Mutkatonta työntekoa

Tämän päivän työntekoa kuvaa riippumattomuus. Työ ei ole enää konttorilla istumista aamuvarhaisesta iltamyöhään, vaan hyvien työvälineiden ja tietoliikenneyhteyksien avulla työtä tehdään joustavasti vaikka kotoa tai lempikahvilasta käsin.

Arviot paikasta riippumattoman työn tekemisen yleisyydestä vaihtelevat suuresti. Suuntaus on kuitenkin selvä – yhä useammat työntekijät tarttuvat kiinni etätyömahdollisuuteen, jos sitä heille tarjotaan. Yksi syy tähän on se, että uudenlainen työ antaa muun muassa paremmat eväät työnteon ja perhe-elämän yhteensovittamiseen. Monelle iltavirkulle etätyö yhdessä joustavien työtuntien kanssa antaa myös mahdollisuuden tehdä työtä silloin, kun oma työteho ja -into ovat korkeimmillaan.

Työ- ja elinkeinoministeriön vuoden 2016 työolobarometrin ennakkotietojen mukaan ylemmistä toimihenkilöistä jo joka kolmas tekee vähintään satunnaisesti etätöitä, kun aiemmin etätöitä on tehnyt noin neljännes palkansaajista. Samalla joustavien työaikojen käyttö kohosi edellisvuosien notkahduksen jälkeen uuteen ennätyslukemaan. Vuonna 2016 noin 70 prosenttia palkansaajista oli joustavien työaikajärjestelmien piirissä. Kasvua edellisvuoteen verrattuna oli noin 5 prosenttiyksikköä.

Tutkimusten valossa näyttää siltä, että etätyömahdollisuus on monille työtä etsiville jopa tärkeämpi valintakriteeri kuin palkankorotus – varsinkin uuden sukupolven diginatiiveille, joita yhdistää mieltymys mobiiliuteen, oli kyse sitten heidän käyttämistään laitteista tai suhtautumisestaan työntekoon.

Tehoa ja tuloksellisuutta

Tietoliikenneyhtiö DNA:n henkilöstölle etätyö on jo osa arkea. Muutto yhtiön uusiin toimitiloihin alkusyksystä 2012 mahdollisti työkulttuurin muutoksen. Tuolloin yhtiö lanseerasi organisaatiossaan niin sanotun mutkattoman työn mallin, jonka piirissä olevat työntekijät saavat päättää itse työnteon paikasta ilman erillistä sopimista esimiehen kanssa.

Mutkattomassa työssä on kyse työkulttuurin muutoksesta, joka yhdistyy avokonttorissa työskentelyyn. Mutkattomasti työskentelevillä henkilöillä ei ole omia työpisteitä, vaan he voivat joka päivä valita sen hetkisten tehtävien mukaan parhaiten soveltuvan työskentelytilan toimistolta, kotoa, kahvilasta tai vaikka mökiltä.

– Kokemukset ovat olleet hyviä, ja päädyimmekin laajentamaan mallia, jonka piirissä on jo melkein puolet henkilöstöstämme, kertoo DNA:n henkilöstöjohtaja Marko Rissanen.

Rissasen mukaan esimerkiksi yhtiön yritysasiakaspalvelu siirtyi etätyön piiriin vuoden 2016 alusta.

– Myös kuluttuja-asiakaspalvelussa on ollut käynnissä etätyökokeiluja, joita meillä edelleen laajennetaan.

Joustava työ haastaa johtamista

Uudenlainen työn tekemisen malli vaatii onnistuakseen muutosta muun muassa organisaation esimiestyössä. Työelämän joustot edellyttävät myös työntekijöiltä entistä suurempaa vastuuta huolehtia itsenäisesti työn mielekkäästä toteuttamisesta sekä omasta hyvinvoinnista. Ei ole työnantajan eikä työntekijän edun mukaista, jos henkilöstö esimerkiksi tekee jatkuvasti ylityötä ilman riittävää palautumista.

Myös vuoden 2016 työolobarometrissä selvitettiin ensimmäistä kertaa työtehtävien hoitamista vapaa-ajalla. Ennakkotuloksista kävi ilmi, että noin 13 prosenttia vastaajista hoitaa työasioitaan korvauksetta vapaa-ajalla viikoittain tai päivittäin.

Erikoistutkija Seppo Tuomivaara Työterveyslaitokselta korostaa, että johtamisessa painottuvat tiedottamisen ja työtehtävien jaon sijaan yhteistyön ja yhteisen suunnittelun johtaminen.

Marko Rissanen puolestaan kertoo, että DNA:lla uuden työn malli perustuu molemminpuoliseen luottamukseen ja edellyttää jokaiselta vahvaa työmoraalia ja vastuun ottamista. Johtamisen näkökulmasta keskeistä on tavoitteiden saavuttaminen, eli olennaista eivät ole työtunnit, vaan tulokset.

Riskinä heikko tuottavuus?

Rissanen myöntää uudenlaiseen työn malliin siirtymisen ensi alkuun askarruttaneen. Lähtötilanteessa tunnistettiin paljon riskejä, kuten työn tuottavuuden laskeminen, yhteisöllisyyden ja innovoinnin sekä yksilöiden jaksamisen heikkeneminen.

Riskit eivät ole onneksi ainakaan toistaiseksi toteutuneet. Kokonaisuudessaan uuden mallin aikana ovat erittäin positiivisesti kehittyneet sekä henkilöstö- ja asiakastyytyväisyys että yrityksen tulos.

– Tähän vaikuttaa kuitenkin moni asia. Vaikka olemme vapauttaneet työnteon, niin henkilöstömme ei ole kadonnut toimistolta. Keskimäärin toimistolta ollaan poissa noin kaksi päivää viikossa. Keskeisiä tekijöitä onnistumisen suhteen ovat muun muassa hyvä työyhteisö sekä erittäin viihtyisät ja innostavat työtilat, jonne on aina mukava tulla, Rissanen sanoo.

 

Suuria haasteita ei ole tunnistettu myöskään henkilöstön puolelta – suurelta osin varmaankin siksi, että mallin hyödyntäminen on täysin vapaaehtoista.

– Ensimmäisessä organisaation teettämässä sisäisessä tutkimuksessa nousi esille, että tiedonkulku oli hivenen heikentynyt. Niissä tiimeissä, joissa tällaista kehitystä huomattiin, esimiehet lähtivät tiimin jäsenien kanssa pohtimaan tilanteen korjaamista. Joissakin tiimeissä negatiivinen kehitys katkaistiin esimerkiksi niin, että tiimi vietti yhden päivän viikossa samassa tilassa yhdessä töitä tehden. Toisessa tiimissä tilanne saattoi tarkoittaa keskustelua ja toimenpiteitä tiedon jakamisesta ja siihen käytettävistä työvälineistä.

Raamit onnistumiselle

DNA:lla uudenlainen työn tekemisen malli on rakennettu niin, että yhtiötasolla annetaan mallille raamit. Tiimitasolla esimiehet ja tiimin jäsenet sopivat itselleen parhaiten sopivat käytännöt. Tämä sisältää esimerkiksi sopimista siitä, kuinka yhtiön henkilöstö on fyysisesti läsnä yhdessä tai miten kokoukset hoidetaan.

DNA:lla myös seurataan säännöllisesti mutkattoman työn vaikutuksia työntekijöiden työssä jaksamiseen ja työn tekemisen tehokkuuteen. Organisaation sisäisten tutkimusten ja palautteiden osalta henkilöstö on nostanut keskeisimpinä asioina esille työskentelyn joustavuuden lisääntymisen, henkilöstön sitouttamisen ja työmotivaation parantumisen.

– Tällä hetkellä tuntuu, että paluuta entiseen ei ole. Ajan hermolla tulee toki aina olla, ja jos esimerkiksi työn tuottavuus tai jokin muu indikaattori antaisi signaalia muutoksen tarpeesta, tilanne tulee arvioida uudestaan, Rissanen summaa. 

Toimistopäiviä odotellessa

Vaikka etätyömahdollisuus monia houkutteleekin, kaikille se ei välttämättä sovi. Joillekin etätyössä voi tuoda haastetta kiinteän työpaikan tuoman yhteisöllisyyden vähentyminen; työpäivä ei välttämättä käynnistykään kupillisella kahvia työkavereiden kesken työpaikan kahvihuoneessa.

– Uuden työn mallissa organisaation tehtävänä on muun muassa huolehtia työntekijöidensä yhteisöllisyyden tukemisesta – ellei muuten, niin ainakin järjestämällä virtuaalisia tapaamisia työntekijöiden kesken, Rissanen huomauttaa.

Myös mobiilistrategian rakentaminen on tärkeää eli etätyöhön kannustavien yritysten tulee suunnitella tarkoin, millaisin välinein työtä organisaatiossa tehdään.

Entä miten Rissanen uskoo työelämän muuttuvan tästä eteenpäin?

– Jos työelämän muuttumista arvioidaan ajan ja paikan näkökulmasta, niin uskon vapauden lisääntyvän. Mikäli hyvä johtamiskulttuuri tukee tätä, uskon samalla myös työelämän laadun parantuvan, jolloin ihmisellä on aito mahdollisuus rakentaa työ ja vapaa-aika yhteen omien tarpeiden sekä elämäntilanteen mukaan. Ne yhtiöt, jotka tässä onnistuvat, luovat samalla itselleen kilpailuedun markkinoilla.

Näin onnistut!

  •  Mobiilistrategian rakentaminen. Organisaatiossa tulisi suunnitella tarkoin, millaisin välinein töitä tehdään.
  • Yhteisten pelisääntöjen sopiminen. Mikä on etätyöläisen, mikä työnantajan vastuu uudenlaisessa työnteon mallissa?
  • Laitteiston hallinta. Varmistetaan, että käytössä ovat sopivat päätelaitteet, palvelut, yhteydet ja tietoturva helposti hallittavana kokonaisuutena.
  • Yhteisöllisyyden tukeminen. Yhteisöllisyyttä voidaan tukea riittävin tapaamisin joko kasvokkain tai virtuaalisesti, mikäli työntekijät työskentelevät kaukana toisistaan.
  • EtätyöSKENTELY organisaation omista lähtökohdista käsin. ”Kyseessä ei ole trendiasia, johon kaikkien organisaatioiden on lähdettävä mukaan”, DNA:n Marko Rissanen sanoo.

Lukuvinkki!

Työterveyslaitoksen julkaisemat verkkokirjat Jousto-opas – Sujuvuutta työhön yksilöllisillä ja yhteisöllisillä ratkaisuilla ja Työ@Elämä – Opas työpaikoille työn ja muun elämän yhteensovittamiseksi tarjoavat tietoa työelämän joustoista ja tapoja niiden toteuttamiseksi työpaikkojen arjessa.

Oppaissa esitellään eri joustoja, joita työntekijä voi työpaikallaan hyödyntää. Tutuimpia näistä ovat osa-aikatyö, liukuva työaika ja työaikapankki sekä etätyö. Kirjoissa käsitellään myös yhteiskunnan tarjoamia tukikeinoja työelämän joustojen lisäämiseksi. Näitä ovat osittainen hoitovapaa, opinto-, säästö- ja vuorotteluvapaa sekä osa-aikaeläke ja osasairausvapaa.

Oppaiden tarkoituksena on tarjota tietoa joustomahdollisuuksista ja kannustaa työntekijöitä ja työpaikkoja avoimeen ja yhteiseen keskusteluun niistä tavoista, joilla tuetaan hyvinvoivaa ja tuottavaa työntekoa erilaisissa elämäntilanteissa.

– Joustoihin pätevät normaalit työyhteisöjen yhteiset pelisäännöt: avoimuus, yhteisöllisyys, tahto, luottamus ja osaaminen. Yhdessä sopimalla ja esimiesten ja työntekijöiden yhteistyöllä kaikki joustot saadaan työpaikoille sopiviksi ja toimiviksi sekä työnantajan että työntekijän näkökulmasta, oppaissa todetaan.