Pitääkö no-show’sta sakottaa – näin vastasivat tapahtuma-alan ammattilaiset

Kuuluuko sakon räpsähtää tapahtumaan saapumatta jättävälle? Millaisissa tilanteissa maksun periminen on perusteltua ja miten se voidaan käytännössä toteuttaa? Vai onko pikavoitto sittenkin vain ensimmäinen askel turmion tiellä? Kysyimme tapahtuma-alan ammattilaisilta.

EI: No-show kuuluu tapahtuma-alaan

Wille Wilenius

Viestintäkonsultti, Bulevardin viestintä

”Facebook-kulttuuri on tuonut tapahtuma-alalle harmillisen lieveilmiön: tapahtumiin ilmoittaudutaan samaan tapaan kuin sosiaalisessa mediassa – varmuuden vuoksi. Etenkin sesonkiaikoina samat ihmiset kutsutaan moniin päällekkäisiinkin tilaisuuksiin. Moni haluaa olla positiivisesti mukana ja jättää option osallistumiselleen. 

Oikein valitut vetonaulat houkuttelevat sfäärissään olevat ihmiset paikalle. Perheellisten tapahtumavieraiden no-show on ruuhkavuosien ongelmista johtuen kuitenkin aina esimerkiksi nuoria tapahtumavieraita suurempi.

No-show on osa tapahtumaa. Epäonnistumisen mahdollisuus on alallamme aina olemassa, ja mitä kovempia nimiä tapahtumiinsa kutsuu, sitä suurempi sen todennäköisyys on. Kun no-show’n hyväksyy ja ennakoi, se ei harmita.

Minulle ei tule mieleen ensimmäistäkään tilannetta, jossa no-show-maksu kannattaisi. Siitä jää huono fiilis ja sillä voi olla negatiivinen vaikutus brändikuvaan. Sakotus ei kuulu meidän bisnekseemme.”

 

 

KYLLÄ: Vihreät arvot puoltavat maksua

Helena Wallo

Tapahtumakouluttaja, Faustus

”No-show’hun liittyen tulee nostaa esille neljä tärkeää seikkaa. Ensinnäkin kutsu on arvokas lahja, jota sen saajan tulisi osata arvostaa. Toiseksi ja kolmanneksi järjestäjän tulisi hyödyntää kutsuprosessi koko laajuudessaan sekä viestiä tavalla, joka herättää ihmisissä halun olla paikalla. Neljäs näkökulma on ekologinen: tapahtumalla on iso hiilijalanjälki, josta valtaosa syntyy hukkaan menevistä tarjoiluista.

Jos kaikki nämä asiat on huomioitu ja vastauksena on silti no-show, on sakottaminen mielestäni perusteltua. No-show-maksun mahdollisuudesta tulee kuitenkin selkeästi kertoa kutsuprosessin aikana. Hyvä perustelu on esimerkiksi juuri ympäristökuormituksen vähentäminen. Taitava viestintä on avainasemassa – silloin maksuun suhtaudutaan ymmärtäväisesti.

MPI:n (Meeting Professionals International) Suomen-osastossa olemme ottaneet käyttöön no-show-maksun. Jäsentapahtumamme ovat ilmaisia, mutta no-show’sta veloitamme 25 euroa. Se on tuonut pienen budjetin toimintaamme kaivattua rotia. Sairaustapaukset ovat asia erikseen – niissä olemme valmiita joustamaan.”

 

 

EI: Kohderyhmän tuntemus lisää osallistumista

Osnat Mangs

Toimitusjohtaja, Sisters Inc.

”No-show-maksun pohtiminen on erittäin perusteltua.No-show’sta on tullut ongelma tapahtuma-alan kasvaessa vaikuttamisen kanavana: tapahtumista alkaa olla ylitarjontaa. Minun näkökannastani no-show-maksu ei sellaisenaan kuitenkaan toimi. Välittääkö se parasta viestiäkään?

No-show on merkki hataralle pohjalle rakennetusta tapahtumasta. Kutsuvierasjoukko on harvoin taustoiltaan, tarpeiltaan ja kiinnostuksenkohteiltaan homogeeninen, mutta sellaiseksi se usein mielletään. Näin suunniteltu sisältö ei voi geneerisesti vastata vieraiden tarpeisiin. Kiinnostus voi syttyä, mutta sitoutuminen jää heikoksi ja pienikin muutos arjessa ajaa osallistumisen ohi.

Sakon sijaan järjestäjän pitäisi miettiä, millaista lisäarvoa tilaisuus antaa osallistujalleen – samaa nimittäin miettii kutsuttavakin. Kun järjestäjä tuntee kohderyhmänsä, hän tuntee myös sen tarpeet ja kiinnostuksen kohteet. Silloin hän voi tarjota osallistujalle aidosti kiinnostavaa lisäarvoa, mikä vahvistaa osallistumisinnokkuutta ja vähentää no-show’ta.”

 

 

KYLLÄ: Maksu kasvattaa no-show-tietoisuutta

Hanna Mäkelä

Myyntipäällikkö, Table Online Finland

”Ravintola-alalla tapahtumia järjestäneenä olen huomannut esteestä ilmoittamisen vaihtelevan paikkakunnittain. Esimerkiksi Pirkanmaalla esteestä ilmoitetaan poikkeuksellisen hanakasti. Helsingissä puolestaan tapahtuu koko ajan niin paljon, että tapahtumapäivälle tulee helposti jotain muuta ja peruuttaminen unohtuu.

Nykypäivän kiireisiä ihmisiä täytyy muistuttaa tarvit-taessa perumaan osallistumisensa. Muistuttamisella on valtava voima. Toisaalta perumisen helpottuminen erilaisten laitteiden ja sovellusten myötä on mielestäni lisännyt hällä väliä -meininkiä.

Kallistun no-show-maksun puoleen, sillä no-show tekee ison loven etenkin pienen toimijan kassaan. Lisäksi on tärkeää lisätä ihmisten tietoisuutta no-show’n haitoista.

Tänä päivänä ihmiset ovat tottuneet jättämään luottokorttinsa tietoja esimerkiksi hotelli- ja matkavarausten yhteydessä. Tietojen jättämisen ei pitäisi enää olla mörkö tapahtumienkaan yhteydessä. No-show-maksun käyttö edellyttää kuitenkin selkeää ohjeistusta. Jos ohjeistus on kunnossa ja vieras siitä huolimatta törttöilee, on pieni sakko täysin perusteltu. Esimerkiksi hyvin tuntemani Kokouspisteen messutapahtumissa maksu ohjataan hyväntekeväisyyteen.” 

No-show’n myrkkymalja

  • Tyhjä tila latistaa tunnelman ja maksaa järjestäjälle ylimääräistä.
  • Vaisu tunnelma näivettää brändikuvaa.
  • Esiintyjät ja sponsorit harkitsevat yhteistyön jatkoa entistä tarkemmin.
  • Tarjoiluhävikki rasittaa kokkia, järjestäjää ja ympäristöä.
  • Järjestävän tahon tavoitteet jäävät toivotusta.

Lähde: Sisters Inc:n blogi, sisters.fi