Ranskalaisista kokouksista liki puolet on täysin hyödyttömiä ja vain joka neljäs johtaa jonkinlaiseen päätökseen.
Ranskalaisista kokouksista liki puolet on täysin hyödyttömiä ja vain joka neljäs johtaa jonkinlaiseen päätökseen.

Kokousterapeutti suitsii tehokkaammaksi palaveeraajaksi

Ranskalaisten toimihenkilöiden työajasta kuluu vuosittain kolme viikkoa kokouksissa istumiseen, vaikka niistä 48 prosenttia on todettu täysin hyödyttömiksi. Kokouskulttuuria uudistamaan palkataan nyt kokousterapeutti, joka istuu yritysten kokoussaleissa ja kertoo, mikä on pielessä.

Ranskalaisissa yrityksissä podetaan kokoussyndroomaa ja samaa tautia on liikkeellä Suomessakin. Ranskalaisen tutkimuskeskuksen l’IHEE:n (Institut des Hautes Etudes Economiques et Entrepreneuriales) tuoreesta selvityksestä käy ilmi, että toimihenkilöiden työajasta kuuluu kokouksissa istumiseen keskimäärin kolme tuntia viisitoista minuuttia päivässä. Kuitenkin vain 52 prosenttia kokouksista on todettu jollakin tapaa hyödyllisiksi yritykselle ja vain yksi neljästä istunnosta johtaa päätökseen. Samainen tutkimus laskee, että ranskalaisyrityksiltä haaskautuu 60,4 miljardia euroa vuodessa siihen, että ammattitaitoinen henkilöstö istuu tyhjän panttina turhissa palavereissa.

Moinen rahasumma hirvittää ja yhä useampi yritys palkkaa ammattiauttajan tehostamaan kokouskulttuuriaan. Pariisilaisen RCG Management konsulttiyrityksen kokousterapeutti Xavier Frey kertoo olevansa ranskalaisyritysten kokoushuoneiden kuokkavieras. Hän istuu taka-alalla tilannetta tarkkaillen ja ehdottaa tehokkuutta edistäviä toimenpiteitä.

Seitsemän perusvirhettä

Xavier Frey puhuu seitsemästä perusvirheestä, joista tunnollisinkin kokouksen valmistelija tekee ainakin kaksi. Hänen mukaansa yleisin kokousinnon tukahduttaja on väärin valittu ajankohta. Liian moni kokous alkaa iltapäivän loppupuolella, jolloin kaikki ovat väsyneitä ja haluavat lähteä kotiin. Ihmisen huomiokyky on korkeimmillaan kello 11 aamupäivällä ja kello neljä iltapäivällä.

– Moni johtaja on pahasti PowerPoint-koukussa ja kiusaa kuulijoita täyteen tekstiä kirjoitetuilla kaavioilla. Pitää kuitenkin muistaa, että ihmisen kyky tehdä kahta asiaa yhtä aikaa on rajallinen. Yleisö joko kuuntelee puhetta tai lukee tekstiä, ei molempia, Frey muistuttaa. Hänen mielestään myös tietokoneen käyttöä kokouksissa tulisi rajoittaa.

Kokousterapeutti puhuu ranskalaisjohtajien suosimasta top down -mallista, joka ei yleensä toimi toivotulla tavalla.

Moni johtaja on pahasti PowerPoint-koukussa.”

– Muistan erään myyntiryhmän kokouksen, jonka johtaja aloitti räväkästi lukemalla asiakkaiden ja johdon haukkuvia sähköposteja. Kokouksen tarkoituksena on herättää keskustelua, ei mykistää kuulijoita. Palautepostin olisi voinut lähettää etukäteen osallistujille.

Freyn mielestä liian monen kokouksen lähtökohtana on saada selville, miksi joku asia meni pieleen ja kuka oli syyllinen.

– Syyllistä etsittäessä kokousaika kuuluu siihen, että kukin puolustaa asemiaan ja syyttelee muita sen sijaan, että otettaisiin oppia virheistä ja katsottaisiin eteenpäin.

Kuulijoiden hiljentäminen on Freyn mukaan huono ajatus. Vaikka puhujaa ymmärrettävästi ärsyttää, jos salin perällä pulistaan, kuulijoita ei saisi hänen mukaansa komentaa kuin koululaisia.

– Kuulijat tuskin puhuvat kesälomistaan. Yleensä tilaisuus tavata kollegoita on kullan arvoinen ja puheenaihe liittyy todennäköisesti kokouksen teemaan. Jos sali ei hiljene, komentamista parempi keino on jatkaa puhettaan ja liikkua samalla keskustelijoiden lähietäisyydelle, jolloin he yleensä hoksaavat hiljentyä.

Seisomakokouksesta tuli tapa

Moni kokous päättyy perinteisesti siihen, että koollekutsuja kysyy tuliko kaikki selväksi, johon kaikki vastaavat kyllä. Sen jälkeen tivataan, onko kenelläkään kysyttävää, jolloin kaikki vastaavat ei. Tämän jälkeen kokouksen pitäjä läpsäyttää kansionsa kiinni tyytyväisenä ja poistuu kokoushuoneesta kuin opettaja luokkahuoneesta.

Kokousterapeutti Xavier Freyn mukaan liian moni kokous osuu huonoon ajankohtaan ja kestää liian kauan.
Kokousterapeutti Xavier Freyn mukaan liian moni kokous osuu huonoon ajankohtaan ja kestää liian kauan.
Pariisilaisessa media-alan yrityksessä päätettiin välttää suurkaupungin töihinmenoruuhka ja pitää aamukokous kollegan kotona.
Pariisilaisessa media-alan yrityksessä päätettiin välttää suurkaupungin töihinmenoruuhka ja pitää aamukokous kollegan kotona.

– Rutiinikysymysten sijaan olisi parempi, että kokouksen lopussa  kerrattaisiin mitä päätettiin, kuka vastaa ja millä aikataululla edetään, Frey huomauttaa.

Freyn mukaan valtaosa palavereista kestää liian kauan. Kuulijoiden huomiokyky herpaantuu kokouksen kestettyä 45 minuuttia. Tunnin ylittävät istunnot ilman välivitsiä tai taukoa ovat hänen mielestään aivan liian pitkiä. Hän ehdottaakin usein liian pitkiksi venyvistä jaaritteluista kärsiville yrityksille seisomakokouksia.

Tietokone- ja media-alan yritykset Happychic ja Atomic Object innostuivat seisomakokouksista niin, että jatkossa kaikki asiat päätetään seisten. Happychicin pääkonttorin kaikki 350 työntekijää kokoontuvat tuolittomaan kokoussaliin kerran kuukaudessa ja Atomic Objectin 30-päinen työyhteisö käy juoksevat asiat joka aamu läpi pystyasennossa. Tuolien poistuminen kokoussaleista tehostaa ajankäyttöä, eikä kukaan pääse torkkumaan tai räpläämään salaa kännykkäänsä pöydän alla.

Frey on todennut, että lounaan ja kokouksen yhdistäminen johtaa aina huonoon lopputulokseen.

– On parempi keskittyä joko syömiseen tai työntekoon. Siitäkin huolimatta, että useissa yrityksissä uskotaan edelleen vakaasti kokoussalissa nautitun lentokonelounaan tehokkuuteen.

Seisomakokousten lisäksi yrityksissä kokeillaan myös kotipalavereja sekä kokoushuoneen sisustamista luovalla tavalla. Frey kertoo telealan yrityksen tehneen kokoussalistaan vanhan ajan luokkahuoneen pulpetteineen ja liitutauluineen. Keskisuuressa media-alan yrityksessä huomattiin useiden työntekijöiden asuvan samalla seudulla ja aamupalaverit päätettiin pitää kollegan kotona sen sijaan, että pakkauduttaisiin täpötäyteen metroon. Kun kokous on ohi, on aamuruuhkakin.

 

Lyhyet kokoukset tehokkaimpia

Ranskalaisten toimihenkilöiden keskuudessa tehty tutkimus kertoo, että kahdeksan kymmenestä tekee kokouksen aikana jotakin muuta kuin kuuntelee. Kärjessä ovat sähköposteihin vastaaminen, kesäloman valmistelu, piirtäminen, Facebookin tutkiminen, pelaaminen ja treffisivuilla surffailu.

Jopa 32 prosenttia rekrytointitoimisto Cadreo Executiven vuonna 2018 tekemään kyselytutkimukseen vastanneista tunnustaa ainakin kerran torkahtaneensa kokouksessa. Vastaajista 15 prosenttia myöntää poistuvansa salista ilman pienentäkään käsitystä siitä, mistä puhuttiin.

Ranskalaisen kokouksen keskimääräinen kesto on tunti kaksikymmentä minuuttia. Tutkimuksen perusteella osallistujan huomiokyky kestää enintään 52 minuuttia, kolmanneksen kuulijoista uuvahtaessa jo puolen tunnin jälkeen. Järjestäjän näkökulmasta viimeinen puoli tuntia menee siis aina harakoille.