Kämp Collection Hotelsin kokoustilat menivät verkkoon

Kämp Collection Hotelsin uusi kokoustilojen online-varausjärjestelmä helpottaa kokoustilojen ja -pakettien vertailua ja varaamista. Reaaliaikaisen järjestelmän ansiosta kaikki 65 kokoustilaa ovat nyt varattavissa nopeasti ja helposti vuorokaudenajasta riippumatta.

Kuluttajina olemme jo tottuneita online-ostajia: ostoskoreistamme löytyy kaikkea kengistä konsertteihin ja lentolipuista hotellihuoneisiin. Kokoustilojen varaaminen perustuu silti yhä paljolti perinteisten tarjouspyyntöjen lähettämiseen, vastausten odotteluun sekä sitä seuraavaan, kenties pitkäänkin sähköpostikirjeenvaihtoon.

Nyt Kämp Collection Hotels on kirinyt kiinni B2C-verkkokauppojen etumatkan ja ottanut käyttöön kokoustilojen online-varausjärjestelmän. 

– Järjestelmämme on kytketty suoraan hotelliketjumme omaan varausjärjestelmään, minkä ansiosta se on täysin reaaliaikainen. Asiakas näkee parilla klikkauksella samat hinta- ja saatavuustiedot kuin henkilökuntammekin, eikä hänen tarvitse odotella vastausta tiedusteluihinsa, kertoo Kämp Collection Hotelsin Director, Business Intelligence Markus Kauppinen.

– Uusi järjestelmä mahdollistaa kaikkien hotelliemme kokoustilojen helpon vertailun ja varaamisen sekä uusille että vanhoille asiakkaillemme. Sopimusasiakkaat pääsevät hyödyntämään sopimushintansa syöttämällä järjestelmään oman varauskoodinsa.

Personoitua palvelua ympäri vuorokauden

Uusi kokoustilojen online-varausjärjestelmä helpottaa myös työajan ulkopuolella ja eri aikavyöhykkeiltä tehtäviä varauksia.

– Olemme globaali toimija, jolla on asiakkaita ympäri maailman. Monissa suomalaisyrityksissäkin varauksia tehdään iltaisin ja viikonloppuisin, jolloin myyntipalvelumme ei välttämättä ole enää avoinna, Kauppinen toteaa.

– Online-varaaminen onnistuu sen sijaan ympäri vuorokauden, joten varauksen voi tehdä silloin, kun se omaan aikatauluun parhaiten sopii. Kun varaus on tehty, varaaja saa vahvistuksen ja varaus näkyy heti järjestelmässä. Näin sen paikkansapitävyyttä ei tarvitse enää sen koommin miettiä.

Lisäksi kokoustilojen online-varaaminen mahdollistaa yritysasiakkaan palveluprosessin kokonaisvaltaisen kehittämisen.

– Myös B2B-ostaja haluaa saada verkko-ostoksilla vapaa-ajalta tutun B2C-kokemuksen. Uuden järjestelmän myötä voimme tarjota personoidumpaa palvelua sekä ennen kokouspäivää että sen jälkeen. Asiakkaan preferenssien tunteminen on win-win -tilanne kaupanteon molemmille osapuolille.    

Pelkät tilat tai kokouspaketti

Kokoustilojen online-varaamista on toistaiseksi tutkittu vain vähän. Joitakin suuntaviivoja osataan kuitenkin jo piirtää.

– Kansainvälisten tutkimusten mukaan verkossa varataan ennen kaikkea pienehköjä, enintään 20 hengen kokouksia. Meidän hotelleissamme on paljon juuri tämän kokoisia tiloja, Kauppinen sanoo.

– Toinen selkeä trendi on varata joko pelkät tilat tai koko päivän kokouspaketti. Mekin keskitymme online-varauksissa ensi alkuun näihin kahteen vaihtoehtoon. Matkan varrella olemme valmiita lisäämään tuotteita ja variaatioita asiakkaiden toiveiden ja tarpeiden mukaan. Toki tilavarausta voi jo tässä vaiheessa täydentää erikseen tilattavilla tarjoiluilla.

Mutta miksi kokoustilojen varaaminen menee verkkoon vasta nyt, kun esimerkiksi hotellihuoneet ovat olleet siellä joissain tapauksissa jo 90-luvulta?

– Hotellihuoneet ovat enemmän kuluttajakauppaa, kokoustiloja varaavat puolestaan yritykset. Bisnesmalli, siihen liittyvä sopimuslogiikka ja verrattain suurien summien maksuliikenne ovatkin olleet yksiä kokoustilojen online-varaamisen suurimmista haasteista. Oman problematiikkansa yhtälöön on tuonut sekin, että kokoustilojen varaajat ja käyttäjät ovat usein eri henkilöitä. Pullonkaulana on myös ollut oikeanlaisen teknologian puuttuminen – tai oikeammin sen on ajateltu olevan suurempi este kuin se on ollutkaan, Kauppinen pohtii.

– Maailmalla muutama yritys on toiminut jo pitkään systemaattisesti kokoustilojen online-varausten parissa. Nyt on saavutettu se kriittinen massa, jossa myös kokoustilojen varaajat ovat heränneet palvelun olemassaoloon ja osaavat sitä vaatia. 

Lisää valinnanvaraa

Uusi online-varausjärjestelmä löytyy sekä Kämp Collection Hotelsin kotisivuilta että jokaisen hotellin omilta sivuilta. Kun esillä ovat kaikkien hotellien kaikki kokoustilat, kasvaa myös tiloja varaavan asiakaskunnan tietoisuus valinnanmahdollisuuksista.

– Kokoustilojen varaajat, aivan kuten kuluttajatkin, suosivat usein vanhoja tuttuja, hyväksi havaittuja palveluntarjoajia. Uutta voi olla vaikea kokeilla, jos vanha toimii, sillä uusien tilojen suhteen ei haluta ottaa riskejä, on Kauppinen huomannut.

– Uuden varausjärjestelmän avulla voimme nostaa kaikkien laatuhotelliemme kokoustilat entistä paremmin asiakkaidemme näkyville. Samalla kasvaa tietoisuus siitä, että hyvin erihenkiset hotellimme toimivat yhdessä, laatukriteeristöltään samanlaisessa ketjussa. Voi olla, että asiakkaat näin tekevät löytöjä, joita eivät muuten olisi osanneet harkitakaan.   

 

Verkossa varatuista kokouksista…

  • 52 % järjestetään hotelleissa.
  • 95 % on korkeintaan 20 hengen kokouksia.
  • 49 % on koko päivän kokouksia.
  • Suurin osa järjestetään keskiviikkona ja torstaina.

Lähde: Meetingsbooker.com

 

Kämp Collection Hotels

  • 10 laatuhotellia pääkaupunki- seudulla: Hotel Kämp, Hotel St. George, Hotel Haven, Hotel Lilla Roberts, Klaus K Hotel, Hotel Fabian, GLO Hotel Kluuvi, GLO Hotel Art, GLO Hotel Sello ja GLO Hotel Airport.
  • Hotelleissa 65 erilaista kokous- ja juhlatilaa 2–200 henkilölle.
  • Varaa oma tilasi uudesta, reaaliaikaisesta online-järjestelmästä!

puh. 020 770 4705         

events@kampcollection.com  

kampcollectionhotels.com

Tutustumisetu online-varaajille

Varaa seuraava kokouksesi Kämp Collection Hotelsin online-varausjärjestelmän kautta. Saat jokaisesta koko päivän kokouspaketista 10 euron arvoisen lahjakortin / varattu henkilö. Lue tarkemmat kampanja­tiedot ja -ehdot: kampcollectionhotels.com/online18