Johtotason tapahtumissa ohjelman pitää olla rautaa

Tarkasti räätälöity ja ajankohtainen ohjelma on avainasemassa, kun tapahtumaan halutaan paikalle päättäjiä. Tapahtumatekniikan tulee toimia moitteettomasti, jotta sisällöstä saadaan kaikki irti.

Alma Talentin järjestämät tapahtumat voidaan jakaa karkeasti kahteen: asiantuntijaseminaarit ja koulutukset sekä isommat tapahtumat, joissa mukana on yritysyhteistyökumppaneita. Ensisijaisesti päättäjille suunnatut tapahtumat liittyvät muun muassa talouteen, tietotekniikkaan ja henkilöstöhallintaan. Tilaisuuksien koko puolestaan vaihtelee sadasta reiluun tuhanteen osallistujaan.

– Jotta paikalle saadaan oikea kävijäkunta, pitää osallistujien tuntea tapahtuma itselleen hyödylliseksi, sillä kyseessä on iso ajallinen sijoitus. Osallistujien mielipiteet optimipituudesta vaihtelevat, mutta valtaosa suosii maksimissaan päivän kestäviä tapahtumia, kertoo tapahtumakoordinaattori Antti Lumiainen.

Liian yleisellä tasolla toteutetut tilaisuudet eivät houkuttele paikalle päättäjiä, joten ohjelma pitää räätälöidä tarkasti aina kulloisellekin kohderyhmälle. On tärkeää, että osallistujat voivat samaistua niin muihin kävijöihin kuin puhujiinkin. Esimerkiksi talousjohtajia kiinnostavat toisten talousjohtajien mietteet.

– Ohjelma on se, joka houkuttelee ihmiset paikalle. Sisältöpäällikkömme haistelevat koko ajan uusia tuulia ja seuraavat, mitä alalla tapahtuu. Hyvä vainu on tärkeää, jotta tapahtuma houkuttelee samojakin kävijöitä vuodesta toiseen. Päättäjät arvostavat muun muassa erilaisia keskusteluja, koulutuksia ja ratkaisuhakuisia momentteja, sillä toisia yrityksiä kuunnellessa voi saada nopeasti yllättäviäkin ideoita.

Ajankohtaisen sisällön lisäksi verkostoituminen kiinnostaa tätä kohderyhmää. Tämä korostuu etenkin silloin, kun tapahtuma on jo entuudestaan tuttu.

– Yleisen seurustelun lisäksi kontakteja voi solmia yhteistyökumppaniemme ständeillä tai vaikka 1 to 1 -tapaamisten myötä. Lounaat ja ohjelman verkostoitumistauot ovat tärkeätä aikaa niin kumppaneille kuin osallistujillekin.

Jotta esiintyjien tarjoamasta annista saa kaiken irti, tulee esitystekniikan olla kunnossa. Alma Talentin tilaisuuksissa on aina paikalla assistentti, joka hoitaa tekniikkapuolen. Lisäksi on palveluntarjoajan puolelta teknikko, joka ratkoo tarvittaessa isommat ongelmatilanteet. Tavoitteena on, että esitykset saadaan etukäteen, jotta niiden toimivuus voidaan testata. Näin vältytään ylimääräiseltä stressiltä tapahtumahetkellä.

– Puhujilta tulee hyvää palautetta siitä, ettei heidän tarvitse esityksensä aikana tehdä muuta kuin painaa nappia. Näin he voivat keskittyä olennaiseen eli puhumiseen, Lumiainen kertoo.

Kuka?

Antti Lumiainen

  • Tapahtumakoordinaattori Alma Talentissa, joka on osa Alma Mediaa. Toiminut aiemmin Euroopan jäsenvastaavana kansainvälisessä tapahtuma-alan järjestössä Meeting Professionals Internationalissa (MPI).
  • Työskennellyt aiemmin matkaoppaana. Ollut tapahtuma-alalla yli seitsemän vuotta.
  • Toimii vapaaehtoisena Helsinki Pride 2018 -yritysyhteistyövastaavana.
  • Alma Talent on Suomen johtava talous- ja ammattilaismedioiden julkaisija. Yli 1 150 000 suomenkielistä asiantuntijaa, päättäjää, yrittäjää ja sijoittajaa lukee Alma Talentin medioita viikoittain sekä painettuna että digitaalisena.
  • Alma Talent järjestää vuosittain 40 päättäjien kutsuvierastapahtumaa, kuten HRx, Talouselämä Päättäjänaiset ja Kauppalehti Menestyjät.

Tällä palstalla jututamme ammattilaista työnsä äärellä. Kahvihetken tarjoaa Meira.