Etätyö vaatii uudenlaista rytmitystä

Vuonna 2012 Sipoon kunnassa siivottiin perjantaipalaverit pois kalenterista. Miten kokouksettomien perjantaiden kokeilu onnistui? Entä millaisia uusia käytäntöjä lisääntynyt etätyö on tuonut sipoolaisten arkeen?

 

Mikael Grannas.

Eventon numerossa 4/2012 kerrottiin Sipoon kunnanjohtaja Mikael Grannaksen päätöksestä puhdistaa perjantait kunnan sisäisistä kokouksista. Palaverittoman perjantain ansiosta keskeneräiset työt saatiin tehtyä ennen viikonloppua ja myös ylityövapaita päästiin hyödyntämään joustavasti. Kun hoitamattomat työasiat eivät painaneet, mielikin lepäsi.

Grannas toteaa kokeilun kestäneen kaikkiaan pari-kolme vuotta, minkä jälkeen se vaipui taka-alalle. Korona kuitenkin herätti uudelleen keskustelun työnteon jaksotuksesta. 

– Tutut rytmitykset menivät etätyön lisäännyttyä sekaisin. Palasimme osin vanhaan ottamalla yhdeksi suositukseksi kokouksettoman perjantai-iltapäivän, kunnanjohtaja kertoo ajan hengen mukaisesti Teams-yhteyden päästä.

Taustakuvaksi hän on valinnut Sipoonkorven metsämaiseman.

Lounaalle ja liikkumaan

Viime keväänä virtuaaliset kokousalustat olivat monille uusia tuttavuuksia, mutta Sipoossa etäilyn makuun oli päästy jo viisi vuotta aiemmin.

– Aloimme pitää johtoryhmän etäkokouksia ensin Skypen ja hieman myöhemmin Teamsin välityksellä. Aiheet strukturoitiin siten, että joka toiseen kokoukseen kokoonnuttiin paikan päälle, joka toiseen virtuaalisesti. Koronan tultua sähköisten kokousten etiketti oli meillä jo olemassa, eikä muutos sinällään ollut iso, Grannas kertaa.

Pandemian myötä etäkokousrumba kuitenkin kiihtyi ja kalenterit alkoivat pullistella. Oli aika laatia uusia suosituksia.

Esimiehen on tärkeää olla esimerkkinä etätyöskentelyssä.”

– Kokouksettomien perjantai-iltapäivien lisäksi olemme painottaneet lounastauon merkitystä – sille on hyvä tehdä oma päivittäinen kalenterivarauksensa. Itsellänikin työpaikalla nautittu monipuolinen buffetruoka vaihtui lennosta mikroaterioihin ja minitomaatteihin, eikä niitäkään meinannut ehtiä syödä, Grannas päivittelee.

– Myös arkiliikunnan väheneminen on iso terveysongelma. Suosittelemme työntekijöitämme ottamaan aikaa päivänvalossa ulkoiluun edes pari kertaa viikossa. Sen voi tehdä hyvällä omallatunnolla, sillä etenkin johtavilla viranhaltijoilla päivät usein venyvät illasta.

Poissuljettuja eivät ole kävelykokouksetkaan.  

– Koronatilanne on pakottanut akuutteihin kokouksiin myös viikonloppuisin. Poikkeusolojen johtoryhmä on kokoontunut etäyhteyden päähän milloin mistäkin – itse olen osallistunut kokouksiin muun muassa Sipoon lähiluonnon keskeltä. Normaalitilanteessa muistiinpanot tekee johdon assistentti, mutta liikkeellä ollessa pääasiat voi kirjata chattiin, Grannas neuvoo.

Etätyöt tulivat jäädäkseen

Pandemian jälkeisistä työjärjestelyistä ei Sipoossa ole vielä tehty lopullista päätöstä. Etätyöt kuitenkin jatkunevat laajamittaisemmin kuin ennen koronaa.

– Noin 20 prosenttia kunnan työntekijöistä pystyy työnkuvansa puitteissa tekemään etätöitä, joten mahdolliset uudet linjaukset koskevat noin 200 työntekijää 1 300:sta. Heidän on mahdollista tehdä jatkossa noin puolet töistään etänä, Grannas arvioi.

– Monet rutiininomaiset ja keskittymistä vaativat tehtävät voi tehdä yhtä tehokkaasti tai jopa tehokkaammin etäyhteyksien päästä. Kuitenkin esimerkiksi kehitystyö vaatii ideoiden pallottelua, yhteistä pohtimista ja toisten ajatuksista inspiroitumista. Se sujuu parhaimmin fyysisesti läsnä ollessa.

Tiedonvälitys ja kokonaiskuvan hallinta vaatii etätyössä enemmän ponnistelua.”

Etätyössä säästyy Grannaksen mukaan paljon aikaa ja työpäivän voi jäsennellä tehokkaammin – kunhan sen jäsentelee itse, eikä jättäydy muiden armoille. Läsnätyössäkin on silti puolensa.

– Läsnäolo ja kollegoiden tapaaminen on tärkeää työn sosiaalisen näkökulman ja esimerkiksi hiljaisen tiedon siirtymisen kannalta. Itselleni tulee arjessa enemmän yllätyksiä nyt, kun tieto ei siirry ohimennen käytävällä, kahvikoneella tai lounaalla. Normaalioloissa yleiskuva pysyy selkeämpänä.

Sipoossa sosiaalisten kontaktien puutetta on korvattu jonkin verran virtuaalisilla kahvitauoilla, joiden aikana ruutujen takana jutellaan niitä näitä.

– Myös jotkut etäkokoukset alkavat nykyisin kuulumistenvaihdolla. Sosiaalista kanssakäymistä ei saa unohtaa etäkokousten aikakaudellakaan, Grannas painottaa.

 

Sipoon päivitetyt säännöt etäkokousosallistujalle

  • Etäkokouksiin pätevät pitkälti samat säännöt kuin perinteisiinkin kokouksiin. Lue vuoden 2012 kokoussäännöt täältä – ne ovat käypää valuuttaa myös virtuaalimaailmassa.
  • Hyödynnä virtuaalisten alustojen ryhmiä ja chattia kokousten valmistelussa. Chattiin kirjoitat kokouksen aikana liikkeellä ollessasi myös summittaiset muistiinpanot.  
  • Pidä mikrofoni kiinni, kun et puhu, ja pyydä puheenvuoroa viittaustoiminnolla.
  • Sulje kamera, jos se häiritsee ääniyhteyttä tai esimerkiksi tiedoston jakoa, mutta pidä kamera päällä kokouksen alussa ja lopussa – työkavereita on hyvä nähdä!
  • Huomioi tauotus kokousten välissä. Taukoja tarvitaan vessassa käyntiin, välipaloihin, taukojumppaan ja uusien kokousten valmisteluun. Esimerkiksi Outlookin asetuksissa kokoukset voi säätää päättymään automaattisesti 5–10 minuuttia ennen tasaa.  
  • Varaa kalenteriin lounastauko joka päivälle. Varaa kokouksetonta aikaa myös muiden työtehtävien tekemiseen.
  • Pidä huolta hyvinvoinnistasi ulkoilemalla valoisaan aikaan – tee sitä varten varaus kalenteriisi vähintään pari kertaa viikossa.

Tänä vuonna luetaan Eventon kymmenettä vuosikertaa. Nostalgiajutuissa selaamme vanhoja Eventoja ja päivitämme parhaat palat nykypäivään.

Sulje mainos Tilaa Evento