PING Helsingin kulisseissa

PING Helsinki järjestettiin huhtikuussa Clarion Hotel Helsingissä. Kolmen naisen unelmasta on syntynyt usean sadan osallistujan bisnesfestivaali monipuolisine oheistapahtumineen. Millä tavalla sisältömarkkinoinnin ammattilaisten ja sisällöntuottajien kohtaamiseen tarkoitettu tapahtuma syntyy? Miten vaativa yleisö inspiroidaan, mitä tilalta edellytetään ja kuinka tekijät valmistautuvat? Evento seurasi sisältömarkkinointitapahtuman syntyä.

Huoliteltuna h-hetkeen

Aurinko on hädin tuskin ehtinyt nousta, kun PING Helsingin tiimiläiset Inna-Pirjetta Lahti ja Sanna Salovuori aloittavat päivän aamu-uinnilla Jätkäsaaren tornihotellissa. Perään pari aurinkotervehdystä ja aamupuuro, jonka jälkeen istutaan ammattilaisen meikattaviksi.

Vähän vaille aamukahdeksaa tekijät luovat tapahtumatilassa viimeisen katsauksen somistukseen ja kattaukseen. Vapaaehtoisista koostuva tiimi on asetellut koristelut, tekstiilit ja kukat paikoilleen. Tekniikka häärii eri puolilla taloa varmistamassa äänen ja laitteiden toimivuuden.

Ensimmäiset innokkaat alkavat jo saapua yhdeksikön raitiovaunulla tapahtumapaikalle.

– Enää ei jännitä yhtään, nyt vaan nautitaan, Lahti ja Salovuori toteavat.

Uniikki tapahtuma valtaa koko hotellin

Clarion Helsingissä järjestetään vilkkaimpina kuukausina satoja tilaisuuksia.

– Sky Roomista piha-alueeseen kattavia, koko hotellin täyttäviä tapahtumia on meillä ollut vain kerran ennen: omat avajaisemme, kertoo Clarionin markkinointikoordinaattori Tuulia Hyvärinen.

– Tilalta ja tekniikalta odotetaan PING Helsingissä nopeaa muuntautumiskykyä, esimerkiksi valaistuksella saadaan luotua helposti erilaisia tunnelmia. Näin isossa tapahtumassa täytyy myös varautua yllättäviin tilanteisiin. Muun muassa väkijoukon liikkuminen mietitään tarkoin.

Some inspiroi

Fiiliksen nostattaminen ennen tapahtumaa on osa PING Helsingin rakentamista. Partnerit osallistuvat tapahtumavalmennukseen ja puhujat kutsutaan koolle yhteiselle illalliselle. Festariosallistujat viedään hyvissä ajoin PING Helsinki -tunnelmaan sosiaalisen median välityksellä.

Myös yllätykset kuuluvat käsikirjoitukseen.

– PING Helsingin tulee hurmata ja yllättää, sillä vain siten ansaitaan näkyvyys myös somessa, kertoo toimitusjohtaja Aku Varamäki.

Vihreää fiilistä

Tapahtuman yhteistyökumppaneilla on tärkeä rooli visuaalisesti näyttävän tapahtuman rakentamisessa. Päävisualisti Taru Knuutinen kantaa Deli Verden yrttiruukkuja paikoilleen.

Järvenpään kukkatalo on viritellyt tilaan kymmeniä kukkasomisteita. Piste i:n päälle tulee kukkaworkshopista, jossa osallistujat saavat tehdä itselleen kukkaiskoruja ja -seppeleitä.

Sosiaalinen media käy kuumana tapahtuman aikana. PING Helsingin elämysjohtaja Sanna Salovuori varmistaa, että tapahtuman yhteistyökumppanit saavat osansa someyleisön huomiosta.

– Haluamme tarjota vieraille elämyksiä koko tapahtuman ajan. Pienillä yksityiskohdilla on iso merkitys. Tapahtumapaikan valintakaan ei ole sattumaa, Salovuori kertoo.

Piilaaksosta tutkimuskiireiden keskeltä tavoitettu sisututkija Emilia Lahti kertoo haluavansa olla juontotyössään aidosti läsnä ja tuoda jotakin uniikkia tapahtumaan.

– Valmistaudun PING Helsinkiin haastattelemalla tuntemiani alan ihmisiä. Haluan ymmärtää, mikä on oikeasti tärkeä juttu tälle yleisölle. Koska itse suhtaudun sisällöntuotantoon hienoisella varauksella, aion avata tilaa tämänkin näkökulman tutkimiselle. PING Helsinkiin tulee osaavia ihmisiä, joten odotan kovasti myös kaikkea sitä, mitä voin itse oppia. Ennen tapahtumaa on myös nukuttava kunnolla.

PING Helsinki

  • Pohjois-Euroopan merkittävin sisältömarkkinoinnin bisnesfestivaali.
  • Järjestettiin 28. huhtikuuta kolmatta kertaa, nyt Clarion Hotel Helsingissä.
  • Tapahtuman elementit: koulutus, inspiraatio, verkostoituminen ja elämykset.
  • PING Helsinkiin osallistui yhteensä 600 sisällöntuottajaa ja markkinointipäättäjää.
  • Keynote-puhujat: Casey Neistat, Ann Handley ja Ilkka Halava.
  • Pääyhteistyökumppanit: A-lehdet ja Clarion Helsinki.
  • Voimanaiset PING Helsingin takana: toimitusjohtaja Aku Varamäki, inspiraatiojohtaja Inna-Pirjetta Lahti ja elämysjohtaja Sanna Salovuori.
  • Inspiroivia PING Studio -tapahtumia järjestetään ympäri vuoden, seuraavan kerran 13. kesäkuuta.

pinghelsinki.fi

Vaikuttajatapahtuman järjestäminen vaatii

  • Rohkeutta ja riskinottokykyä.
  • Ennakkoluulotonta asennetta.
  • Valtavan määrän luovuutta.
  • Peräänantamatonta asennetta: ensimmäisestä ei-sanasta ei saa lannistua.
  • Pitkäjänteisyyttä.
  • Inspirointikykyä.
  • Iloista mieltä.
  • Nopeaa muuntautumiskykyä tapahtuman aikana.

 

Kävijämäärät

  • 2015 – 130 
  • 2016 – 399
  • 2017 – 651

 

seuraajat somessa

  • 2015 – 3 milj.
  • 2016 – 12 milj.
  • 2017– yli 30 milj.