Jakamisen arvoinen sisältö eetteriin

Nykytekniikka mahdollistaa tapahtumien videokuvaamisen ja jakamisen lukuisin eri tavoin. Kun järjestäjä kertoo toiveistaan, osaavat ammattilaiset linjata, mitä tekniikalta ja tiloilta vaaditaan.

Puhuttiinpa sitten webcastingista, webinaarista, streamingistä tai videoinnista, tarkoitetaan samaa asiaa: videokuvan lähettämistä internetin välityksellä etäyhteydellä seuraavien katsojien tietokoneille tai mobiililaitteille.

Webinaareihin erikoistuneen Janne Jaakkolan mukaan tapahtuman vaikuttavuus voidaan moninkertaistaa, kun sen sisältö lähetetään eteenpäin. Lähetystekniikka on yksinkertaistunut, eivätkä verkkoyhteydetkään ole enää toteuttamisen esteenä. Laadukas toteutus tosin maksaa jonkin verran, mutta on sen arvoista. Toisinaan etäyhteydet saattavat säästää esimerkiksi kalliiden puhujien kustannuksissa.

– Suorat webcast-lähetykset ovat tehokkaita ja jopa ainoa tapa tavoittaa yleisöä eri puolilta Suomea tai ympäri maailmaa, Jaakkola sanoo.

Mutta mistä kannattaa lähteä liikkeelle?

– Kiinnostava sisältö ja esiintyjät ovat tärkeitä, kuten tapahtumissa aina. Sisältö on osattava kertoa kutsuissa houkuttelevasti ja niissä on tarjottava osallistujalle jotakin lisäarvoa. Kutsuihin ja muistutuskutsuihin voi esimerkiksi liittää esiintyjistä tehtyjä napakoita, muutamien sekuntien pituisia videoita, joissa he toivottavat osallistujat tervetulleeksi ja kertovat siitä, mistä aikovat puhua, Jaakkola neuvoo.

– Kun tilaisuus on kuvattu, sisältö kannattaa pilkkoa osiin ja jakaa jälkikäteen vielä eri kanavien välityksellä palasina verkkoon.

Tekniikka mahdollistajana

Jos tilaisuus halutaan videoida, on tärkeää päättää, tehdäänkö siitä suora lähetys vai tallennetaanko tilaisuus pelkästään myöhempää käyttöä varten. Suora lähetys vaatii enemmän järjestelyjä ja tekniikkaa, mutta se palvelee etäosallistujia, ja heidät voi osallistuttaa tapahtumaan Twitterin tai äänestysten avulla.

– Suora yhteys luo tasa-arvoa pääkonttorin ja etätoimistojen välillä, kun viestitään yrityksen sisäisistä asioista, Jaakkola mainitsee esimerkin.

”Suora yhteys luo tasa-arvoa pääkonttorin ja etätoimistojen välillä, kun viestitään yrityksen sisäisistä asioista.”

Suoraa lähetystä varten tarvitaan julkinen yhteys verkkoon, jossa on oltava riittävästi nopeutta. Jotta vältytään ikäviltä yllätyksiltä, verkko on testattava vähintään kaksi–kolme viikkoa ennen tilaisuutta. Toisinaan lähettäminen vaatii puhelinoperaattoreilta muutoksia, jotka ehditään tehdä, jos ollaan ajoissa liikkeellä.

– Jos tilassa on käytössä palomuuri ja proxy-palvelimet, ne saattavat estää videoiden ajamisen.

Tekniikan määrä vaikuttaa kustannuksiin. Jos puhujat esiintyvät kukin vuorollaan samassa kohdassa, pärjätään yhdellä kameralla. Toisaalta kahdella tai useammalla kameralla kuvattua tapahtumaa on miellyttävämpi seurata.

Jos puhujien esityksissä on paljon lukuja ja yksityiskohtia, kannattaa kameran kuva ja esityskalvot näyttää katsojille samanaikaisesti. Tällöin katsoja voi esimerkiksi suurentaa esityskalvot näytöllään ja kuunnella puhetta lukuja katsellessaan.

Etälähetyksessä on oltava laadukas ääni. Vaikka tapahtumatilaan olisi varattu mikrofoni ja äänentoistolaite, automatiikka saattaa joskus lisätä ääneen ylimääräistä suhinaa ja hurinaa.

– Tällöin suositellaankin äänitekniikan ja -teknikon hankkimista ulkopuoliselta taholta, Jaakkola vinkkaa.

Tähtiesiintyjät etänä webinaariin

Jaakkola muistuttaa, ettei jokaisen esiintyjän tarvitse välttämättä olla kuvauspaikalla.

– Etäpuhujien osuudet voi kuvata etukäteen ja ne voi näyttää videolta webinaarin osallistujille. He voivat myös osallistua webinaariin omalta paikkakunnaltaan, mikä on kustannustehokas tapa saada tilaisuuteen huippupuhujia.

Puhujan on löydettävä vain läheltään videoneuvottelutila, jossa on HD-tason kamerat. Videopuhelu näytetään salissa ja kytketään webinaarilähetykseen. Kun puhuja on suorassa yhteydessä katsojiin, onnistuu myös reaaliaikaisten kysymysten esittäminen.

 

Tausta ja valaistus katsojille miellyttäväksi

Äänen lisäksi taustan ja valaistuksen on oltava kunnossa. Jos esitys heijastetaan valkokankaalle, kirkas valo syö puhujan videolta. Valaistukseen etukäteen vaikuttamalla saadaan näkyviin sekä puhuja että esitys.

Jaakkola ei suosittele yrityksen logojen tai roll-upien käyttämistä taustalla, sillä rauhaton tausta häiritsee keskittymistä ja puhujien viesti hukkuu visuaaliseen hälinään.

– Sekavat taustavärit ja lukuisat yksityiskohdat eivät ole suositeltavia. Sen sijaan yhtenäiset, riittävän laajat mattapinnat, joista kuvausvalot eivät heijastu, toimivat parhaiten.

Valaistukseen etukäteen vaikuttamalla saadaan näkyviin sekä puhuja että esitys.

Preppaa puhuja

Puhujien kanssa on etukäteen sovittava webinaarin yksityiskohdista, kuten saako puhujaa kuvata ja mitä materiaaleja voidaan jälkeenpäin jakaa ja kenelle.

– Osa puhujista sallii suoran lähetyksen, muttei hyväksy, että videota jaetaan jälkikäteen. Myös live-lähetystä varten tarvitaan puhujan kalvosetti etukäteen webinaaritiimille, mistä on hyvä muistuttaa puhujaa.

Kaikki puhujat eivät ole tottuneet puhumaan kameralle, joten pieni opastus ennen webinaaria ei ole pahitteeksi.

– Erityisesti suomalaisille esiintyjille on tyypillistä, että he seisovat selin kameraan ja katselevat puhuessaan omaa esitysmateriaaliaan valkokankaalta, Jaakkola huomauttaa ja kehottaa pitämään katsekontaktin, vaikkei etäesiintyjä yleisöään näekään.

 

Kuka?

Janne Jaakkola

Suomessa ja Ruotsissa toimivan videokuvauksiin erikoistuneen Wonderlandin perustaja ja toimitusjohtaja.

wonderlandfilm.fi