Toimitilojen ja työkulttuurin muutoshankkeita työkseen vetävän Sara Tuohikummun mukaan muutos on suuri mahdollisuus, mutta siihen on osallistettava koko työyhteisö.
– Toimitilat voidaan ottaa strategiseksi työkaluksi, mutta se edellyttää laajamittaista nykytilan arviointia ja visiota, mihin ollaan tulevaisuudessa menossa.
Johtaminen nykytilanteessa on äärimmäisen haastavaa, jos tilat eivät tue sitä. Siksi Tuohikumpu puhuu mielellään tilauudistuksista laajemmin.
Kun työtilojen avulla muutetaan työkulttuuria- ja tapoja, puhutaan isosta muutoksesta.
– Johdon on oltava muutoksessa sydämellä mukana.
Suurin muutos tapahtuu jo tilojen uudistamishankkeen edetessä, ja siihen voi kulua vuosi tai jopa enemmän. Usein samassa yhteydessä puretaan hierarkiaa, uudistetaan organisaatiokaaviota ja edistetään itseohjautuvuutta ja -innostumista.
Toimitilabisnekselle Tuohikummulla on selkeä viesti: yritykset eivät ole luopumassa tiloistaan.
– Teettämämme kyselytutkimuksen mukaan etätöiden suuri haaste on, että yrityskulttuuri hajoaa helposti kotona keittiön työpöydän äärelle. Kun olemme etäällä toisistamme, vastoinkäymiset tuntuvat suuremmilta, koska työn paineita ei voikaan jakaa kollegan kanssa.
Toimiston rooli onkin Tuohikummun mukaan liimata yhteisö yhteen ja helpottaa vuorovaikutusta. Yritykset tarvitsevat myös erilaisia keinoja erottautua kilpailijoistaan ja vahvistaakseen työnantajakuvaansa. Yksi keino on toimitila.
Tuoreiden tutkimusten mukaan toimitilan sijainnin merkitys nousee muuttuvassa ympäristössä yhä merkittävämmäksi. Myös ajatus siitä, että yhtä ainoata pääkonttoria ei enää ole, vaan erillisiä satelliitteja ympäri kaupunkia tai maata, on vallannut toimitilabisnestä. Parhaat työntekijät halutaan töihin, asuivatpa he Kainuussa tai Kanadassa.
Salailun kulttuurista luottamuksen tielle
Tuohikumpu toteaa, että vielä 2010-luvun molemmin puolin työympäristön muutoshankkeiden keskuudessa vallitsi salailun kulttuuri.
– Työympäristöuudistukset tehtiin tarkoin varjeltuna salaisuutena projektiryhmän kesken ja henkilöstölle kerrottiin muuttopäivä. Vaikuttamismahdollisuudet jäivät minimiin ja seurauksena oli turvattomuuden ja hallinnan tunteen menettäminen. Työ on merkittävä osa elämäämme ja tuolloin elimme aikaa, kun töitä tehtiin toimistolla. Ihmiset pelkäsivät sitä, mihin työpisteelle heidän nimensä oli pohjapiirustuksessa sijoitettu.
Toimiston rooli on liimata yhteisö yhteen ja helpottaa vuorovaikutusta.”
Luottamuksen taso heijastuu yrityskulttuuriin. Jos ei kyetä olemaan avoimia, vaan tuntuu että vallalla on salailun ja syyttelyn kulttuuri, luottamus saa särön ja osa arvokkaasta työstä valuu hukkaan.
Ongelmat, joista työpaikoilla puhutaan, liittyvät usein siihen, miten työt on järjestetty.
– Ne eivät liity tilaan, mutta näyttäytyvät tilassa. Kun kehitämme kulttuuria, syleilemme ongelmia. Seinän värillä ei ratkaista työyhteisön haasteita.
Tuohikumpu kertoo, että asiakkaiden kanssa keskustellessa aistii yrityksen hengen, ja työyhteisössä mahdolliset kytevät ristiriidat.
Tilasta strateginen johtamisen työkalu
Tänä päivänä tilanne on Tuohikummun mukaan jo toinen. Asiakkaat ovat yrityksiä ja yhteisöjä, jotka ovat yrityskulttuurin edelläkävijöitä. Se tarkoittaa, että suunnitelmat tehdään aidosti käyttäjien ääntä kuunnellen ja tilat nähdään strategisena työkaluna.
– Tarvitaan rohkeutta luottaa työntekijöihin, kun heille annetaan sananvaltaa. Se matka saa minut kerta toisensa jälkeen liikuttumaan. Luottamus rakentuu tekojen kautta. Kun ratkomme uuden työn tapoja, kehitämme yhteistyötä ja kuuntelemme ja oivallamme toinen toistemme ajatuksia. Samalla vahvistamme koko yhteisöä.
Hankkeet ovat Tuohikummun mukaan muutosmatkoja, joissa suurin muutos tapahtuu ihmisten ajattelussa.
Vuonna 2014 Hanno Nevanlinna sanoi Futuricen työkulttuuriprojektin yhteydessä Tuohikummun pitkään odottaman asian ääneen: nämä työtilat eivät ole koskaan valmiit. Sillä Nevanlinna tarkoitti, että strategian uudistuessa myös työtilojen tulee muovautua niin, että ne vastaavat strategiaan.
– Tästä kiitän Hannoa.
