Aktiivinen hallitustyöskentely luo maaperän luottamukselle ja uudistumiselle

Kaikilla Suomen tapahtumayrityksillä on hallitus, sillä kyseessä on juridisesti pakollinen toimielin. Valitettavan usein hallituksilla on hyvin näkymätön rooli yritysten toiminnassa, vaikka fiksumminkin voisi olla.

Hallitukset kokoontuvat ääritapauksissa vain sääntöjenmukaisten minimitavoitteiden saavuttamiseksi, kuten yhtiökokouksen koollekutsuun tai hyväksymään tilinpäätöstä. Toisinkin voisi olla.

Parhaassa tapauksessa hallituksella on aktiivinen, toimivaa johtoa tukeva rooli yrityksen toiminnassa. Yhteisellä toiminnalla on myös taipumus lisätä luottamusta, mikä taas vastaavasti on hyvä maapohja uudistumiselle, kehittymiselle ja vaikeiden haasteiden selättämiselle. Aktiivinen hallitus on ikään kuin yksi lisäpelaaja pelikentällä.

Osakeyhtiölain mukaan yhtiön hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja sen asianmukaisesta järjestämisestä. Tätä kutsutaan yleistoimivallaksi. Lisäksi hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Tästä seuraa organisointi- ja valvontavelvollisuus. Yhtiöjärjestyksellä hallitukselle voidaan tosin määritellä myös muita – esimerkiksi normaalisti toimitusjohtajalle kuuluvia – tehtäviä.

Hallitus on myös toimivan johdon esimies ja osakkeenomistajien tahdon eräänlainen suodattaja. Hallitus on myös olosuhteiden ja yrityksen strategian luoja. Sen vastuu ulottuu tehtävien järjestämiseen, mutta ei konkreettiseen toteuttamiseen. Koska hallitus myös edustaa yritystä ulospäin, se kantaa yrityksen toimintaan liittyvän kokonaisvastuun. Käytännön tasolla erityisesti hallituksen puheenjohtaja on keskeisessä asemassa, koska henkilönä juuri hän on se, joka eniten asioi toimivan johdon ja erityisesti toimitusjohtajan kanssa. Hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan hyvä yhteistyö on toimivan ja terveen yrityksen ensimmäisiä tunnusmerkkejä.

Hallitustyöskentely vaatii aikaa ja energiaa

Hallitukselle kuuluvat myös niin kutsutut epätavalliset tai laajakantoiset asiat, joilla on suuri merkitys yhtiölle. Tällaisia voivat esimerkiksi olla yhtiön toiminnan olennainen laajentaminen tai supistaminen, huomattavat organisaatiomuutokset, huomattavat kiinteistöhankinnat, toiminnan laajuuteen nähden merkittävät luotonotto- tai antopäätökset sekä olennaisten sopimusten tekeminen tai purkaminen.

Hallituksen jäsenen on kaikissa tilanteissa toimittava yhtiön ja sen kaikkien osakkeenomistajien parhaan edun mukaisesti. Tätä kutsutaan lojaliteettivelvollisuudeksi. Tämän velvollisuuden toteutumiseksi hallituksen jäsenellä on varsin laaja tiedonsaantioikeus. Hallitusjäseniä valittaessa kannattaakin kiinnittää huomiota siihen, että valitulla henkilöllä todellisuudessa on sekä energiaa että rohkeutta puuttua asioihin.

Moniosaaminen sekä aito kiinnostus toimialaa kohtaan ovat tärkeitä hallituksen jäsenen ominaisuuksia. On myös toivottavaa, että hallitukseen aina kuuluisi jäseniä, joilla on erityistä talousosaamista sekä juridista osaamista. Liiketaloudellinen ymmärrys sekä toimialan tuntemus ovat niin ikään tärkeitä. Tasavertainen ikä- ja sukupuolijakauma ovat myös eduksi – siihen kiinnitetään ulkopuolisten toimesta yhä enemmän huomiota.

Hallituksen jäsenen täytyy luonnollisesti ymmärtää työnjako hallituksen ja toimivan johdon kesken; tarpeeton asioihin puuttuminen ei ole ammattimaista ja se pikemminkin vähentää kuin lisää luottamusta. Hallituksen ja toimivan johdon roolitus on hyvä keskustella läpi.

Toimitusjohtaja vastaa hallitukselle

Toimitusjohtaja puolestaan hoitaa yhtiön juoksevan hallinnon ja hänen on roolissaan annettava kaikki tarvittavat tiedot hallitukselle tai hallituksen jäsenelle, jotta hallitus voi menestyksellisesti hoitaa tehtävänsä. Parhaimmillaan toimitusjohtaja testauttaa ajatuksensa hallituksella ja kokouksesta poistuessaan hänelle on konkreettisen toiminnan askelmerkit selkeänä päässään. Toimitusjohtaja puolestaan vastaa asioiden ajoituksesta, resursoinnista ja toteutuksesta. Haastavissa tilanteissa hallituksen rooli korostuu aivan erityisesti, sillä ilman hallituksen tukea toimiva toimitusjohtaja on todella yksin. Vastaavasti samaan hiileen puhaltavat hallitus ja toimitusjohtaja ovat yhdessä varsin kova yhdistelmä.

Usein törmää tilanteisiin, jossa niin kutsuttu sisäpolitiikka vie tilaa ulkoisilta asioilta. Toivottavaa olisikin, että hallitus käy jatkuvaa keskustelua markkinatilanteesta, asiakaskunnan mahdollisesta muutoksesta, teknologisesta kehityksestä sekä yrityksen toimivuudesta suhteessa markkinoihin. Hallituksen jäsenten kosketuspinta toimialaan nousee tässä keskeiseen rooliin, mikä taas haastaa valintakriteerit hallituksen jäseniä valittaessa. Myös hallitusten täytyy uusiutua säännöllisesti.

Tunteeko henkilöstösi hallituksen kokoonpanon?

Tapahtuma-ala on käytännönläheinen ihmisala, joka on samalla vakavasti otettavaa liiketoimintaa. Keskimääräinen yrityskoko on varsin pieni. Hallitusten rooli keskimääräisesti ajatellen on ollut varsin näkymätön. Vähimmäistaso on se, että yrityksen työntekijät tietävät, ketkä hallituksessa istuvat ja mitä hallitus tekee. Seuraavalla tasolla hallituksella on näkyvä rooli yrityksessä ja ideaalitilanteessa hallitus näyttäytyy kaikkea toimintaa tukevana ja parempia olosuhteita luovana toimijana. Ajatus hallituksesta pakollisena pahana tai säännöstöön pohjautuvana toimielimenä on sekä vanhanaikainen että yritystoiminnan näkökulmasta haitallinen. Juridisen vastuun ei tarvitse tarkoittaa sitä, että kyseessä on negatiivisen kaiun omaava toimielin. Hallitus on jo juridisista lähtökohdistakin aina yrityksen puolella, joten se on samassa veneessä yrityksen toimivan johdon kanssa.

Julkaistu Evento-lehdessä 5/2019.

Artikkelin kirjoittaja KTT, dosentti Teemu Kokko toimii Haaga-Helia ammattikorkeakoulun rehtorina. Vapaa-aikanaan hän tutkii asiakkuuksiin ja liiketoiminnan kehittämiseen liittyviä ilmiöitä.