Kollegaverkosto on vaikutuskanava

Toimistosissit on jäsenmaksuton kollegaverkosto sihteereille ja assistenteille, mutta myös perheyritys: kaikkien palkkalistoilla olevien sukunimi on Uusikumpu.

Taija Uusikumpu

Verkoston koordinaattori, Toimistosissit

Sain reilut kymmenen vuotta sitten idean perustaa verkoston sihteerien ja assistenttien tarpeeseen jakaa ammatillista tietoa, kokemuksia ja vinkkejä. Assistentit ovat yritysten käveleviä googleja, joiden pitää osata kaikki ja löytää heti oikeat kontaktit. Yleensä kaikki se, mitä yrityksissä muut eivät osaa tehdä, jää assistenttien hoidettavaksi.

Toimistosisseillä on tällä hetkellä yli 2 600 jäsentä, joista melkein kaikki ovat tekemisissä tapahtumien kanssa. Assistenteilla on tapahtumiin paljon valtaa, sillä sopimusten allekirjoittajat harvoin tietävät, mistä vaihtoehdoista valittiin. Siksi Toimistosissit-sivustolla on suositustyökalu, johon on kerätty vuosien ajan puolueetonta tietoa asiakkaan näkökulmasta. Vinkkejä jaetaan myös fb-ryhmässä ja LinkedInin kautta sekä vuosittain yli 50 tapahtumassa, paitsi korona-aikana.

Palveluntarjoajat eivät pääse Toimistosissien kanssa yhteistyöhön rahalla, vaan ensin on oltava verkoston jäsenten suosituksia ja referenssejä. Sillä tavalla pyrimme nostamaan tapahtuma-alan laatua ja palvelutasoa. Assistentit tietävät oikeasti, mitä yritykset arvostavat. Tuomme sitä tietoa alan palveluntarjoajille, jotka voivat siten kehittää omaa toimintaansa vastaamaan asiakkaiden tarpeita paremmin. Taustani sosiaalipsykologina ja aiempi työni markkinatutkimuksen parissa auttavat näkemään, millä tavalla verkosto voi kehittää alaa vuorovaikutuksessa palveluntarjoajien kanssa.

Pyrimme nostamaan tapahtuma-alan laatua ja palvelutasoa.”

Työ on paljon koneella tehtävää, mutta näen omaksi vahvuudekseni kyvyn innostaa ihmisiä aidosti yhdessä tekemiseen ja olemiseen. Tapahtumissa näkee paljon näennäisverkostoitumista. Siksi koen oman roolini merkittäväksi juuri siinä, että saan ihmiset yhteen ja jakamaan asioita välittömässä ilmapiirissä.

Korona-aikana verkoston merkitys korostuu. Se mahdollistaa asioista keskustelemisen ja sparraamisen eri organisaatioiden assistenttien välillä. Nyt sisäisissä someryhmissä jaetaan kokemuksia työyhteisöissä toimiviksi havaituista toimintamalleista, joilla yrityksissä on piristetty etätyöpäiviä ja tuettu työssä jaksamista.

Nyt en olekaan enää yksinyrittäjä, kun vanhin tyttäreni Petra aloitti Toimistosissien viestintä- ja markkinointiassistenttina. On todella tervetullutta, että asioita pystyy pallottelemaan toisen kanssa ja tsekkauttamaan ideoita. Petra on mukana myös isossa projektissa, jossa kehitämme suositustyökalua vieläkin helppokäyttöisemmäksi.

Perheenjäsen lähimpänä kollegana on tuttu tilanne, sillä mieheni on ollut alusta asti mukana rakentamassa palveluita verkoston nettisivuille. Petra on ollut minulle aiemmin lapsen roolissa, mutta kun hänestä yhtäkkiä onkin tullut aikuinen, voimme jutella asioista ihan eri tavalla. Meillä on ollut aiemmin hyvin erilaiset kiinnostuksen kohteet. Petra on suuntautunut matematiikkaan, fysiikkaan ja musiikkiin, jotka eivät ole minulle vahvoja alueita. Työkokemusten kautta Petra on kuitenkin löytänyt itsestään erilaisia puolia, ja olemme huomanneet, että meissä on paljon samaa. Olemme molemmat hyvin luovia. Meitä yhdistää myös kova kunnianhimo ja itseohjautuvuus, mikä näkyy joskus liiankin kovana itsemme piiskurointina.

Omat resurssini eivät ole kauheasti riittäneet pitämään yhteyttä alan opiskelijoihin, mutta Petralla on nyt siihen kiinnostus. Opiskelijoille verkosto on todella hyödyllinen, koska sen kautta löytää mentorointiapua ja konkreettista kokemusta, jota nuoret tarvitsevat työelämään astuessaan.

 

Petra Uusikumpu

Abiturientti, viestintä- ja markkinointiassistentti

Olen ollut äidin yrityksessä mukana jo alkuvuodesta projektissa, jota tehtiin yhdessä Aalto-yliopiston opiskelijoiden kanssa.

Viime vuona olin kesätöissä Finanssiala ry:n viestintäassistenttina. Minua pyydettiin sinne, kun olin päässyt Talousguru-kilpailun finaaliin, jossa Finanssiala on yksi järjestävä taho. Siellä yksi kollega suositteli opiskelemaan tuotantotaloutta.

Kun selvittelin asioita itse, informaatioverkostot alkoivat kiinnostaa enemmän. Siinä on osittain samoja asioita kuin tuotantotaloudessa, mutta se on ehkä ihmisläheisempi. Siinä pystyy ottamaan sivuaineiksi myös viestintää, ja filosofiaakin. Se on ala, josta on hyötyä myös työssä äidin yritykselle. Jos pääsen sinne syksyllä, voin ottaa kursseja, jotka ovat hyödyllisiä myös yrityksen kannalta, ja jatkaa Toimistosissien työtä opintojen ohessa. Riippuu siitä, paljonko opinnoilta jää aikaa.

Yhteiskunnalliset asiat ja yhteiskunnassa vaikuttaminen ovat aina kiinnostaneet minua. Olen miettinyt, mikä voisi olla toimiala tai yritys, jossa voisin saada mahdollisimman paljon aikaan. Sitten tajusin, että meillähän on tässä Toimistosissit, jonka kautta voin vaikuttaa tosi moneen yritykseen samaan aikaan.

Voin vaikuttaa tosi moneen yritykseen samaan aikaan.”

Äiti on ennenkin höpötellyt minulle työasioista vapaa-ajalla ja lounaspöydässä, mutta Aalto-yliopiston projekti herätti ajattelemaan, mitä kaikkea hienoa tällainen verkosto mahdollistaa. Siitä heräsi halu auttaa ja vaikuttaa tämän verkoston kautta. Vieläkin enemmän vaikutti Toimistosissien 10-vuotisjuhla tammikuun alussa. Siellä yhteisöllisyys konkretisoitui hyvällä tavalla. Äiti on tosi hyvä innostamaan ihmisiä.

Tämä työ mahdollistaa myös kehittää itseäni omien toiveideni mukaan, koska tässä on mahdollista itse määritellä, mihin haluan suuntautua ja mitä haluan tehdä ja oppia. Olen luonteeltani itseohjautuva ja kukoistan paremmin ympäristössä, jossa kukaan ei ole sanomassa, että jokin asia on tehtävä just tietyllä tavalla.

Siinä on puolensa, että esimiehenä on oma äiti ja työpaikka on kotona, mutta se nostaa myös motivaation tasolle, jossa haluan panostaa työhön myös äidin takia enkä vain rahan tai jonkin sellaisen vuoksi, mitä työltä yleensä haetaan. Ainakin luottamus työparin välillä on sataprosenttinen, ja sellaiseen on varmaan vaikea päästä yrityksissä yleensä. Meille se luottamus syntyy luonnostaan, koska tunnemme toistemme vahvuudet. Tämä on tavallaan meidän yhteinen juttu.

Markkinoinnin ja viestinnän ohella olen viime aikoina alkanut katsoa myös yrityksen kirjanpidon puolta, jos osan niistä tehtävistä voisi siirtää minulle.

Koronatilanne on vaikuttanut esimerkiksi Haaga-Helian opiskelijoiden kanssa tehtävään projektiin, koska nyt en pääse suoraan puhumaan ja verkostoitumaan siellä päässä, mutta tietysti etäyhteydet toimivat. Ilman koronaa syksyksi suunniteltuja haastatteluja olisi ehkä päässyt jo aloittamaan.

Julkaistu Evento-lehdessä 3/2020.

Sulje mainos Tilaa Evento