Ranskalaisissa yrityksissä podetaan kokoussyndroomaa ja samaa tautia on liikkeellä Suomessakin. Ranskalaisen tutkimuskeskuksen l’IHEE:n (Institut des Hautes Etudes Economiques et Entrepreneuriales) tuoreesta selvityksestä käy ilmi, että toimihenkilöiden työajasta kuuluu kokouksissa istumiseen keskimäärin kolme tuntia viisitoista minuuttia päivässä. Kuitenkin vain 52 prosenttia kokouksista on todettu jollakin tapaa hyödyllisiksi yritykselle ja vain yksi neljästä istunnosta johtaa päätökseen. Samainen tutkimus laskee, että ranskalaisyrityksiltä haaskautuu 60,4 miljardia euroa vuodessa siihen, että ammattitaitoinen henkilöstö istuu tyhjän panttina turhissa palavereissa.
Moinen rahasumma hirvittää ja yhä useampi yritys palkkaa ammattiauttajan tehostamaan kokouskulttuuriaan. Pariisilaisen RCG Management konsulttiyrityksen kokousterapeutti Xavier Frey kertoo olevansa ranskalaisyritysten kokoushuoneiden kuokkavieras. Hän istuu taka-alalla tilannetta tarkkaillen ja ehdottaa tehokkuutta edistäviä toimenpiteitä.
Seitsemän perusvirhettä
Xavier Frey puhuu seitsemästä perusvirheestä, joista tunnollisinkin kokouksen valmistelija tekee ainakin kaksi. Hänen mukaansa yleisin kokousinnon tukahduttaja on väärin valittu ajankohta. Liian moni kokous alkaa iltapäivän loppupuolella, jolloin kaikki ovat väsyneitä ja haluavat lähteä kotiin. Ihmisen huomiokyky on korkeimmillaan kello 11 aamupäivällä ja kello neljä iltapäivällä.
– Moni johtaja on pahasti PowerPoint-koukussa ja kiusaa kuulijoita täyteen tekstiä kirjoitetuilla kaavioilla. Pitää kuitenkin muistaa, että ihmisen kyky tehdä kahta asiaa yhtä aikaa on rajallinen. Yleisö joko kuuntelee puhetta tai lukee tekstiä, ei molempia, Frey muistuttaa. Hänen mielestään myös tietokoneen käyttöä kokouksissa tulisi rajoittaa.
Kokousterapeutti puhuu ranskalaisjohtajien suosimasta top down -mallista, joka ei yleensä toimi toivotulla tavalla.
Moni johtaja on pahasti PowerPoint-koukussa.”
– Muistan erään myyntiryhmän kokouksen, jonka johtaja aloitti räväkästi lukemalla asiakkaiden ja johdon haukkuvia sähköposteja. Kokouksen tarkoituksena on herättää keskustelua, ei mykistää kuulijoita. Palautepostin olisi voinut lähettää etukäteen osallistujille.
Freyn mielestä liian monen kokouksen lähtökohtana on saada selville, miksi joku asia meni pieleen ja kuka oli syyllinen.
– Syyllistä etsittäessä kokousaika kuuluu siihen, että kukin puolustaa asemiaan ja syyttelee muita sen sijaan, että otettaisiin oppia virheistä ja katsottaisiin eteenpäin.
Kuulijoiden hiljentäminen on Freyn mukaan huono ajatus. Vaikka puhujaa ymmärrettävästi ärsyttää, jos salin perällä pulistaan, kuulijoita ei saisi hänen mukaansa komentaa kuin koululaisia.
– Kuulijat tuskin puhuvat kesälomistaan. Yleensä tilaisuus tavata kollegoita on kullan arvoinen ja puheenaihe liittyy todennäköisesti kokouksen teemaan. Jos sali ei hiljene, komentamista parempi keino on jatkaa puhettaan ja liikkua samalla keskustelijoiden lähietäisyydelle, jolloin he yleensä hoksaavat hiljentyä.
Seisomakokouksesta tuli tapa
Moni kokous päättyy perinteisesti siihen, että koollekutsuja kysyy tuliko kaikki selväksi, johon kaikki vastaavat kyllä. Sen jälkeen tivataan, onko kenelläkään kysyttävää, jolloin kaikki vastaavat ei. Tämän jälkeen kokouksen pitäjä läpsäyttää kansionsa kiinni tyytyväisenä ja poistuu kokoushuoneesta kuin opettaja luokkahuoneesta.
