Etätyöskentelyyn tarvitaan rutiineja, rakenne ja rajoja. Muuten itsensä johtamiselle ja tulokselliselle työskentelylle ei ole edellytyksiä, filosofian tohtori ja tietokirjailija Sampo Sammalisto linjaa. Sammalisto on valmentanut noin 9 000 ihmistä fiksumman työelämän perusteista kirjansa Viisas pääsee vähemmällä (Kauppakamari 2019) pohjalta.

Koronatilanne mutkistaa työntekoa entisestään, mutta etätyöskentelyssä on omat haasteensa, tartuntatautitilanteesta viis.

– Isoimpia yksittäisiä haasteita etätyöskentelyssä ovat eri viestimien kautta tulevat jatkuvat keskeytykset. Toimistolla ihmiset kyselevät asioita ohimennen vaikka kahvitauolla. Kun kaikki tämä ex tempore -tiedonvaihto jää kotikonttorilla pois, sähköpostien, pikaviestien ja etätapaamisten määrä räjähtää. Kokemukseni mukaan monilla palaverien määrä kaksin-kolminkertaistuu etätyössä.

Sammalisto muistuttaa, että vaikka suuri osa tietotyöläisistä ja yrittäjistä on tottunut tekemään osan töistään muualla kuin konttorilla, täysipäiväinen etätyöskentely vaatii pelisääntöjä. Monessa työyhteisössä ei ole vielä harjaannuttu osallistumaan sähköisiin palavereihin, niiden vetämisestä puhumattakaan. Raamien puute johtaa kehnon ajankäytön lisäksi työhyvinvoinnin laskuun, yhteisesti sovitut käytännöt kun tuovat varmuutta ja hallinnan tunnetta erityisesti epävarmoina aikoina. Johtajuuden rooli siis korostuu kotikonttorilla entisestään.

– Ihmisillä on erilaiset yksilölliset valmiu­det etätyöhön. Toiset alkavat tehdä liikaa, jolloin työ- ja vapaa-ajan raja hämärtyy ja tauot jäävät pitämättä. Toisilla haasteena on työmoodiin pääseminen; he hyötyvät työpaikan- ja yhteisön virittävästä ympäristöstä, ja työhön tarttuminen tuntuu hankalalta ilman sitä.

Miten tiimin ja yksilöiden suoriutumista saisi sitten parannettua? Jokainen voi vaikuttaa omaan työskentelyynsä johtamalla itse itseään. Esimiehet johtavat tiimiä yhteisen fyysisen työympäristön puuttuessa sähköisten viestimien välityksellä. Sammalisto antaa vinkit siihen, miten eri välineiden käyttö olisi fiksumpaa sekä tiimin että yksilön näkökulmasta.

1. Etäpalaveri: Riviin, järjesty!

Netissä on runsaasti erilaisia sähköisiä tapaamisalustoja (Skype, Teams, Slack, Google Hangouts), joiden toiminta-ajatus on suurelle osalle enemmän tai vähemmän tuttu. Ongelmaksi voi silti muodostua se, että etäpalavereihin osallistuvat eivät hallitse ohjelmistojen käyttöä. Tarkista, tarvitseeko joku kollegoista apua teknisen puolen kanssa, ja pyydä apua, jos et itse osaa käyttää ohjelmistoa.

Etätapaamisen marssijärjestyksestä vastaa palaverin koolle kutsunut puheenjohtaja, jonka tehtävänä on jo kutsua lähettäessä jakaa kokouksen asialista. Puheenjohtaja vastaa siitä, että tapaamisessa noudatetaan agendaa ja että annetussa aikaraamissa pysytään. Tämä on tärkeää, jotta kukin voi suunnitella työaikansa järkevästi ja välttää palavereja, joiden asiat eivät itseä koske.

Puheenjohtaja jakaa palaverissa puheenvuorot, mutta alle kymmenen hengen tapaamisissa puheenvuoron pyytäminen voi onnistua spontaanisti. Tällöinkin puheenjohtajan tulee kysyä kaikkien osallistujien mielipiteitä, sillä ryhmäpalaveri muuttuu herkästi kahden–kolmen ihmisen vuoropuheluksi. Jos kamerat eivät ole käytössä, sanaton viestintä puuttuu tilanteesta kokonaan, jolloin puheenvuorojen tasapuolinen jakamisen merkitys korostuu.

Säännölliset etäpalaverit tukevat tiimin yhteenkuuluvuuden tunnetta ja ovat monelle tärkeä osa arkirytmiä. Jokaisessa tiimissä on silti syytä miettiä, mistä asioista kannattaa kokoustaa porukalla, ja mitkä asiat hoitaa esimerkiksi puhelimitse. Monissa yrityksissä on otettu käyttöön virtuaaliset aamukahvit, joiden ajankohta on juuri ennen varsinaista työpäivän alkua. Usein tärkeät kokoukset alkavat kello 9, jolloin aamukahvit voidaan ajoittaa alkamaan esimerkiksi kello 8.30. Aamukahville osallistuminen on aina ehdottomasti vapaaehtoista, eikä silloin keskustella tulevien palaverien asioista. Aamukahvilla voi hoitaa nopeita ad hoc -työasioita, keskustella kuulumisista, päivän uutisista, yleisestä tunnelmasta tai yksityisasioista. Näin tapaaminen lujittaa yhteishenkeä ja valmistaa tulevaan päivään viemättä aikaa päivänpolttavilta työasioilta.

Vinkki etätyöläiselle: Hanki langattomat kuulokkeet, jotka saa yhdistettyä bluetoothilla tietokoneeseen ja puhelimeen. Näin pääset liikkumaan palaverien aikana ja säästät tuki- ja liikuntaelimistöä liiallisen paikallaanolon aiheuttamalta rasitukselta.

Vinkki esihenkilölle: Vältä peräkkäisten palaverien varaamista. Jos tärkeät palaverit sijoittuvat peräkkäin, lyhennä palaveriaikaa. Hoida siis tunnin palaverit 45 minuutissa ja puolen tunnin tapaamiset 20 minuutissa. Näin jää aikaa esimerkiksi jaloittelulle tai kahvin hakemiselle.

Tekninen tärppi: Kun et itse puhu palaverissa, laita oma mikrofonisi äänettömälle mute-napista.

Sähköpostia ei tule käyttää ongelman-ratkaisuun tai ideointiin.”

2. Nitistä sähköpostin ylivalta

90 prosenttia tietotyöläisistä aloittaa päivänsä lukemalla avaamattomat sähköpostit. Tämä aiheuttaa helposti itsensä johtamisen herpaantumista; sen sijaan että alkaisi tehdä niitä asioita, joita oman käsityksen mukaan pitäisi saada päivän aikana tehdyksi, alkaa reagoida sähköposteihin niiden saapumisjärjestyksessä. Toisin sanoen muiden prioriteetit ohittavat omasi.

Sähköposti on työelämän vakiintuneimpia viestimiä, ja sitä käytetään varsin huolettomasti ja huolimattomasti. Arjessa ei tulla miettineeksi, millä logiikalla jokin asia kannattaa hoitaa sähköpostilla esimerkiksi puhelimen sijaan. Hyvä nyrkkisääntö on, että sähköpostia ei tule käyttää ongelmanratkaisuun, ideointiin tai sellaisten aiheiden käsittelyyn, jotka herättävät tunteita. Monimutkaisemmat tai arkaluontoiset asiat tulee hoitaa puhelimessa tai kasvotusten.

Sähköpostin viestiarvo on köyhä verrattuna puheeseen ja sen mukana tulevaan sanattomaan viestintään. Tästä johtuen erityisesti esihenkilön kannattaa vääntää asiat rautalangasta: kirjoittaa viestiin kokonaisia lauseita, lyhyitä kappaleita, osoittaa puhe ryhmäviestin vastaanottajille käyttämällä näiden nimiä ja antamalla selkeitä ohjeita.

Vinkki etätyöläiselle: Mikäli työnkuvasi sen sallii, vähennä sähköpostin avaamiskertoja. Hyvä määrä on kaksi kertaa työpäivässä, kerran aamupäivällä ja kerran pari tuntia ennen työpäivän loppumista. Työpäivä venyy herkästi, jos sähköposti tarkistetaan viimeisenä ennen työpäivän päättämistä.

Vinkki esihenkilölle: Ryhmäsähköpostit ovat lähtökohtaisesti huono idea minkään muun kuin yleisluontoisten tiedonantojen viestimiseen. Lähetä viestit vain niille, joita asia koskee, ja sano selvästi, mitä toimenpiteitä odotat kultakin viestin saaneelta. Käytä cc-kenttää, jos et odota henkilöltä vastausta tai toimenpiteitä.

Tekninen tärppi: Poista sähköpostin merkkiäänet puhelimestasi ja pöytäkoneeltasi.

3. Whatsapp ja muut some- ja pikaviestimet: harvenna ja harkitse

Pikaviestimiä on kätevä käyttää ryhmän sisäiseen nopeaan viestintään. Sähköpostin ja puhelujen ohella niiden merkitystä kannattaa kuitenkin kirkastaa: mihin Whatsappia käytetään ja mihin ehdottomasti ei? Sähköpostin ja Whatsappin lomittainen käyttö aiheuttaa pahimmillaan tilanteen, jossa keskeytykset lisääntyvät mutta mielekäs työskentely estyy.

Whatsapp on hyvä väline lyhyiden, yksinkertaisten ja jokseenkin kiireellisten kysymysten selvittämiseen. Ideoimiseen ja päätöksentekoon se ei sovi. Moni käyttää Whatsappia päivittäin yksityisasioiden hoitoon, joten työasioilla on vaarana hukkua muiden viestien joukkoon. Työporukan viihteelliset ja vapaa-ajalla käytettävät “kissavideoryhmät” ovat asia erikseen, ja niihin osallistumisen pitää aina olla sataprosenttisesti vapaaehtoista.

Vinkki etätyöläiselle: Mikäli et käytä sosiaalisen median kanavia työssäsi, järjestä vapaa-ajan sovellukset puhelimessasi eri välilehdelle kuin työssä käytettävät applikaatiot. Näin vahvistat rajaa työ- ja vapaa-ajan välillä.

Tekninen tärppi: Sulje kaikista sosiaalisen median sovelluksista merkkiäänet ja ilmoitukset. Jokaiseen ilmoitukseen ei ole tarvetta reagoida erikseen.

Julkaistu Evento-lehdessä 3/2020.