Tapahtumateollisuus ry:n puheenjohtaja Pekka Timonen. Kuva: Aki Loponen
Tapahtumateollisuus ry:n puheenjohtaja Pekka Timonen. Kuva: Aki Loponen

Kongressimessut: Tapahtumat tulevat taas!

Ihmisellä on ikävä toisen luo. Mikä on tapahtumien tulevaisuus ja mitä koronasta jää käteen pandemian väistyessä? Tapahtumakentän kova kolmikko pohti päivänpolttavia kysymyksiä Kongressimessujen alla.

Alkavan syksyn ja ensi vuoden trendi on selvä: tapahtuma-ala lähtee liikkeelle ja rajat avautuvat, sanoo Tapahtumateollisuus ry:n puheenjohtaja Pekka Timonen.

– Rokotusten eteneminen vie kohti yhteiskunnan vapautumista. Pian yleisille ja kattaville rajoituksille ja suluille ei enää ole perusteita ja ihmisten on taas turvallista kohdata.

Lähiaikojen kiinnostavin kysymys on Timosen mukaan koronapassin mahdollinen käyttöönotto. Passilla voitaisiin osoittaa rokotussuoja, negatiivinen testitulos tai sairastamalla saatu immuniteetti. 

– Suomella ei ole varaa sooloilla eikä viivytellä, vaan meidän on seurattava koronapassin ja pikatestausten suhteen Euroopan käytäntöjä. Suomessa on oltava vähintään samat toimintaehdot ja -edellytykset kuin muissakin EU-maissa.

Suomella ei ole varaa sooloilla, vaan meidän on seurattava koronapassin suhteen Euroopan käytäntöjä.”

Kohti parempaa tapahtuma-alaa

Lataamon tuotanto- ja asiakkuusjohtaja 
Juho Hiidenmaa.

Tapahtumateollisuus ry:n hallituksen jäsen ja Lataamon tuotanto- ja asiakkuusjohtaja Juho Hiidenmaa toteaa korona-ajan olleen tapahtuma-alalle äärimmäisen haastavaa, mutta hän näkee pandemiassa myös hopeareunuksen.

– Tämä on tuhannen taalan paikka tehdä alasta parempi kuin koskaan aiemmin.

Tämä on tuhannen taalan paikka tehdä alasta parempi kuin koskaan aiemmin.”

Alan uudelleenkäynnistymisen aika on Hiidenmaata lainaten nollahetki, jolloin tekemistä ja työtapoja voidaan kehittää. Myös ainaisen kiireen jalkoihin jäänyt regulaatio tietosuoja-asetuksista turvallisuussuunnitelmiin on mahdollista kiillottaa huippukuntoon.

Poikkeuksellisen ajanjakson jälkeen vanhat rutiinit saattavat kuitenkin olla ruosteessa.

– Työnjohdon tuleekin nyt valmentaa työntekijöitä edessä odottavaan kiireeseen, jotta nämä eivät pala loppuun ja jotta tuotannot ja asiakastyytyväisyys pysyvät samalla korkealla tasolla kuin ennen kriisiä, Hiidenmaa huomauttaa.   

Järjestäjä rakentaa luottamuksen

Lyytin toimitusjohtaja Petri Hollmén.
Kuva: Sam Jamsen.

Pekka Timonen arvioi osan yleisöstä ryntäävän tapahtumiin heti, kun se on mahdollista. Osa on puolestaan vielä hetken aikaa odottavalla kannalla.

– Voi olla, ettei väkevin palautumisen ja nousun vaihe tulekaan vielä syksyllä, vaan vasta ensi vuoden puolella. Silloin varovaisinkin kuluttaja ja päättäjä lähtee liikkeelle. Paineen purkautuessa kysynnän ja tarjonnan tasapainottumisessa voidaan nähdä yllätyksiä puoleen ja toiseen.

Lyytin toimitusjohtaja Petri Hollménin mukaan kuluttajan uskallus syntyy selkeästi sovittujen raamien kautta. Luottamuksen rakentaminen on hänen mukaansa tapahtumajärjestäjien tehtävä.

– Ala tulee olemaan mikroskoopin alla, mutta järjestäjillä on mahdollisuus näyttää, miten terveysturvallisia tapahtumia tehdään. Ala oli siihen valmis jo viime vuonna, mutta nyt ovat kuluttajatkin.

Pekka Timonen ennustaa osan pandemian aikana omaksutuista terveysturvallisuuskäytännöistä, kuten käsidesin ja kotona sairastamisen, tulleen jäädäkseen.

– Sekin lisää osaltaan asiakkaiden luottamusta. Luottamus on se, jonka varassa koko tapahtuma-ala toimii, Timonen linjaa.

Uudet tuulet, uudet tarpeet

Tapahtuma-ala ei ole koronan jyllätessä nukkunut. Kohtaamisten kieltäminen on saanut aikaan uudenlaisia tapahtumamuotoja, joiden myötä on avautunut uusia liiketoimintamahdollisuuksia.

Samalla on pohdittava, miten uudet ja vanhatkin palvelut jatkossa hinnoitellaan. Juho Hiidenmaa muistuttaa, ettei esimerkiksi onnistunut hybriditapahtuma synny pelkällä olankohautuksella. 

– Hybriditapahtuma on kaksi keikkaa yhden keikan aikana – esimerkiksi kongressi ja suora TV-lähetys. Kaksi samanaikaista, kaikilla mittareilla erinomaista toteutusta vaativat hyvän suunnittelun, mikä näkyy väistämättä myös hinnassa.

Se, millainen tapahtuma-alan uusi todellisuus tulee olemaan, on Pekka Timosen sanoin alan itsensäkin käsissä.

– Ihmisten tarve tulla toistensa luo on ikuinen. Asiakkaita on silti kuunneltava tarkasti, sillä heidän toiveensa ovat voineet muuttua. Edessämme tulee olemaan paljon uutta ja ennakoimatonta.

Yksi kuitenkin on ja pysyy: tapahtumien vaikuttavuus ei ole kaiken myllerryksenkään keskellä kadonnut.

– Siitä ei pääse mihinkään, että isoin vaikutus saavutetaan kasvokkaisella kohtaamisella, Petri Hollmén painottaa.

Siitä ei pääse mihinkään, että isoin vaikutus saavutetaan kasvokkaisella kohtaamisella.”

Tapahtumista hyötyvät kaikki

Koronan myötä tapahtuma-ala osoitti ketteryytensä. 

– Olemme reagoineet muutoksiin nopeasti, pitäneet huolta henkilökunnasta ja puhaltaneet yhteen hiileen. Kriisin keskellä ymmärrettiin myös edunvalvonnan tarpeellisuus, Juho Hiidenmaa sanoo kesällä 2020 perustettuun Tapahtumateollisuus ry:hyn viitaten.

Pandemian puhkeamiseen saakka tapahtuma-ala oli merkittävällä vuosittaisella kasvu-uralla. Kyse oli isosta bisneksestä ja isosta työllistäjästä, jonka hyöty säteili laajalti muidenkin elinkeinojen liiketoimintaan. Viimeistään sulkutoimet tekivät tapahtumien kansantaloudellisen merkityksen näkyväksi myös laajemmalle yleisölle.

Petri Hollménin vuoden takaista blogia lainaten: ”Moni menetti elannon, moni tehokkaan vaikuttamiskanavan. Osallistujat menettivät mahdollisuuden oppia, kehittyä, kasvattaa verkostoaan, innostua, ideoida, pitää hauskaa, tanssia, ostaa, tutustua uusiin trendeihin ja tuotteisiin.”

Pekka Timosen mukaan suomalainen tapahtuma-ala onkin nyt nopeasti palautettava samalle kasvukäyrälle, jolla se oli aiemmin.

– Valtion elvytystoimet tulee kohdistaa oikein, sillä ala on tärkeä koko maalle.

Valoa kohti

Asioiden merkitys havaitaan usein vasta silloin, kun niitä ei enää ole. Niin kävi tapahtumillekin.

– On surullista, että siihen tarvittiin kriisi, mutta siinä on toisaalta eväät tulevaisuudelle. Kriisin myötä on syntynyt vahvempi ymmärrys siitä, mitä ala tarvitsee menestyäkseen ja kehittyäkseen. Myös päättäjät ja keskeiset viranomaiset ovat ensimmäistä kertaa tunnistaneet tapahtumien merkityksen, Pekka Timonen toteaa.

Avainasemassa ovat nyt alan oma edunvalvonta ja yhteisen voiman käyttäminen.

– Meidän täytyy toimia yhdessä sekä lyhyt- että pitkäjänteisten tavoitteiden eteen. Meillä on kiire toipua katastrofista, mutta unohtaa ei saa myöskään pitkän aikavälin kasvua ja kehitystä. Kun näin teemme, on tapahtuma-ala muutaman vuoden päästä vahvempi kuin koskaan.

Kongressimessut 25.–26.8.2021

Ilmoittaudu: kongressimessut.fi

Julkaistu Evento-lehdessä 4/2021.

Sulje mainos Tilaa Evento