elementtien kautta. Niin sanotut tarinateot ovat tarinallistamisessa keskeisiä.

Taikuus sallittua

Pitkään tapahtuma-alalla toiminut Vallo on järjestänyt lukuisia tapahtumia, joista syvimmän muistijäljen ovat jättäneet tarinoilla höystetyt elämykset. Hänelle muistuu edelleen kirkkaasti mieleen esimerkiksi vuosia sitten järjestetty yrittäjätapahtuma, jonka teemana oli Naisissa on taikaa. Puhujat ja järjestäjät olivat pukeutuneet ennustaja-eukoiksi, osallistujien tuolien alle oli liimattu pelikortit. Ässä voitti.

Vuosia tapahtuman jälkeen Vallo törmäsi kadulla osallistujaan, joka edelleen muisti hänet noita-asussaan.

– Jos olisin ollut tilaisuudessa jakamassa esitteitä, muistijälkeä ei varmasti olisi syntynyt, Vallo pohtii.

Anne Kalliomäki mainitsee esimerkin mieleen painuneesta tapahtumasta, Jyväskylän ammattikorkeakoulun Tiimiakatemian juhlista, jonka punainen lanka oli James Bond, Casino Royale -hengessä.

Tarina näkyi tapahtumassa niin markkinoinnissa, myynnissä kuin tapahtumapaikallakin. Vieraille lähetettyjä sähköposteja lähetti itse James Bond, joka kutsui henkilökohtaisesti jokaisen vieraan juhlimaan omaan kasinoonsa. Ennakkomaistiaisia lähetettiin videonpätkissä, joissa kulkenut tarina huipentui juhlan esityksiin. Markkinoinnissa käytetyt videot tuotiin siis tapahtumapaikalla eläväksi tarinaksi.

Vaikka hyviä esimerkkejä onnistuneista juhlista löytyy, kokonaisuudessaan tarinoita hyödynnetään tapahtumissa aivan liian vähän, sekä Vallo että Kalliomäki purnaavat.

– Tapahtumalla voi tehdä vaikutuksen. Miksi siis esimerkiksi isot teleyhtiöt osallistuvat johonkin yrittäjätapahtumaan esitteitä jakamalla, Vallo haastaa.

Hän myös muistuttaa nivomaan esiintyjät osaksi tarinallistettua kokonaisuutta. Tarinankerronta, storytelling, kiehtoo nykyään monia ja tapahtumien puhujiin satsataan paljon. Tavoitteiden asettamisessa on kuitenkin vielä parannettavaa.

– Kun pyydämme esiintyjiä puhumaan, heidät pitää valjastaa juuri meidän tapahtumaamme palvelemaan, Vallo neuvoo.

– Tällä hetkellä puhujille annetaan hyvin usein vapaat kädet. Tilaaja ei uskalla sanoa, mitä hän puhujalta haluaa.

Mitä, miksi, kenelle?

Vallo ja Kalliomäki rohkaisevat tapahtumien tekijöitä ottamaan konkreettiset työkalut käyttöön sykähdyttävän tapahtuman suunnittelussa.

Vallon kehittämän Onnistuneen tapahtuman -mallin avulla tapahtuman suunnittelija vastaa kuuteen kysymykseen, joista kolmesta ensimmäisestä koko organisaation pitää olla yhtä mieltä, johtoa myöten: miksi, kenelle ja mitä. Vastausten kautta muodostuu tapahtuman punainen lanka, jonka ympärille kokonaisuus suunnitellaan.

Kalliomäen kehittämän Stooripuu-menetelmän avulla puolestaan etsitään tapahtumien timantteja, joita kirjataan puun juuriin: Miksi tapahtuma on olemassa? Mitä arvoja sillä välitetään? Mikä on tunne, jota asiakkaalle halutaan välittää? Stooripuun runkoon puolestaan kirjataan tapahtuman pääasiakaskohderyhmä ja oksistoon ideoidaan tapahtuman tarinaelementtejä: hahmoja, teemoja, historiaa, esineitä, valokuvia, vertauskuvia, symboleja. Stooripuun pohjalta syntyy tapahtuman tarinalähtöisyyttä tukeva ydintarina, jonka pohjalta tapahtuman tarinapolkua lähdetään rakentamaan.

fastus.fi
stooripuu.fi

Tiikeri luotsaa tapahtumajärjestäjien viidakossa

Tapahtumanjärjestäjiä palveleva yritys Eventio otti tarinallistamisen työkalukseen muutama vuosi sitten.

Yritys oli silloin risteyskohdassa ja mietti tulevaa kehityssuuntaansa. Avuksi löytyi tarinallistaja Anne Kalliomäki, joka alkoi luoda yritykselle ydintarinaa.

Tarinan hahmoksi löytyi uskollinen ja lempeä, mutta tarvittaessa myös ärhäkkä tiikeri, jonka avulla tapahtumatuottajien arjen viidakossa selviää kunnialla. Tiikeri sulautuu mustien raitojensa ansiosta viidakon varjoihin ja muuttuviin olosuhteisiin.

Kun tarina ja sen päähenkilö oli luotu, asiakkaan palvelukokemus rakennettiin niiden ympärille. Tiikeri näkyy paitsi Evention ydinpalvelussa eli lipunmyynti- ja tapahtumanhallintajärjestelmässä, myös laskuissa ja muissa lomakkeissa. Uusimpana tarinan käänteenä Eventio on ottanut käyttöönsä tiikeriasun, jonka avulla tiikeri saadaan myös fyysisesti paikalle asiakastapahtumiin ja messuille. Tiikeri on pääosassa myös vastikään julkaistussa, huumorin keinoin tehdyssä yrityksen 10-vuotisvideossa.

Evention toimitusjohtaja Jaakko Vikman kertoo panneensa tyytyväisenä merkille, miten hyvin asiakkaat ovat omaksuneet tiikerin käyttöönsä. Tarjouspyyntöjen yhteydessä saattaa tulla kyselyitä siitä, miten tiikeri taipuisi asiakkaan pyyntöön, tai mitä tiikeri vinkkaisi tapahtumanjärjestäjän haasteeseen.

– Tarinan kautta näkyminen on tuonut positiivista huomiota, auttanut erilaistumisessa, Vikman arvioi.

Jatkossa Eventio aikoo rohkaista myös asiakkaitaan tarttumaan tarinallistamisen mahdollisuuksiin. Yritys aikoo kehittää tapahtumien myyntiin, markkinointiin ja hallintaan keskittyvää palveluaan niin, että se toimii helposti erilaisten tarinoiden tukena.

Kokemuksia tästä on jo ehtinyt kertyäkin. Eräs Evention palvelua hyödyntävä teatteri tarjosi asiakkailleen elämyksellisesti tuotetun kauhunäytelmän, jossa tarinan haluttiin alkavan heti lippuostoksesta. Eventio sai näin oman roolin tarinassa: tiikeri lähetti lipunostajille ennen tapahtumaa jännityksellä höystetyn linkin, jonka kautta he pääsivät virittäytymään tapahtuman tunnelmaan. Tapahtumapäivän jälkeen vieraille lähti vielä toinen videolinkki, jossa kiitosten lisäksi pohjustettiin tulevia produktioita.

 eventio.fi