Miten kokouskulttuuri on muuttunut?

Tässä jutussa kolme asiantuntijaa kertoo mielipiteensä ajankohtaisesta aiheesta.

Maria Viiru

johdon assistentti, Solteq

Yrityksessämme järjestetään todella paljon kokouksia, sillä Solteqilla työskentelee yli 500 ihmistä Suomessa, Pohjoismaissa ja Puolassa. Järjestämme paljon virtuaalisia kokouksia, sillä ne tuovat yhteen oikeat ihmiset nopeasti, helposti ja ilman maantieteellisiä rajoituksia. Se on ollut viime vuosina suuri muutos; meillä ne ovat olleet arkipäivää jo pitkään.

Tiimin jäsenten tiivis vuorovaikutus on tärkeää. Sen vuoksi haluamme rakentaa yrityskulttuuria, jossa on tarjolla hyviä työkaluja muun muassa etätyöhön. Haluamme tehdä vuorovaikutuksesta helppoa ja mutkatonta. Teknologia mahdollistaa helpon kommunikaation. Myös turhaa matkustamista halutaan välttää.

Käytämme nykyään jonkin verran omien tilojen lisäksi ulkopuolisia tiloja muun muassa asiakastapahtumiin ja myös silloin, kun omat tilat ovat täynnä tai haluamme irrottautua omasta ympäristöstä. Hyödynnämme monenlaisia tiloja, saatamme vaikkapa vuokrata mökin, kun kaipaamme luovaa ympäristöä.

 

Tuomas Vaalto

liiketoimintayksikön johtaja, Coor

Kokousten määrä ei ole vähentynyt, mutta ne ovat muuttaneet muotoaan. Turhia kokouksia ei enää järjestetä. Kokouksen ajankäytön on oltava tehokasta, tyhjäkäynti on vähentynyt. Vapaa-ajan arvostus on kasvanut ja rima nousee koko ajan. Tämä ilmiö on nähtävissä etenkin pääkaupunkiseudulla. Työajan ulkopuolisen kokouksen tai tapahtuman on tarjottava kiinnostavaa ammatillista sisältöä tai mahdollisuus verkostoitua. Lätkämatseihin tai Lapin-reissulle ei enää lähdetä noin vain.

Toimistojen ulkopuolella järjestettävät kokoukset ja virtuaaliset kokoukset ovat yleistyneet. Tiimit ovat hajallaan, työ on liikkuvaa ja etätyö yleistynyt. Virtuaalisessa kokouksessa katsekontakti puuttuu, eikä ilmeitä ja eleitä pysty näkemään. Etänä osallistuvan voi olla vaikea hahmottaa, milloin puheenvuoro on alkamassa tai loppumassa. Silloin kokouksen puheenjohtajan rooli korostuu. Osallistujien selkeä roolitus ja hyvä etukäteissuunnittelu tehostavat kokousta. Kun vielä saamme virtuaaliseen kokoukseen esimerkiksi astraalihahmot kaikista osallistujista, niin saamme lisättyä myös läsnäolon tuntua.

Kirsi Vatanen

markkinointipäällikkö, Visma

Ajankäyttö on tehostunut, eikä kaikkiin kokouskutsuihin välttämättä vastata enää automaattisesti ”kyllä”. Jokaisella kokouksella on oltava agendan lisäksi selkeä tavoite. Kokoukseen kutsutun on tärkeää itse pohtia, antaako oma osallistuminen lisäarvoa kokouksen sisällölle. Virtuaalisen kokouksen on oltava erittäin strukturoitu, jolloin etäosallistujakin pystyy osallistumaan siihen täysipainoisesti.

Kävelykokouskulttuuri on peräisin entisestä työpaikastani. Halusin kokeilla, miten kävelykokous toimisi Helsingin keskustassa. Aiheena voi olla esimerkiksi esimies–alainen-keskustelu tai kollegan sparraus. Jos osallistujia on enemmän kuin kaksi, saatetaan kävellä kahville ja tarkentaa asioita pöydän ääressä.

Virtuaalisen palaverin kulkua voi hyvin seurata kävellen, jos osallistuu siihen etänä eikä ole itse keskeisessä roolissa. Käytämme välineenä Googlen Hangoutia, jonka avulla voi halutessaan ottaa myös näköyhteyden. Kävelykokoukset ovat meillä vapaaehtoisia. Ne on otettu meillä erittäin hyvin vastaan, sillä kävely tuo kivan katkoksen toimistopäivään.