– Jos et aio tehdä hyvää tapahtumaa, älä tee sitä ollenkaan, Inna-Pirjetta Lahti PING Helsingistä korostaa.
– Jos et aio tehdä hyvää tapahtumaa, älä tee sitä ollenkaan, Inna-Pirjetta Lahti PING Helsingistä korostaa.

Kuolemansynnistä siunaukseksi

Eventon uuden koulutusohjelman ensimmäisessä tapaamisessa pureuduttiin ajankäytön haasteisiin. Omat näkemyksensä aiheesta kertoivat oivalluttaja Reetta Koski ja ajanhallinnan kouluttaja Juha Wiskari.

Kukaan ei kerro mistään mitään, kokoukset ovat turhia ja niitä on liikaa. Olisin voinut käyttää ajan paremminkin kuin osallistua mitättömään tapahtumaan. Kuulostaako tutulta?

Teknologiasta povattiin kaiken pelastajaa, mutta miten kävi? Omien tapojemme orjina poljemme paikoillamme, eikä tuottavuus ja ajankäyttö tehostuneetkaan odotetulla tavalla. Nyt on katsottava peiliin, sanovat Eventon koulutustilaisuudessa puhuneet ajankäytön sekä kokousten ja tapahtumien asiantuntijat.

Ideoija ja oivalluttaja Reetta Kosken mukaan yrityksen johtamis- ja vuorovaikutuskulttuuri selviää kokouksista, jotka kuvastavat peilin tavoin työyhteisössä vallitsevan kulttuurin.

Jokainen syyllistyy omalla toiminnallaan tehottomuuden ylläpitämiseen. Toisten soimaamisen sijaan katse on kohdistettava itseensä: nostanko vai laskenko kokouksen arvoa.

– Ihmisillä on taipumus vahvistaa opittuja normeja, rooleja ja arvoja. Uudetkin ihmiset hillotaan nopeasti osaksi vanhoja käytänteitä.

Tyypillistä Kosken mukaan on, että ko­kouksiin saavutaan myöhässä ja valmistautumattomana. Paikalle kutsutaan liikaa ihmisiä ja palaverit venyvät pitkien puheenvuorojen ja toimimattoman tekniikan vuoksi.

Tehokeinot, jotka kokemuksen mukaan parantavat kokouskulttuuria ovat muun muassa kävely- ja seisomakokoukset, myöhästymissakot, multitaskauskiellot ja puheenjohtajan kierrättäminen. Sopivalle osallistujamäärällekin on määritelty kokouksen tavoitteesta riippuen täsmälliset luvut.

Koski korostaa, että kyse ei ole taikatempuista, joihin voi tuudittautua, vaan vuorovaikutuksesta ja johtamiskulttuurista.

– Ennen kaikkea halusta toimia paremmin.

Kosken oma suosikki on minuuttikierros, jossa jokaisella jäsenellä on täsmälleen minuutti aikaa kertoa oma näkemyksensä.

Ajopuusta ajanhallinnan taituriksi

Syyttely ja selittely ovat tuttuja myös ajanhallinnan kouluttajalle ja kulttuurimuutoksen toteuttajalle Juha Wiskarille.

Kiireellä tehdään itsensä tärkeäksi, ja se on addiktoivaa.

Wiskari toteaakin osuvasti, että kiire on henkilökohtainen rasittava tunne ja merkki siitä, että tehtävää on liikaa liian lyhyessä ajassa. On hyvä kysyä itseltä, olemmeko ajopuun tavoin kiireen vietävissä. Jatkuva kiire on hälytysmerkki, jolle on tehtävä jotakin.

Kiireentappoase-kirjassaan Wiskari on nostanut esille keinoja, joilla kiireen aiheuttamaa kaaosta voi helpottaa. Tärkeimmät asiat on tehtävä mielellään aamun tehokkaimpien tuntien aikana. Henkisen takarajan asettaminen tehostaa suoritusta. Epämiellyttävät tehtävät on hyvä suorittaa heti, eikä lykätä myöhempään ajankohtaan.

Kieltäytyminen on sallittua ja jopa toivottavaa, kun se tehdään oikealla tavalla. Aikaa ei Wiskarin mielestä pidä törsätä turhien yksityiskohtien hiomiseen. Joskus voi jopa miettiä, mitä tapahtuu, jos jotakin tehtävää ei hoida lainkaan.

Ajankäytöllä ostetaan lisäarvoa

Woltti Groupin Jyri Räsänen kertoo, että tapahtumien suunnitteleminen aloitetaan kohderyhmän elämäntilanteiden ja tarpeiden kartoittamisesta. Missä ja millä keinoin heidät tavoitetaan parhaiten. Mitä verkostoja tapahtuma tarjoaa osallistujilleen. Sen jälkeen mietitään, mitä lisäarvoa tapahtuman sisältö antaa osallistujalle.

– Mitä korkeamman tason asiantuntijoista on kyse, sitä vaikeampaa heitä on saada paikalle. Käytetylle ajalle on saatava vastinetta.

Esimerkkinä Räsänen mainitsi kansainvälisiä palkintojakin saaneen Breaking Waves -tapahtuman, jota räätälöitiin kasaan vuoden ajan. Meriklusterin ja kaasualan vaikuttajien kohtaamista ei aiemmin ollut tehty. Suomi halusi olla suunnannäyttäjänä.

Sosiaalisen median vaikuttajatapahtumaksi nousseen PING Festivalin pääajatuksena on niin ikään paitsi tarjota elämys pelkän tapahtuman sijaan, olla haaskaamatta omaa ja asiakkaan aikaa. 

– Jos et aio tehdä hyvää tapahtumaa, älä tee sitä ollenkaan, Inna-Pirjetta Lahti PING Helsingistä toteaa ja jatkaa, että odotukset on aina ylitettävä.

Lahti sanoo, että tapahtuman kärkenä olivat oppiminen, inspiraatiot, verkostoituminen ja elämykset, jotka toteutettiin lukuisin eri tavoin.

– Olennaista on, että toteutukset ovat hauskoja ja inhimillisiä. Tavoitteet on silti pidettävä korkealla.

Koulutuksen moderoi Petri Hollmén Lyytiltä. Hän haastoi osallistujat workshop-osuudessa koulutuksen vinkkien avulla säästämään jokaisesta päivästä 15 minuuttia. Sitä kannattaakin kokeilla: se tarkoittaa reilua tuntia viikossa ja kokonaista työviikkoa vuodessa. Mihinkäs sen ajan käyttäisikään?

Kouluttajat Reetta Koski ja Juha Wiskari.
Kouluttajat Reetta Koski ja Juha Wiskari.
Petra Anttila.

Koulutuksesta sai monia hyviä ideoita kokouskäytäntöjen parantamiseen ja koulutustilaisuuksien jalostamiseen: miten kohdentaa täsmällisesti, sitouttaa ja luoda lisäarvoa kävijöille.”

Petra Anttila

 

Sanni Rostedt.

Yksi konkreettinen anti oli kokeilu- ja käyttökelpoiset ideat kokousten ja kokoustyöskentelyn tehostamiseen.”

Sanni Rostedt

 

Sirpa Malmström.

Workshop-osuus oli mahtava! Siinä sidottiin koulutuksen teoria-anti heti omaan arkeen, kun tehtiin päätökset, millä keinoin omaa aikaa säästyy päivässä 15 minuuttia eli viikossa yli tunti. Koulutuksessa esitetty case antoi oivalluksia siitä, miten kohderyhmä ja sen tarpeet kirkastetaan ja tapahtuma kohdennetaan. Tämä on avain tapahtumien menestykseen.”

Sirpa Malmström

Osallistu Eventon koulutuksiin!

eventolehti.fi/evento-workshopit

Julkaistu Evento-lehdessä 2/2019.