Yhä useampi organisaatio on siirtynyt tai harkitsee siirtymistä etätyön sallimiseen. Monen organisaation johto pelkää antaa vapauksia työntekijöilleen vaikka se heidän tehtäväkuvansa puolesta olisi mahdollista, ehkä työn tuottavuuden kannalta jopa järkevää. Suurin pelko lienee se, että on vaikea kontrolloida tekeekö ihmiset oikeasti töitä. Vaikka oikeastihan sen ei pitäisi olla vaikeaa, sillä kyllähän työntekijän aikaansaama työ jossakin pitäisi näkyä. 
Tällä perusteella etätyön kieltävät eivät ilmeisesti tule ajatelleeksi, että kyllä työntekijä voi hyvin viettää tunnollisesti aikaa työpaikallakin saamatta mitään hyödyllistä aikaan. Tällöin hän saattaa jopa häiritä muita, jotka haluaisivat keskittyä työhönsä.

 

Etätyön riskit

Suurempi haaste onkin, että on vaikeampi seurata sitä, ettei työntekijä tee liikaa työtä ja huolehdi riittävästä palautumisesta. Moni, jonka kanssa kotoa työskentelystä olen keskustellut on todennut, että kotona työskennellessä työhön pääsee syventymään usein paljon tehokkaammin, niin että ajan- ja paikantaju katoaa ja lounasaika saattaa hurahtaa ohi huomaamatta. Tämä on todettu myös etätyötä koskeneessa tutkielmassa.

Työterveyslaitoksen erikoistutkija Virpi Ruohomäen mukaan etätyön riskeihin voi edellä mainitun lisäksi lukeutua se, että kotona työskentely vaatii sopeutumista perheeltä, henkilö kokee eristyneisyyttä muusta työyhteisöstä tai tulee epävarmaksi urakehityksestään ja asemastaan organisaatiossa. 

Näiden lisäksi haasteena on etäjohtaminen. Etätyö edellyttää uudenlaisia esimiestaitoja. Etätyöbarometrin mukaan etätyön yleistymisen merkittävimpien rajoitteiden kärkipäässä onkin se, että esimiehet eivät osaa johtaa etätyötä.

 
Etätyön hyödyt

Organisaatioiden siirtyessä etätyökäytäntöjen mahdollistamiseen ja lisäämiseen, on todettu etätyön vaikuttavan myönteisesti itse työhön, mutta myös työntekijän jaksamiseen. Lisäksi on havaittu muitakin hyötyjä.

  • Luottamus organisaatioon ja johtoon parantuu
  • Tehokkuus työntekemisessä lisääntyy keskittymismahdollisuuksien parantuessa
  • Suunnitelmallisuus lisääntyy
  • Työnteosta tulee itsenäisempää, joka parhaimmillaan lisää motivaatiota
  • Työskentely on asiakeskeisempää (tässä on toki omat haasteensa)
  • Parempi jaksaminen työn ja muun elämän joustaessa tarpeen mukaan
  • Lisää organisaation houkuttelevuutta työnantajana
  • Parantaa työnantajien ympäristövastuullisuutta

 


Etätyölle tarvitaan selkeät pelisäännöt

Niissä organisaatiossa, joissa etätyötä jo tehdään, on kolmantena etätyön lisääntymistä rajoittavana tekijänä eriarvoisuuden lisääntyminen. Kaikkea työtä ei voida siirtää kotiin tai muuhun työntekijän haluamaan paikkaan. 
Mahdollista voisi olla kuitenkin järjestellä työtehtäviä uudelleen niin, että fyysistä läsnäoloa vaativat tehtävät rytmitetään eri henkilöiden kesken siten, että myös etäpäivien pitäminen mahdollistuu. Uskon, että tässä on enemmän kyse halusta saada asiat onnistumaan. Usein on vain niin helppoa pitää totutuista toimintatavoista kiinni ja jatkaa kuten ennenkin. 

Yhtenä esteenä etätöiden lisääntymiselle Etätyöbarometrissa mainitaan  selkeiden pelisääntöjen puute. Pelisäännöt takuulla helpottavat. Ne myös vähentävät eriarvoisuuden tunnetta, kun kaikilla on selvillä missä tilanteissa ja millä tavoin etätyön tekeminen on mahdollista.

 

Miten organisaatioihin saadaan etätyötä lisää?

Tarvitaan rohkeutta, asennemuutosta, luottamusta ja luopumista kontrollista. Siirtymistä työajan mittaamisesta työn tuloksen mittaamiseen. Merkkejä siitä, että etätyöpäivänä ei hoideta työtehtäviä, voi olla esimerkiksi lisääntyvä aikatauluista lipsuminen tai asiakkaiden tyytymättömyys Talouselämän artikkelin mukaan.

On aloitettava jostakin. Hyvä aika voisi olla esimerkiksi henkilöstökyselyn jälkeen, jolloin seuraavassa henkilöstökyselyssä nähdään miten etätyö on vaikuttanut työntekijöiden tyytyväisyyteen.


Sujuva etätyöskentelyn aloittaminen vaatii valmistautumista niin työntekijän kuin esimiehen näkökulmasta. Tässä muutamia Microsoftilta ja Suomen Ympäristökeskukselta poimittuja vinkkejä.

 


Työntekijän valmistautuminen

  • Valmistaudu etätyöpäivään samalla tavoin kuin mihin tahansa työpäivään.
  • Ilmoita tiimille ja esimiehellesi etukäteen, kun aiot työskennellä etänä.
  • Varmista etukäteen, että työsi kannalta olennaiset tiedot ovat käytettävissäsi.
  • Huolehdi, että olet tavoitettavissa eri keinoin.
  • Huolehdi, että etätyöskentelyyn varaamassasi paikassa on rauhallista.
  • Mieti, mikä on työskentelymukavuuden ja keskittymisen kannalta paras paikka tehdä työtä.
  • Selvitä itsellesi, mitä haluat saada aikaan etätyöpäiväsi aikana. Laadi tehtäväluettelo ja seuraa sen perusteella, kuinka tehokkaasti työskentelet.
  • Pidä taukoja aivan kuten toimistossakin. Myös ruokatunti.
  • Ole aloitteellinen. Kerro esimiehellesi ja työtovereillesi, mitä teet ja miten edistyt.

 


Työantajan valmistautuminen


Selvitä, ketkä työnsä puolesta pystyvät ja toisaalta haluavat työskennellä etänä.
Varmista etukäteen, että työntekijöillä on riittävät välineet ja valmiudet etätyön tekemiseen.
Määritä työlle selkeät tavoitteet.
Jos haluat kokeilla uusia virtuaalisia viesintätapoja tai yhteistyömuotoja, tutustu tekniikkaan etukäteen esimerkiksi tiimikokouksessa.
Ajoita etätyöpäivällä virtuaalikokous, jotta pääsette aidossa tilanteessa tutustumaan viestintätapaan.
Organisaatiossa voi olla hyvä luoda ohjeistus etätyöntekemiseen, jossa määritellään selkeästi tarvittavista asioista.

 Kirjoittaja on esimiestyön ja työyhteisöjen kehittäjä, ja toimii Master Suomi Oy:n HR-kehittämiskonsulttina. 

ulla.vilkman@mastersuomi.fi

www.mastersuomi.fi