Sähköposti on kehno johtamisen väline, vaikka sitä niin paljon käytetään, Ulla Vilkman toteaa.

Etätyön johtamisessa korostuvat työntekijöille asetetut selkeät tavoitteet. Vision on oltava kirkas, jotta jokainen tietää, mihin ollaan menossa silloinkin, kun yhteydenpito ei ole kiinteätä.

Vilkmanin kokemuksen perusteella osa suomalaisista työnantajista kipuilee yhä paljon etätyöhön liittyvien asioiden parissa.

– Etätyötä ei edelleenkään koeta luontevaksi ja toisaalta hyväksyttäväksi työskentelymuodoksi.

Vilkmanilta kysytään usein päteviä listauksia etätyön järjestämiseen. Yleispäteviä neuvoja on hänen mukaansa vaikea antaa.

– Jos henkilö on pitkään ollut osa työyhteisöä ulkomaille lähtiessä ja taustalla on tottumus kommunikoida Skypella, muutos ulkomaille siirtyessä ei ole merkittävä. Kunhan työntekijä pidetään osana työyhteisöä, eikä häntä unohdeta. Viestintää on työyhteisössä käytävä muuallakin kuin käytävillä, ja pääasiallisena kommunikaatiovälineenä on oltava muu kuin suu, esimerkiksi pikaviestivälineet kuten Yammer ja WhatsApp.

Vilkman sanoo, että työn ja yksilön luonne sekä tiimille asetetut tavoitteet vaikuttavat siihen, miten kiinteästi yhteyttä on tarve pitää.

– Itsenäistä asiantuntijaa ei väkisin tarvitse vetää kaikkiin keskusteluihin mukaan. Osa kaipaa kiinteää ohjausta, osa tuskastuu joutuessaan käymään esimiehen kanssa jatkuvasti asioita läpi. Tärkeintä on, että yhteydenpito tukee mielekkäästi työssä onnistumista. On iso riski, että epäonnistutaan, jos asioita päälleliimataan.

Vilkman korostaa, että yhteenkuuluvuuden tunne on tärkeä motivaatiota lisäävä tekijä, tekeepä työtä etänä tai läsnä. Hänen kokemuksensa mukaan poissaolon ei välttämättä tarvitse vaikuttaa yhteenkuuluvuuden tunteeseen, sillä tutkimuksen mukaan psyykkinen läheisyyden tunne on ratkaisevampi kuin fyysinen läheisyys. Vilkman tietää tapauksia, joissa etätyö perustuu omaan tahtoon, mutta silti huomaa jääneensä muusta työyhteisöstä ulkopuoliseksi.

– Asioiden pallottelua toisten kanssa voi kaivata, vaikka työ olisi toisistaan erillistä eikä yhteisiä tavoitteita ole. Kuormittavassa ja haasteellisessa työssä jaksaa paremmin, kun yhteisö on henkisenä tukena.

Miten toimin johdettavana etänä?

Etätyön johtamisesta puhutaan paljon, mutta sen rinnalla johdettavana oleminen on nostanut päätään. Vilkman vahvistaa, että työntekijöiden valmentaminen on lisääntynyt.

– Tämä on tärkeä teema, joka tulee nousemaan. On hyvä pohtia, mitä tarkoitetaan, kun puhutaan työyhteisötaidoista, itsensä johtamisesta tai alaistaidoista. Jokaisessa on eri vivahde ja raja kunkin välillä on häilyvä.

Usein esitettyjä kysymyksiä ovat muun muassa, miten toimin ja johdan itseäni etätyössä tai hajautetun tiimin jäsenenä.

– Itsensä johtamisen taidot korostuvat. Itse pitää olla aktiivinen työyhteisöön päin. Ei riitä, että sanoo: jokainen tietää, miten minuun saa yhteyden.

Tästä on kyse

Yksilöillä on tarve muuttaa isosti arkeaan ja tehdä merkityksellisiä asioita, eikä välttämättä pelkästään työtä. Koulutetut nuoret hakeutuvat ulkomaille työn perässä. Tietotyössä on toimialoja, joihin on vaikea löytää osaajia. Yrityksissä etsitäänkin nyt erilaisia työn teon hybridimalleja, jotta työntekijät pidetään motivoituneena. Osa varaa viikoksi huvilan, jonne työntekijät voivat lähteä tekemään töitä, osa järjestää työn tekemisen mahdolliseksi pidempäänkin ulkomailta.

– Muutos on iso tiimeille, joissa on totuttu työskentelemään kasvokkain, ja tarve ihmisten johtamiseen etäältä kasvaa.

Tiimin kokoaminen on strateginen valinta

Tiimityön organisoinnissa on Vilkmanin mukaan kyse strategisesta valinnasta. Tiimiin voidaan etsiä paikallisesti parhaat osaajat tai koota Euroopan tai maailmanlaajuinen virtuaalinen huipputiimi, jota johdetaan etäältä.

Osa esimiehistä johtaa tiimiään luontaisemmin läsnä ja haluaa nähdä eleet ja ilmeet. Osalle riittää, että tavoitteet on asetettu ja tiimi hoitaa ne maaliin. 

– Tärkeintä on, että esimiehet ovat tietoisia hajautetun tiimityön kompastuskivistä ja huolehtivat siitä, ettei ongelmia pääse syntymään ja kehittävät omaa osaamistaan.

Yksiselitteistä tapaa ei ole. On oltava tietoinen siitä, mikä on itselleen luontevin tapa toimia ja tunnistettava omalla kohdalla mahdollisesti realisoituvat riskit.

etajohtaminen.fi