Hashtagille käyttöä

Tapahtumalehden tekijänä olen päässyt moneen valmiiseen tilaisuuteen ja tapahtumaan näkemään ja kokemaan, kuinka ammattilaiset pyörittävät minuuttiaikataulua tarkan käsikirjoituksen mukaan.

Mutta millaista on kulissien takana, kun tilanteet vyöryvät päälle ja yllätyksiä tulee vähän liiankin kanssa yhtäaikaa? Sitä herkkua pääsin maistamaan, kun Helsinkiin saapui lähes tuhat tiedetoimittajaa maailmankonferenssiin kesäkuun viimeisellä viikolla.

Vapaaehtoinen kongferenssiavustaja minusta ja paristakymmenestä muusta leivottiin pikapikaa parin tunnin infossa ja sitten hommiin.

Neljän päivän aikana opin, että hymy on paras asuste, nopea ongelmanratkaisutaito on valttia ja konferenssivieraan turhanpäiväisestä kiukuttelusta selviää nopeimmin ohjaamalla hänen ajatuksensa seuraavaan mielenkiintoiseen paneeliin tai luentoon, johon juuri ja juuri vielä ehtisi.

Oli monella oikeasti aihettakin kysymyksiin ja kirpeään palautteeseen. Kaikki ei suinkaan ollut valmista, kun ovet maanantaina avautuivat ja kaikkialta maailmasta Suomeen matkustaneita journalisteja alkoi vyöryä sisään Helsingin yliopiston Porthaniaan ja päärakennuksen sokkeloisille käytäville.

Eläville oppaille oli käyttöä, sillä opasteet osoittautuivat puutteellisiksi ja riittämättömiksi. Hassusti meinasi käydä myös ruokahuollossa, sillä tietokatkoksen takia ensimmäisen konferenssipäivän lounas oli jäänyt valmistamatta. Lähes jokainen paikalle saapuva tiedetoimittaja, luennoitsija ja panelisti kantoi mukanaan tietokonetta, älypuhelinta tai tablettilaitetta – tai niitä kaikkia. Kukaan tulijoista eikä vapaaehtoisista tiennyt maksuttoman netin käyttäjätunnusta tai salasanaa. Panelistien tuolit olivat niin matalia, ettei heistä näkynyt kuin hiustupsut, jos sitäkään. Konferenssikahvila aukesi vasta tiistaina, koska silloin ohjelma alkoi virallisesti. Auditorium 14 oli monen mielestä ihan sama kuin Hall 14. Missään ei voinut printata muistikuilla tuotuja aineistoja. Mistään ei löytynyt konferenssiavustajien first aid kit -kasseja, joissa olisi ollut muistitikkuja niitä tarvitseville. Tässä vain muutamia ensimmäisen päivän haasteita mainitakseni.

Tuhannen ihmisen verkostoituminen ja kaitseminen ei luonnollisesti onnistu muuten kuin sähköisesti. Sosiaalinen media osoitti jälleen kerran vahvuutensa, nopeutensa ja tavoitettavuutensa. Twitter-yhteisöpalvelu on maailmalla huomattavasti suositumpi kuin Suomessa, joten kansainvälisessä porukassa se oli kanavana luontevin valinta. #wcsj2013-tunnuksella jaettiin kymmenittäin tiedonantoja konferenssivieraille, päivityksiä, tiedotteita, kuvia, sekä verkostoiduttiin ja käytiin monia intohimoisia keskusteluja konferenssivieraiden kesken. Hashtag-tunnus (#) mahdollisti tiedon kaikkien saataville, seurasi tapahtuman järjestäjiä tai ei.

Alkukangertelun jälkeen konferenssi vietiin upeasti läpi ja aurinkoinen pääkaupunkimmekin näytti parhaat puolensa.

Sosiaalista mediaa on huudettu avuksi hiljattain myös muissa nopeaa tiedonvälitystä vaativissa tilanteissa. Linnanmäen huvipuiston maksulaitevika kasvatti valtaisat jonot ainoan pankkiautomaatin eteen. Miksei siitä tiedotettu heti sosiaalisissa medioissa?

Sosiaalinen media on käyttökelpoinen, nopea ja kattava tapahtumatyökalu, kunhan sitä osataan käyttää oikein.

Anne Lahnajärvi

päätoimittaja

Julkaistu Evento-lehdessä 4/2013.

Sulje mainos Tilaa Evento