Kuva: iStock
Kuva: iStock

Kokousten ja tapahtumien kokonaisuus haltuun ja kulut kuriin

Yrityksen matkustus on yleensä hyvin organisoitu, mutta miten toimii kokous- ja tapahtumapuoli? Ison organisaation liikevaihdosta noin 3–5 prosenttia käytetään kokouksiin ja tapahtumiin. Kustannukset ovat usein pirstaloituneet usealle kulutilille eikä niiden hallinnoimisesta vastaa kukaan.

Paula Kauppinen.

Kokouksiin ja tapahtumiin liittyvän kokonaisuuden hallinta on haastavaa sekä organisaation että yksittäisen tapahtuman tasolla. Kokouk­sia ja tapahtumia suunnitellaan eri osastoilla ja yksiköissä, yhteiset toimintatavat puuttuvat ja laskuja tulee usealta eri toimijalta. Kokonaiskuvan muodostaminen kustannuksista on hankalaa tai mahdotonta. Laatu heittelee, kun yhteinen sävel puuttuu.

Teknologian tutkimuskeskus VTT järjestää vuosittain yli 500 tapahtumaa. Ulkopuolisia tiloja hyödynnetään silloin, kun tarvitaan esimerkiksi auditoriota tai osallistujamäärä on niin suuri, ettei omat tilat riitä.

Kokous- ja tapahtumapalveluista vastaava päällikkö Paula Kauppinen on työstänyt VTT:llä kokous- ja tapahtumahallintoa jo vuosia. Työ on kuitenkin vielä kesken.

– Oma tahtotilani on se, että matkustus, kokoukset ja tapahtumat saadaan saman katon alle. Suunnittelu lähtee silloin tarpeesta tavata. Tarpeen tunnistamisen jälkeen määritellään tapa. Missä tavataan, millä matkustetaan vai pidetäänkö kenties puhelin- tai videoneuvottelu, eikä matkusteta lainkaan.

VTT:ssä kokous- ja tapahtumahallinto ei vielä ole tällä tasolla, mutta Kauppisen tavoitteet ovat korkealla.

– Minun tavoitteenani on myös se, että prosessista tulee täysin läpinäkyvä ja selkeä: kuka tekee, mitä tekee, kenen kanssa, miten ja mihin hintaan. Ainoastaan siten pystymme saamaan tarkkaa dataa kustannuksista ja kehittämään toimintaa. Tämän kaltainen malli on ollut käytössä liikematkustuksessa jo pitkään.

Kauppinen uskoo, että liittoutuminen matkahallinnon kanssa toisi synergiaetuja kaikille, sillä eurojen avulla strategiaa tukevalle työlle on helpompi saada johdon tuki.

Assi, Emmi ja Lyyti auttavat

VTT:llä asiantuntijoita ja tutkijoita palvelee assistenttitiimi, jonka sisältä löytyy Assiksi ja Emmiksi nimetyt tiiminosat.

– Tiimit ovat virtuaalisia. Niiden toiminta perustuu contact center -ajatteluun. Tiimit palvelevat kaikkia VTT:n työntekijöitä. Assi-tiimin vastuulla on yleinen asiakaspalvelu ja arjen sujuvuus. Tiimissä hoidetaan muun muassa tila- ja tarjoiluvarauksia ja tapahtumatilauksia. Emmi-tiimin osaaminen painottuu selkeästi tapahtumahallintaan.

Kokonaisuudesta osa on jo hyvin hallussa. VTT:llä on käytössä tapahtumanhallintajärjestelmä Lyyti, missä hallinnoidaan osa prosessista.

– Kutsu ja kiitos hallinnoidaan tapahtumahallintajärjestelmä Lyytin kautta. Lyyti mahdollistaa kutsuprosessin läpinäkyvyyden, ja sen avulla saamme helposti dataa esimerkiksi tapahtumien ja osallistujien määrästä.

Tahtotilana on saada matkustus, kokoukset ja tapahtumat saman katon alle.”

Lyyti ei kuitenkaan ole pelkkä ilmoittautumisjärjestelmä.

– Lyytin avulla voimme hallinnoida tapahtumaa isännän kanssa ja tehdä esimerkiksi työnjakoa. Saamme tietoa muun muassa kutsuprosessin etenemisestä ja voimme helposti jakaa tietoa tapahtuman isännän kanssa. Mutta mitä tämä kaikki tarkoittaa kokonaiskustannusten osalta, on vielä haasteena. Lyyti ei laske euroja. Järjestelmässä ei hallinnoida myöskään sisäisiä, omissa tiloissa pidettäviä kokouk­sia eikä messuja.

VTT:lla on parhaillaan meneillään MICE-luokittelun uudistus. Kauppisen mukaan VTT:llä tehtiin alkuinnostuksessa liian raskas luokitus.

– Laadimme juuri uudet kategoriat markkinointitiimin kanssa ja lisäsimme ne Lyytiin. Jokaisen kategorian yhteyteen teimme myös tarkistuslistan, jonka avulla saamme tapahtuman elinkaaren haltuun: mitä tehdään ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen. Luokittelun toimivuutta testataan tämä vuosi.

Asiat näkyväksi

Kauppisen tavoitteena on tehdä koko prosessista läpinäkyvä ja keskittää tapahtumien järjestäminen omaan tiimiin. Tärkeä kysymys on myös se, miksi tapahtuma järjestetään. Tapahtumalla ja budjetilla pitää olla omistaja, joka ohjaa kokonaisuutta.

– Jos tapahtumia ei hallinnoida läpinäkyvästi, voi pahimmillaan käydä niin, että järjestetään kaksi kilpailevaa tilaisuutta samaan aikaan. Sen vuoksi olemme tekemässä vuosikelloa tapahtumista, jotta koko organisaatio saa näkymän tapahtumien tulevaisuuteen. Se tulee olemaan meille myös resurssien hallinnan työkalu.

Asiakastapahtumissa erittäin tärkeitä kysymyksiä ovat miksi ja miten.

– Miksi järjestämme tämän tapahtuman, mitä halutaan saada aikaiseksi, miten se toteutetaan ja miten onnistumista mitataan. Vastauk­set näihin kysymyksiin mietitään tarkasti. Mitään ei järjestetä enää tavan vuoksi.

Kun tapahtuma päätetään järjestää, assistenttitiimi ottaa vastuun käytännön järjestelyistä.

– Teemme intraan tapahtuman järjestämisen askelmerkit, joiden avulla autamme sisäisiä asiakkaitamme pääsemään alkuun. Heidän ei tarvitse tietää yksityiskohtia, sillä meidän tiimi vie hankkeen oikealle raiteelle.

Uusien käytäntöjen sisäänajaminen ei yleensä tapahdu yhdessä yössä. Kauppisella on selkeä taktiikka, miten ihmiset yleensä saadaan toimimaan tavoitteen mukaisesti.

– Menen aina tiukasti hyötynäkökulmasta sisään ja myyn ajatuksen, että minusta ja tiimistäni on arvoa tapahtuman järjestämisessä. Antaa tutkijoiden tutkia ja tapahtumientekijöiden tehdä tapahtumia.

Eurot esiin

Tällä hetkellä Kauppisella on päällimmäisenä mielessä työkalut, teknologia ja uusi kumppani.

– Haluaisin työkalun, johon kaikki tapahtumat uisivat keskitetysti. Sen avulla saisimme eurot ja määrät esiin. Haluaisin löytää myös benchmarking-kumppanin, jotta voisin hyödyntää oikopolkuja. Erittäin hyvää sparrausta olen saanut FBTA:n (Finnish Business Travel Association) Meet&Event-toimikunnassa, missä olen jäsenenä ja co-chairina, mutta kaipaisin kotimaista kumppania, joka olisi tässä työssä meitä edellä.

FBTA:n Meet&Event-toimikunta päivitti vuonna 2011 laaditun tiekartan viime syksynä. Tiekartan tarkoituksena on toimia apuvälineenä ja antaa käytännön työkaluja organisoidun kokous- ja tapahtumahallinnon laatimisessa. Kauppinen on käyttänyt apunaan myös GBTA:n (Global Business Travel Association) materiaaleja ja koulutuksia.

– Meeting management on kuin jäävuori. Huippu on näkyvissä, mutta iso osa meren pinnan alla, päättää Kauppinen.

 

VTT:n tapahtumien ja kokousten luokittelu vuonna 2019

1. Sisäiset kokoukset ja tapahtumat

2. HRD eli koulutukset ja valmennukset

3. Kansainväliset tapahtumat

4. Projekti- tai ekosysteemitapahtumat

5. Sidosryhmä- tai asiakastapahtumat

6. Konferenssi tai seminaari

FBTA:n vinkit

  • Ketkä ovat kokous- ja tapahtumavarausten näkökulmasta avainhenkilöitä.
  • Analysoi käytettävissä oleva tieto kustannuksista.
  • Luo tiedon perusteella vuosikello.
  • Kokoa työryhmä suunnittelemaan perusohjeistus käytännöstä.
  • Neuvottele palveluntarjoajien kanssa ja päätä kumppanit.
  • Määrittele prosessit ja valitse toimintatapa.

Paula Kauppisen vinkit

  1. Kartoita nykyhetki.
  2. Jäsentele jo tehdyt ja tekemättömät asiat.
  3. Ota eurot esiin.
  4. Tee prosesseista läpinäkyviä ja tasalaatuisia.
  5. Synnytä tuloksia.
  6. Hanki ”kummi” yrityksen johtoryhmästä.

Tilaa Evento!

Tilaa digilehti!