Miten tapahtumasta kerättyä dataa hyödynnetään?

Tässä jutussa kolme asiantuntijaa kertoo mielipiteensä ajankohtaisesta aiheesta.

Annika Karjalainen

Aito HSO:n järjestökoordinaattori

Asiakastyytyväisyyttä kysytään nettilomakkeella jokaisen tapahtuman jälkeen, oli kyseessä sitten tutustumiskäynti tai isompi tilaisuus. Pyrimme lähettämään kysymyslomakkeen päivän parin viiveellä. Lomakkeessa kysytään mahdollisimman kattavasti, miten meni ja millainen fiilis osallistujille jäi tilaisuudesta.

Osallistujille laitetaan sähköpostitse suora linkki kyselylomakkeeseen. Jos tilaisuus on järjestetty kumppanin kanssa ja tämä on luvannut tilaisuudessa toimittaa lisämateriaalia, ne ovat samassa viestissä liitteenä. On mietitty, kyselisimmekö palautetta puhelimitse, mutta toistaiseksi kyselyt on tehty sähköpostilla.

Kysymme mahdollisimman monipuolisesti sekä laadullisia että määrällisiä kysymyksiä. On numeroarviointeja asteikolla 1−5 sekä avoimia kysymyksiä. Kysymme esimerkiksi, onko osallistuja saanut tilaisuudesta hyödyllistä tietoa itselleen tai omaan työhönsä liittyen.

Palautteet käydään huolellisesti läpi. Kyselyn tuloksien pohjalta tehdään aina raportti oman organisaation käyttöön. Jos tapahtuma on tehty yhteistyössä jonkun kanssa, tehdään kumppaniversio raportista.

Mesi Poittinen

Talent Basen office manager

Kyllä asiakastyytyväisyyttä mitataan. IT-konsulttiyritys Talent Basen yksi liiketoimintamuoto on järjestää koulutuksia, ja niiden lopuksi kysymme aina kurssipalautetta. Muut asiakastilaisuutemme ovat muun muassa asiapitoisia aamiaisseminaareja ja round table -keskustelutilaisuuksia kutsuvieraille. Keräämme palautetta myös näistä tapahtumista.

Vaikka olemmekin digitalisaation edelläkävijöitä, olemme kokeneet, että heti tilaisuuden lopussa jaettavilla perinteisillä paperisilla palautelomakkeilla vastausprosentti on korkeimmillaan. Datan avulla varmistamme koulutusten korkean laadun ja muokkaamme kurssitarjontaamme kysyntää vastaavaksi. Osallistujien antama palaute on myös kouluttajille tärkeää tietoa ja auttaa heitä henkilökohtaisessa kehittymisessä.

Palautteen avulla selvitämme myös oliko tilaisuus osallistujien mielestä hyödyllinen ja vastasiko sen sisältö heidän tarpeitaan. Käytämme tietoja hyväksi tulevien tapahtumien suunnittelussa.

 

Taija Uusikumpu

ToimistoSissien verkoston koordinaattori

Itselläni on markkinatutkijan tausta, joten palautekyselyjä käytetään meillä paljon. Pyrimme tuottamaan tapahtuma-alalle tietoa asiakkaiden näkökulmasta: millaista palvelua asiakkaat odottavat? Haluamme tarjota kumppaneillemme tietoa heidän palveluidensa kehittämiseen.

Mittaamme tapahtumistamme valtaosin asiakastyytyväisyyttä, ja näin on ollut alusta lähtien. Keräämme palautteet Surveymonkey-ohjelmalla. Ohjelma on pätevä yrityksille, jotka tekevät yksinkertaisia palautekyselyitä.

Mittaamme kyselyillä, vastasiko järjestetty tapahtuma osallistujien ennakko-odotuksia, ja miellyttikö esimerkiksi koulutuspäivän sisältö osallistujia.

Seuraamme, millaisia ajatuksia yhteistyökumppanimme ovat herättäneet jäsenistössämme. Näille yhteistyökumppaneille välitetään tietoa siitä, mitä mieltä jäsenistö on ollut heidän järjestämästään tapahtumasta. Koulutusten osalta hyödynnämme palautetta sisällön laadun tarkkailussa.

Julkaistu Evento-lehdessä 4/2019.

Tällä palstalla kolme asiantuntijaa kertoo mielipiteensä ajankohtaisesta aiheesta.