Tietotyön tehostamiseen keskittyvä amerikkalaisyhtiö Workfront tekee vuosittain toimistotyöläisille suunnatun laajamittaisen State of Enterprise Work -raportin. Aikaansaavaa työtä eniten haittaavaksi tekijäksi valittiin uusimmassa raportissa turhat ja tehottomat palaverit. Vasta seuraavina listalla ovat tutut tehokkuuden tappajat, kuten massiivinen meilimyrsky sekä liiallinen raportointitarve tai hyväksyttäminen.

Miksi tarpeettomia tapaamisia sitten pidetään? Syynä on tietenkin kulahtanut kokouskulttuuri ja pitkät perinteet. Palaverikulttuuri on sisäänrakennettuna työelämään, ja valitettavasti tehottomien palaverien välttelykin käy työstä.

Muistan omakohtaisesti, kun taannoin talvi yllätti suomalaiset ja liikenne oli sekaisin kuin teinipojan sukkakori. Soitin yhteistyökumppanille ja ehdotin, että pitäisimme palaverin verkossa.

”Olisi se kyllä helpompaa, jos istutaan alas, niin voidaan käydä kätevämmin kimpassa läpi niitä matskuja.”

Mielestäni kaikki muu olisi ollut kätevämpää kuin kiirehtiä kaaoksessa kaaralla keskustaan. Ehdotin vielä, josko olisimme napanneet sittenkin Skypen ja säästäneet aikaa ja suodatinpusseja.

”Jos kuitenkin katsottaisiin nämä kimpassa kasvotusten. Ollaan tehokkaita.”

Enempää en tohtinut ehdotella. Siellä me sitten istuimme kiltisti kahvikuppeinemme ja tuijotimme PowerPoint-kalvoja. Aikaa kului matkoinensa kolme tuntia, mutta onneksi oltiin kimpassa tehokkaita.

Matkalla autolle mietin, että työntekotavoissamme on totisesti vielä tehostamista, jos vartin vieviin asioihin on budjetoitava puoli päivää ja puolikas pullapitko. Väitänkin summatusti seuraavaa: samalla kun pidämme tiukasti kiinni palaveriperinteistämme ja kulahtaneista kokouskäytänteistämme, tuhoamme työviikkomme tuottavuuden.

Haastankin kaikki katsomaan kriittisesti arkensa ajankäyttöä ja yhteisiä työntekotapojamme, sillä aika moni miitinki on täynnä täytetavaraa. En tietenkään kehota korvaamaan kaikkia kohtaamisia verkkoneuvotteluilla tai pikapuheluilla, mutta kannustan kyseenalaistamaan totuttua ja kokeilemaan uudenlaisia työtapoja, joista voidaan yhdessä muokata parempia perinteitä.

Tehdäänkö kimpassa kaistapäinen kokeilu? Pidetään tänä keväänä pieni #palaveripaussi ja vietetään viikko täysin ilman palavereja. En tarkoita totaalista kommunikaatiokatkosta, mutta kokeillaanko yhden viikon ajan korvata kokoushuoneet ja kampaviinerit muilla kommunikaatiokanavilla?

Uskon vilpittömästi, että tehottomien asioiden välttely on aidon tuottavuuden takana.

Sani Leino