Miten suhtaudut juhlien järjestämiseen?

Tänä vuonna työpaikkani vaihduttua olen päässyt mukaan rakentamaan yhtä Pohjoismaiden merkittävintä bisnestapahtumaa. Isojen järjestelyjen lisäksi olemme vuosittain myös pitäneet VIP-vieraille erilliset juhlat ensimmäisen seminaaripäivän päätteeksi.

Minulla on myös pitkään ollut haaveena juhlia isompia pyöreitä synttäreitä kavereiden kesken Irlannissa, missä olen asunut yli kymmenen vuotta sitten vaimoni kanssa. Siihen aikaan ei moni päässyt kyläilemään, mutta tiedän, että jos ensi keväänä järjestän 40-vuotisjuhlat pyhän Patrikin päivän ympärille, niin tulijoita varmasti olisi.

On ollut erittäin mielenkiintoista huomata, miten nämä kaksi erillistä projektia poikkeavat toisistaan. Maksaville asiakkaille järjestettävän juhlan yksityiskohtien pohtiminen ja mielipiteiden hakeminen niin asiakkailta kuin tiimiläisiltä on tärkeä osa kokonaisuutta. Yllätyksiä pitää olla, mutta ennen kaikkea sitä haluaa pelata varman päälle ja varmistaa, että perusasiat toimivat. Resurssointi on erittäin yksityiskohtaista ja esimerkiksi mahdollisia ruokavaihtoehtoja on tullut maisteltua useita.

Omissa juhlissa luottaa paljon enemmän siihen, että paikan päällä tilanne on aina pelastettavissa. Isommat teemat, kuten virallinen illallinen ja yöpymiset, tapahtunee historiallisessa linnahotellissa. Lauantai aloitetaan Guinness-järven rinteitä juoksemalla, mikäli Guinnessin suvulta saadaan lupa tähän osittain yksityisellä alueella tapahtuvaan tempaukseen. Joka tapauksessa, sovelletaan, jos jotain sattuu. Ruoankin puolesta on helppo valita jotain ja luottaa hotellin henkilökuntaan sekä heidän mieltymyksiinsä.

Mitä itse toivoisit vieraana erilaisten juhlien sinulle tarjoavan?”

Miten itse suhtaudut juhlien järjestämiseen? Jos kyseessä on pienimuotoiset juhlat, menetkö tarkasti yksityiskohtiin ja varmistat, että kaikki toimii vai enemmän suurpiirteisemmin? Mitä itse toivoisit vieraana erilaisten juhlien sinulle tarjoavan?

On kuitenkin selvää, että harvoin itse puitteet ovat juhlien pääasia. Seura ja tunnelma merkkaavat paljon. Jos vieraina on tuttuja henkilöitä, on helpompi laskea hyvän tunnelman varaan kuin järjestää asiakkaille ensimmäistä kertaa jotain isompaa.

Loppuun täytyy todeta, että on ihailtavaa, miten tiimimme valmistautuu yksityiskohtiin ja rakentaa useita varasuunnitelmia. Entisenä asiakkaana en koskaan huomannut, jos joku asia meni pieleen, mutta nyt kun sisältä olen tarinoita kuullut, niin varasuunnitelmien parissa on oltu useampaankin kertaan. Hienoa kuitenkin, että asiat ovat pääosin sujuneet niin ettei kukaan vieraista sitä ole huomannut. Ja ennen kaikkea, että varasuunnitelmatkin ovat olleet sen verran korkealaatuisia ettei itse asiakaskokemus ole heikentynyt, vaan monta kertaa jopa parantunut.

Aslak de Silva on puhuessa punnertava, kolmella kielellä kansainvälisesti esiintyvä, myynnin ja markkinoinnin puolesta puhuja sekä Nordic Business Forumin toimitusjohtaja.