Näin johdat etätyötä menestyksellisesti

Etätyön johtajalta vaaditaan uudenlaisia vuorovaikutustaitoja ja kykyä kohdata työntekijöiden tarpeet yksilöllisesti. Kyräily vähenee, kun pelisäännöt ovat selvät.

Moderni projektityö ei katso aikaa eikä paikkaa. Viestit singahtelevat maailman ääriin vuorokaudenajasta ja sijainnista riippumatta. Täysin virtuaalisissa työyhteisöissä pidetään yhteyttä kollegoihin lähestulkoon pelkän tietokoneen välityksellä.

– Kasvokkain kohtaaminen ei ole tarpeellista, jos työyhteisöä johdetaan ja työt organisoidaan oikein, johtamisen ja työyhteisöjen kehittämisen asiantuntija ja kouluttaja Ulla Vilkman Master Suomesta huomauttaa.

Erään tutkimuksen mukaan noin 70 prosenttia virtuaalisissa työyhteisöissä työskentelevistä tapaa toisiaan vuoden aikana kaksi kertaa tai enemmän. Vilkmanista ei ole täysin mahdotonta, että työpaikalla käydään esimerkiksi vain kahdesti kuussa.

– Tämäntyylinen työskentelytapa vaatii uudenlaista asennoitumista niin työntekijältä kuin hänen esimieheltään.

Etätyöstä on puhuttu julkisuudessa pitkään. Nyt keskiöön on noussut etätyön johtaminen. Vanhat keinot eivät enää pure, ja siksi nyt haetaan aktiivisesti tietoa virtuaalisten työyhteisöjen tuloksellisesta johtamisesta.

 – It-yrityksissä etäjohtamista on tehty jo vuosikausia. Joissakin organisaatioissa on arkipäivää, että työntekijät ovat eri toimipisteissä ja esimies vain käväisee niissä. Sekin on etäjohtamista.

Työyhteisöjen siirtyessä perinteisestä kellokorttiaikakaudesta etätyön sallivaan työskentelyyn törmätään usein luottamus-epäluottamus-asetelmaan. Huoli palkallisen lusmuilusta on turha, sillä työntekijät kuormittavat etätyötä tehdessään itsensä pikemmin liiallisella työnteolla.

– Etätyötä pidempään tehneiden mukaan johtamisen suurin haaste on pyrkiä vaikuttamaan työntekijöiden jaksamiseen, Ulla Vilkman vahvistaa.

Usein kuvitellaan, että kun työkalut ovat kunnossa, loppu sujuu kuin itsestään. Vilkman on toista mieltä.

– Pikaviestivälineet ja sosiaalinen media ovat toki toimivia työkaluja, mutta ensin on varmistettava, että pelisäännöt ovat selkeät, yhteinen tavoite määritelty, vuorovaikutus sujuvaa ja työntekijät puhaltavat yhteen hiileen.

Vuorovaikutustaidot ratkaisevat

Ykköshaaste etätyön johtamisessa kietoutuu vuorovaikutuksen ympärille. Koska satunnaisia kohtaamisia ei synny kahvinkeittimen äärellä, esimiehen on kiinnitettävä vuorovaikutukseen erityistä huomiota. Ratkaisevaa on, että eri puolilla työtä tekevät tuntevat kuuluvansa yhteisöön.

Vilkman kertoo, että yhteisöllisyyttä tutkittaessa vuorovaikutuksen rooli on noussut hyvin tärkeäksi. Jos vuorovaikutusta on vähän, yhteenkuuluvuuden tunne vähenee. Merkittävämmäksi tekijäksi on todettu tunne. Se on jopa tärkeämpi kuin fyysinen läsnäolo.

– Olennaista onkin, miten etätyötä johdettaessa lisätään henkisen läsnäolon tunnetta. Työyhteisössä, jossa tehdään työtä fyysisesti yhdessä, voi olla todella huono henki, mutta virtuaalisessa työyhteisössä ilmapiiri voi olla hyvinkin suotuisa, vaikka fyysinen yh­teys puuttuu.

Esimiehen on oltava kiinnostunut työntekijöistään ja hänen on oltava helposti lähestyttävissä – myös virtuaalisesti.

– Eräs esimies, jolla oli alaisia sekä samassa että eri toimipisteissä, oli huomannut, että hänen oli pidettävä erityisesti yhteyttä etäällä työskenteleviin alaisiinsa.

Vilkmanista esimiehen yhteydenpito vaatii ennen kaikkea suunnitelmallisuutta.

– Tosiasia on, että harva pystyy täysin keskittymään esimiestyöhön. Usein esimiestyötä hoidetaan oman asiantuntijatehtävän ohella. Tasapainottelu näiden välissä on haastavaa. Esimiehen roolia ei voi kuitenkaan hoitaa vasemmalla kädellä.

Esimiehen on myös tiedostettava, minkälaista johtamistyyliä kukin työntekijä kaipaa. Mihin sitten pitää kiinnittää huomiota?

– Toiset kaipaavat jatkuvaa palautetta ja seurantaa, kun toiset haluavat tietää, mitkä ovat tavoitteet ja kulkevat niitä kohti itsenäisesti. He kaipaavat esimiehensä tukea vasta esimerkiksi lopputuloksen arviointiin.

Some-verkostot ideoinnin voimavarana

Tiedonkulku on avainasemassa etäällä työskenneltäessä.

– Jostain syystä tiedonkulku kangertelee aina, olipa kyse lähityöstä tai etätyöstä. Jo pitkään on tiedostettu, että sähköpostilla ei johdeta työyhteisöä tuloksellisesti. Sehän on perinteisesti ollut ensimmäinen etätyön johtamisen muoto. Nyt tarvitaan muitakin keinoja, Vilkmanin esimies, Master Suomen maajohtaja Kirsi Laine sanoo.

Vilkman näkee virtuaalisten verkostojen johtamisessa joitakin yhtymäkohtia työyhteisön johtamisen kanssa.

– Verkostojen johtajat jakavat aktiivisesti omia ajatuksiaan. Niinhän esimiehenkin pitäisi tehdä eli viestiä joukoilleen, mihin ollaan menossa, miksi tehdään ja millä keinoilla.

Vilkman toteaa, että nyt keskustellaan paljon siitä, pitääkö johtajien olla sosiaalisessa mediassa vai ei.

– En ota kantaa, pitääkö, mutta aktiivisena sosiaalisen median käyttäjänä mietin, miksi ei. Toisaalta löytyy esimerkkejä niistä johtajista, jotka ovat pärjänneet ilman sosiaalista mediaa.

Sosiaalinen media mahdollistaa henkilökohtaisen vuorovaikutuksen laajan joukon kanssa ajasta ja paikasta riippumatta. Koska kaikkea keskustelua ei voi käydä julkisesti, yritysten sisäiset ryhmät lisääntyvät. Tiimit, jotka toimivat hajallaan, jakavat kokemuksiaan sisäisissä Facebook-ryhmissä.

– Ne ovat hyviä ideoinnin, innovoinnin ja toisaalta vertaistuen paikkoja. Jos kaipaan ratkaisua ongelmaani, kysyisin perinteisesti sitä vieressä istuvalta kollegaltani. Nyt voin heittää kysymyksen someryhmään ja saada nopeasti vastauksia, Kirsi Laine arvioi.

Hänestä etätyön johtajien pitäisi rohkaista ja kannustaa työntekijöitään käyttämään sosiaalisen median ryhmiä ideoinnin ja innovoinnin tukena organisaation sisällä.

– Ne ovat uusia, rohkeiden ideoiden luontipaikkoja, joissa ei käytetä kellokorttia tai työskennellä kahdeksasta neljään.

Mittaristo uusiksi

Menestyvän etätyön johtajan on myös luotava uusi mittaristo työlle ja työn tekemiselle. Aikakäsitys kokee murroksen paikan vapauduttua. Kirsi Laine huomauttaa, ettei työn tekemiseen käytetty aika ole aiemminkaan ollut riittävä mittari.

– Kellokortti ei mittaa, miten tehokkaasti työntekijä on suoriutunut työstään.

Nyt onkin kehitettävä uudenlaiset seurantamenetelmät työn tuloksellisuuden mittaamiseen. Tavoitteet nousevat työaikaa tärkeämmiksi, jolloin työn tuloksellisuuden mittaamisesta tulee tavoitteiden saavuttamisen mittaamista.Mittarit ovat organisaatiokohtaisia ja edellyttävät johdolta sen pohdintaa, mitä työssä tulee saada aikaiseksi, mitkä ovat lyhyen ja pidemmän aikavälin tavoitteet sekä millaisia toimenpiteitä tulee toteuttaa, jotta pidemmän aikavälin tavoitteet saavutetaan.

– Tämä nostaa esimiestyön haastekerrointa, koska realististen, saavutettavissa olevien ja silti haastavien tavoitteiden asettaminen ei ole yksinkertaista. Samaa työtä tekeville ei välttämättä voida asettaa samoja tavoitteita yksilöllisistä eroista johtuen. Etätyö edellyttää siis yksilöllistä johtamista ja yksilöllisten tavoitteiden asettamista, Laine toteaa.

Etätyölle on laadittava myös selkeät, yhteisesti tiedostetut pelisäännöt. Näin hälvennetään epäilyksiä, eriarvoisuuden tunnetta ja mahdollisia väärinymmäryksiä työntekijän ja esimiehen välillä. Samalla on ymmärrettävä monimuotoisuuden merkitys tiimissä.

– Erään tutkimuksen mukaan monimuotoisuus korostuu etätyötä tekevissä tiimeissä. Siksi on äärimmäisen tärkeää, että tiimin jäsenet tuntevat toisensa ja hyväksyvät erilaisuuden keskuudessaan, Ulla Vilkman sanoo.

masterfinland.fi

Vinkit työnantajalle

  • Selvitä, ketkä työnsä puolesta pystyvät ja toisaalta haluavat työskennellä etänä.
  • Varmista etukäteen, että työntekijöillä on riittävät välineet ja valmiudet etätyön tekemiseen.
  • Määritä työlle selkeät tavoitteet.
  • Jos haluat kokeilla uusia virtuaalisia viestintätapoja tai yhteistyömuotoja, tutustu tekniikkaan etukäteen esimerkiksi tiimikokouksessa.
  • Ajoita etätyöpäivälle virtuaalikokous, jotta pääsette aidossa tilanteessa tutustumaan viestintätapaan.
  • Organisaatiossa voi olla hyvä luoda etätyöohjeistus, jossa määritellään selkeästi tarvittavista asioista.

Kiinnitä huomiota näihin

  • Hylkää toimimattomat toimintamallit ja pyri löytämään uusia tapoja 
    motivointiin, viestintään ja yhteisen kulttuurin luomiseen.
  • Innosta ihmiset toimimaan yhteisen asian eteen.
  • Johda asioiden sijasta ihmisiä.
  • Pidä ihmisten yhdistäminen keskiössä. Älä takerru liikaa tiettyyn teknologiaan tai haali liikaa erilaisia työskentelyvälineitä.
  • Kyseenalaista oletukset ja uskomukset. Etätyötä tekeville voi soittaa päivän aikana. Se ei ole häiritsemistä. Muista kuitenkin, että heilläkin on oikeus pitää luovia taukoja.
  • Uskalla rikkoa vanhoja sääntöjä ja luoda uusia.