– Vapaamuotoinen kommunikaatio on ihan hirveän tärkeä osa siinä, miten me jaksamme, miten me viihdymme ja miten meidän yhteishenki toimii, työelämän kehittäjä Ulla Vikman kertoo.
– Vapaamuotoinen kommunikaatio on ihan hirveän tärkeä osa siinä, miten me jaksamme, miten me viihdymme ja miten meidän yhteishenki toimii, työelämän kehittäjä Ulla Vikman kertoo.

Jatkuva etätyö uuvuttaa: "Älä unohda hyvän johtajan peruskysymystä"

Miten suomalaiset voivat kuukaudesta toiseen jatkuvassa etätyössä? Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan viime keväänä etätyöntekijöiden hyvinvointi parani osittain, mutta vuoden käännyttyä loppua kohti mittarit värähtivät alaspäin. Työssä tylsistyminen lisääntyi viime vuoden aikana, kuten myös työssä uupuminen.

Jari Hakanen. Kuva: Henriikka Seppälä

Etätyössä korostuu entisestään työyhteisössä vallitseva luottamus siihen, että ihmiset haluavat tehdä työnsä niin hyvin kuin osaavat ja pystyvät. Luottamuksen kylkeen tarvitaan muitakin työkaluja. Merkittävä rooli on toimivalla vuorovaikutuksella ja työskentelykäytännöillä, sillä toimistossa vallitsevaa työkulttuuria ei voi siirtää suoraan virtuaaliseksi.

Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Jari Hakanen kertoo, että Miten suomi voi -tutkimuksen kaikki indikaattorit kertovat työhyvinvoinnin heikentymisestä.

– Viime keväänä tehdyssä tutkimuksessa työn imu oli noussut ja väsymys vähentynyt. Vaikutti siltä, että korona-aika oli aiheuttanut etätöissä myös myönteisiä asioita. Esiin nousi muun muassa se, että autonomia oli lisääntynyt ja oli opittu uutta. Kun tutkimus tehtiin uudelleen tämän vuoden alussa, kokemus etätyöstä oli kääntynyt laskuun. Tulosten perusteella näyttää siltä, että pitkään jatkunut etätyöskentely on vaikuttanut negatiivisesti työhyvinvointiin ja koettelee ihmisten kestävyyttä, sanoo Hakanen.

– Tulos ei kuitenkaan ole häkellyttävän huono, työn imu on säilynyt suunnilleen samalla tasolla kuin ennen korona-aikaa. Kääntöpuolena on se, että työyhteisön tuki, esimiehen tuki, reiluuden kokemukset eli organisaatioon liittyvät voimavarat vähenivät ja heikensivät hyvinvointia. Vuorovaikutus, tuen saaminen ja yhteisöllisyyden väheneminen ovat tekijöitä, jotka ovat heikentäneet työhyvinvointia.

Nyt keskustellaan myös jo siitä, mikä on työpaikkojen ja toimistotilojen tulevaisuus, kun pandemia helpottaa.

– Jatkavatko ihmiset etänä työskentelyä vai vetävätkö toimistot ihmisiä puoleensa. Näyttää siltä, että hyvinvoinnille olennainen tekijä on se, että meillä on fyysistä kanssakäymistä ja epävirallista kommunikaatiota työyhteisössä.

Ihmisten väliset kohtaamiset energisoivat.”

– Myös työtoverisuhteiden ylläpitäminen on etätyöskentelyssä vaikeutunut. Ihmiset ovat etätyössä kotona, siinä samassa tilassa, missä vietetään myös vapaa-aika. Työ tehdään yhden välineen kautta ja sitä kautta syntyy mielekkyysvajetta. Työmotivaatiokin on saattanut laskea. Tutkimuksemme mukaan ihmiset pitävät vähemmän taukoja. Mahdollisuuksia olisi säätää omaa työpäivää siten, että taukoja olisi enemmän, mutta taukojen puute kotikonttorilla on yksi todella iso haaste.

Tilanne ei ole kuitenkaan muuttunut olennaisesti huonompaan vuoden 2020 kevään ja loppusyksyn välillä.

– Mitä enemmän ihmisillä on liikkumatilaa ja mahdollisuuksia oppia uusia asioita, sitä tyytyväisempiä työhön ollaan. Hyvinvointiin liittyy kuitenkin olennaisesti se, että ihmisillä on mahdollisuus myös epävirallisiin kohtaamisiin ja kommunikointiin.

Vuorovaikutus köyhtyy

Ihmisten välinen vuorovaikutus ei ole niin rikasta kuin lähityössä, vaikka työtä tehtäisiin pääasiassa samalla tavalla, mutta virtuaalisesti. Työskentelytapoja onkin syytä tarkastella, ja muokata niitä digitaaliseen ympäristöön soveltuvaksi.

– Digitaalisessa kohtaamisessa jää helposti inhimillinen palkinto saamatta. Kun olemme ihmisten kanssa tekemisissä kasvotusten, saamme jatkuvasti pientä palautetta kohtaamisessa.

Hakasen mukaan ihmisten väliset kohtaamiset energisoivat.

– Näkisin myös ihmisten johtamisella valtavan merkityksen. Hyvään johtamiseen kuuluu olennaisesti ihmisistä välittäminen ja myönteinen palaute. Toimistoympäristössä hyväksyntää ja arvostusta on helppo välittää epävirallisissa kohtaamisissa. Etänä se vaatii aina yhteydenottoa.

Yhteyden ottamiseen voi olla kynnys, molemmin puolin.

– Yhteydenottamisen kynnyksen pitäisi olla mahdollisimman matala. On tärkeää, että esimies viestittää, että on käytettävissä ja huolehtii kuulumisten kyselystä. Teams-kahvitteluissa ei välttämättä tule nostettua omia kokemuksiaan tai huoliaan, joten olisi hyvä järjestää kahdenkeskisiä mikrokeskusteluja, joissa voi luottamusta ja arvostusta peilata.

Hakanen painottaa hyvän johtajan peruskysymystä: voinko tehdä jotain, mikä auttaisi sinua työssäsi.

– Välittäminen, myötätunto ja arvostuksen välittäminen ovat todella tärkeitä myös etänä johtaessa.

Nuoret kärsijöinä

Kiinnostavatkin työtehtävät voivat alkaa tuntua haaleilta kuukausia jatkuvassa etätyössä.

– Erityisen tärkeää tämä on nuorille, sillä tutkimuksen mukaan he kokevat erityisesti jäävänsä vaille tukea. Uransa alussa oleville ihmisille tuen tarjoaminen on erittäin tärkeää.

– Hyvä puoli on se, että monet ihmiset ovat tehneet ensimmäistä kertaa etätyötä ja on huomanneet, että työt ovat sujuneet. Se on näkynyt työn imun ja työtyytyväisyyden kasvuna.

Hakanen arvioi, että etätyö ja hybriditekeminen yleistyvät tulevaisuudessa.

– Toimistossa tehdään tehtäviä, joissa muiden ihmisten kohtaamisesta on hyötyä ja kotona tehdään keskittymistä vaativia tehtäviä.

Hakanen toivoo, että tulevaisuuden toimistotilat muotoituisivat sellaisiksi, että niihin halutaan palata.

– Se, että ihmiset haluaisivat palata työpaikalle, vaatisi mielestäni toimistotilojen uudelleen ajattelua. Hälyisät avokonttorit saisivat jäädä menneisyyteen.

Nähtäväksi jää, millaiseksi tulevaisuus muodostuu.

– Ideaalitilanteessa käyttöön saadaan parhaat puolet sekä etä- että lähityöskentelystä.

Asiakeskeisyys lisääntyy

Ulla Vilkman.

Työelämän kehittäjä Ulla Vilkman kertoo, että tutkimusten mukaan työ muuttuu asiakeskeisemmäksi etäisyyden lisääntyessä. 

– Mukava jutustelu, joka voi olla huumorilla höystettyä, joka ei sinänsä kuulu työhön, on jäänyt pois. Vapaamuotoinen kommunikaatio on ihan hirveän tärkeä osa siinä, miten me jaksamme, miten me viihdymme ja miten meidän yhteishenki toimii.

Vilkmanin mukaan yksinäisyyden tunne etätyössä on tunnistettu jo ennen korona-aikaa.

– Tässä ajassa on kuitenkin tärkeä muistaa, että kaikki negatiiviset tunteet eivät johdu työstä vaan korona-ajan erityispiirteet nostavat myös tunteita pintaan. Sosiaalinen kanssakäyminen on kadonnut lähes kokonaan myös muilta elämän osa-alueilta.

Vilkman sanoo, että etätyöskentelyn sujuvuuteen on vaikuttanut paljolti se, onko organisaatiossa ollut jo olemassa etätyökäytäntö.

– Jos olemassa oli jo viime keväänä raami etätyöskentelylle, niin se varmasti helpotti.

Myös Vilkman on sitä mieltä, että digitaalinen työympäristö pitää ottaa paremmin osaksi organisaation yhteistyökäytäntöjä.

– Esimerkiksi sähköposti on huono väline kommunikointiin. Se sopii tietyn tyyppiseen viestintään, mutta jos kaikki työyhteisön kommunikointi hoidetaan etätyössä sähköpostilla, muun muassa lyhyet kysymykset ja kommentit, jotka normaalisti huikataan kollegalle toimistolla, niin kyllähän se sähköposti silloin räjähtää ja kuormittaa.

Sähköposti on huono väline kommunikointiin.”

– Tilanteet ja johdettavat ihmiset ovat hirveän erilaisia, mutta se mikä on hyvä tiedostaa, niin etäisyys lisää työn itsenäisyyttä. Tarvitaan selkeät tavoitteet ja tieto siitä mitä minulta odotetaan, ja selkeät pelisäännöt, miten ollaan esimerkiksi tavoitettavissa ja miten kommunikoidaan sisäisesti. Jos asiaa mietitään hyvinvoinnin ja jaksamisen kannalta, niin me suomalaisethan olemme äärimmäisen tunnollisia ihmisiä ja työmoraali on korkea.

– Olen usein kuullut sanottavan koronavuoden aikana, että onpas kiva, kun joku sanoo ääneen, että taukojen pitäminen on sallittua eli koneen ääressä istutaan liiankin tunnollisesti. Toisaalta, tarvitsemme myös keskeytyksetöntä työaikaa.

Tyäterveyslaitoksen tutkimukseen vastanneista 49 prosenttia ilmoitti pitävänsä liian vähän taukoja. 

Kokousten määrä riistäytynyt käsistä

Toinen ilmiö, joka nyt korostuu, on kokouskulttuuri.

– Nyt kun kenenkään ei tarvitse matkustaa yhtään mihinkään kokouksia varten vaan jokainen voi hypätä edellisestä palaverista seuraavaan yhdellä klikkauksella, niin ihmisillä on kokouksia aivan valtava määrä. Varsinaiselle työnteolle ei jääkään aikaa, eikä kokousten välissä ehdi välttämättä edes hengähtää.

Vilkmanin mukaan teams-kokouksen help-pous voi olla yksi syy siihen, että kokousten määrä on monille lähtenyt käsistä.

– Olen puhunut viime aikoina siitä, että organisaatioiden kokouskulttuuri vaatii nyt kriittistä tarkastelua: onko jokainen kokous todella tarpeen, entä onko siihen kutsuttava niin sanotusti kaikki. Ennen koronaa osallistujia tarkasteltiin siltä kannalta, etenkin jos kokoukseen osallistuminen vaati matkustamista, kenen todella kannatti siihen osallistua. Teams-palaveriin voi kutsua monta osanottajaa, ilman että syntyy suoria kustannuksia. Kustannuksia syntyy kuitenkin ihmisten työajasta ja henkisestä kuormituksesta.

Jos kuvitellaan tilanne ennen koronaa, jossa olisi pitänyt osallistua esimerkiksi kahdeksaan kokoukseen päivässä, niin se ei olisi ollut mitenkään mahdollista.

– Kun kokoukset ovat teamsissa, ei fyysiseen siirtymiseen tarvitse varata lainkaan aikaa.

Viestintää voi aina parantaa

Autuaaksi tekeviä asioita ei ole, mutta organisaation sisäistä viestintää voi aina parantaa, jos se ei toimi digitaalisessa työskentely-ympäristössä.

– Keskustelualustat lisäävät avoimuutta. Tieto ei kulje silloin kahden ihmisen välillä vaan useampi henkilö saa tiedon samaan aikaan. Ehkä pitäisi myös herkemmin tarttua puhelimeen tai soittaa videopuhelu. Kun soitat spontaanisti kollegalle, se on tietyllä tapaa sama asia kuin se, että kävelet kollegan työpisteen viereen toimistolla.

– Kun on tutkittu hyvin toimivia hajautettuja tiimejä jo ennen korona-aikaa, niin siellä on tunnistettu kahdenlaisia prosesseja: on luotu käytäntöjä siihen, miten tuetaan toinen toisiamme työssä. Asiasta on käyty keskustelua ja luotu käytännöt, miten voidaan varmistaa, että kollegani onnistuu työssään ja miten itse voin onnistua omassa työssäni siltä osin, kun tehdään tiimityötä. Sitten siellä on sosioemotionaalisia prosesseja eli huolehditaan siitä, miten vapaamuotoinen vuorovaikutus hoituu, sillä sehän jää etätyössä herkästi pois.

– Asiapitoisen kokouksenkin voi aloittaa kuulumisten vaihdolla. Isojen kokousten sijaan kokoustetaan kahden kesken tai pienissä ryhmissä. Silloin syntyy enemmän keskustelua ja saadaan enemmän asioita aikaiseksi.

Työn tekemisen tapoja pitää Vilkmanin mukaan kehittää ja monissa organisaatioissa on näin tehtykin.

– On myös huomattu, että joistain työskentelytavoista kannattaa pitää kiinni jatkossakin.

Julkaistu Evento-lehdessä 1–2/2021.

Lue digilehti!

Tilaa Evento!

Tilaa digilehti!

Sulje mainos Tilaa Evento